浅谈教育系统费用报销业务中原始凭证附件的标准化建设

裘宏斐

关键词：费用报销  原始凭证附件  标准化

原始凭证及附件是经济活动业务发生时，经办业务的部门或人员取得或填制的，用于记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证。准确、真实地填制和审核原始凭证，是会计核算工作的基础，是确保财务会计信息质量的前提条件。近年来，由于事前监督的不力，利用虚假票据套取资金，拆分工程规避必要工作流程，舞弊等不法行为时有发生，而这部分经济案件中大部分都与原始凭证及附件的不规范有关，因此规范原始凭证附件显得尤为重要。

一、原始凭证附件标准化建设的必要性

原始凭证附件的质量直接影响财务信息的真实完整。对原始凭证附件统一标准，使其模板化，有助于规范学校单位财务人员以及经济活动相关人员的行为，实现全区教育系统“同质化”管理的财务管理目标，有效防范财务风险，确保学校内部控制目标的实现，为创造健康稳定的教学环境提供有力的保障。

（一）基于“同质化”财务管理的需求

本区教育系统共有21所直属学校和77所乡镇街道所属学校，各学校各自为阵，各自解读政策文件中的精神要髓，因学校的财务人员职业道德修养、专业胜任能力参差不齐，导致部分学校财务人员对政策文件内容的解读不到位，以致存在原始凭证附件不规范、不全面的现象。为响应教育局党委提出的全区教育系统财务“同质化”管理的要求，全面实施会计原始凭证附件标准化建设，并定期更新，使学校财务人员报账时能有章可循，有据可依，从而实现“标准一致，财务信息质量一致”的财务管理要求。

（二）基于内部控制的需求

首先，学校单位的内部控制最基本的目标是保证学校单位经济活动的合法合规，使其在法律允许的范围内进行经济活动;其次，保证学校单位资产的安全，使其资产不被挪用、贪污等，加強资产的有效使用，使其资产配置合理，不被损失浪费;再次，学校单位内部控制的重要目标是有效防范舞弊和预防腐败，使其有效保障社会公共利益。为实现上述内部控制目标，以规范费用报销流程，制定原始凭证附件标准为手段，最终对经济活动的风险进行防范和管控。

（三）基于财务信息真实完整的需求

财务信息是对单位经济活动的客观反映，提供真实完整的财务信息是单位的义务。为使财务信息客观真实地反映各经济活动的全过程，原始凭证的质量尤为重要。在实务操作中，对重要的经济业务费用报销时原始凭证附件的标准进行归纳和整理，编制可以查阅的附件标准化管理手册，以方便学校领导和财务人员查阅使用，从而不会因为审核不规范造成原始凭证失真，以致影响财务信息的真实完整性。

二、费用报销中原始凭证附件标准化建设的具体措施

教育系统分为两个片区：直属片区和镇街道片区。区教育局财务核算中心（以下简称核算中心）是教育局直属片区会计集中核算的机构，是全区教育系统财务工作的领头羊。此次原始凭证附件标准化建设就是由核算中心发起并制定统一标准，实现镇街道与直属学校财务管理的同质化。现将此次标准化建设的过程、经验、具体措施介绍如下。

（一）系统工程，团队合作

核算中心共有10位财务人员，每位财务人员负责2至3项经济活动。首先，每位成员梳理各学校经济活动的业务流程，对各项业务特点进行总结和归纳，从各个业务所面临的内外部环境入手，对学校经济活动中所面临的各种风险进行分析，从而找出可能造成学校经济利益流出的风险点，制定相应的应对措施和整体策略，以此来设计各经济活动所需的原始凭证附件。其次，由专人负责汇总上述资料，并召开内部研讨会，对每项经济活动的业务流程，以及重要风险点进行论证，优化业务活动流程，使标准的原始凭证附件既能起到防范风险的作用又不影响学校的正常运行。最后，对每个重要经济活动费用报销所需的原始凭证附件进行统一规范，形成模板化的执行标准，并汇编成册，供学校单位领导以及财务人员在平时工作中查阅使用。附件标准化建设是一项系统的工程，此次任务地圆满完成离不开核算中心的每一位财务人员的辛勤努力，很好地体现了中心团队合作的精神。

（二）改革费用报销的流程

在费用报销流程改革之前，经办人员拿到原始凭证后，先送交单位领导审批，然后再到财务室报销费用，这种方式的弊端是当财务人员发现原始凭证存在问题或发现附件不足无法体现经济活动业务流程时，单位领导已经签字审批，使得财务人员拒绝支付或要求其补充附件时会很被动，不利于财务人员维护财经纪律。因此，在此次附件标准化建设中对费用报销的流程进行了改革。具体做法是：经办人员取得原始凭证时先送交学校财务部门审核，在确定原始凭证附件符合财务规定后，学校财务人员在票据背面加盖签字流程章，用以表明财务人员已对原始凭证的真实性、完整性进行了审核，并交由经办人、证明人签字，然后再由学校负责人审批签字，最后由财务部门支付相关费用。财务人员在审核原始凭证附件时，要注意以下几个要点：（1）审核费用支出是否有预算，是否存在无预算、超预算支出;（2）审核货物、服务、工程的采购是否在政府采购集中目录以内或在采购限额标准以上，是否需要经过政府采购方式进行采购;（3）审核票据的要素是否合规齐全，重点审核票据的付款人、内容、数量单价、印章等;（4）审核附件是否齐全，附件的存在是否能很好地反映经济活动的业务流程;（5）审核签字是否齐全，每笔费用支出都需3人及以上签字;（6）审核票据是否真实。费用报销流程改革之后，既增加了财务人员的责任感、使命感，有利于确保原始凭证附件的真实完整性，降低了贪污舞弊的财务风险;又减轻了学负责人的审核负担，大大提高了工作效率。

（三）统一原始凭证附件的标准

本次原始凭证附件的标准化建设是以重要的经济活动为基础，所涵盖的经济活动包括：公务接待、培训、出差、福利发放、公务用车、租车、学校零星维修工程、劳务派遣、服务外包、零星购买、固定资产、助学、代办服务、银行代扣代缴服务、外宾接待、学生活动共16项。再对每一项经济活动所涉及的不同情况进行细分，根据经济活动的业务流程以及法律法规，政策文件精神，统一费用报销时所需的原始凭证附件。如：公务接待活动分为外出接待、食堂接待和零星工作餐。外出接待报销时需提供：（1）发票;（2）公务卡刷卡小票;（3）菜单（注明菜品、单价、总价、加盖饭店公章）;（4）公务接待审批单;（5）被接待单位公函或来电记录单。食堂接待报销时需提供：（1）浙江省行政事业单位非经营服务性收入收款收据;（2）菜单（注明菜品、单价、总价、加盖食堂财务专用章）;（3）公务接待审批单;（4）被接待单位公函或来电记录单。零星工作餐原则上由学校食堂安排，报销时需提供：（1）浙江省行政事业单位非经营服务性收入收款收据;（2）就餐记录单（注明接待标准、时间、对象、事由）。固定资产分为固定资产购置、报废、调入、调出等活动。购置时需提供：（1）发票;（2）验收单;（3）合同;（4）会议记录（达到大额资金使用额度）;（5）入库清单（注明固定资产类别）;（6）固定资产管理系统中增加的固定资产卡片打印件。报废时需提供：（1）固定资产报废审批表;（2）按固定资产类别报废的汇总清单;（3）会议记录;（4）奉化区报废资产回收交接表。调入时需提供：（1）国有资产调拨申报表;（2）入库清单（注明固定资产类别）;（3）固定资产管理系统中增加的固定资产卡片打印件。调出时需提供：（1）国有资产调拨申报表;（2）出库清单（注明固定资产类别）;（3）会议记录。通过上述方法，统一在费用报销业务中原始凭证附件的标准。

（四）加强业务指导和培训

首先，核算中心自编适合现有经济业务的资料，开设模拟业务环境的培训班，通过基础培训，提高学校单位财务人员处理日常会计业务的能力;其次，核算中心建立日常业务典型案例库，对财务核算中比较常见及重要的费用报销业务进行附件标准的归类，并开设以“实务操作规范标准下蕴含的财务政策原理”为主题的培训班，系统讲解各项规范标准产生的原因以及其蕴含的财务政策原理;最后，核算中心实行带徒实训模式，中心财务人员结对指导业务相对薄弱的镇街道学校财务核算和财务监督工作。最终实现全区教育系统财务管理的标准化、统一化。

（五）建立长效机制，确保附件标准化建设的有效执行

附件标准化建设是一项系统、长期的工程。在实践应用中，由于业务五花八门，原始凭证附件种类繁多，政策文件时有变动，导致附件标准化的管理带来较大的难度。在工作实践中，核算中心采取中心内部两两互查，以及中心人员分片区检查镇街道学校的财务资料，从中发现问题，并不断规范和改进原始凭证附件的标准，以确保附件标准化建设的有效执行。

附件标准化建设是一项长期且艰巨的任务，自第一版汇编资料颁布以来，受到教育局直属学校和镇街道学校的领导及财务人员的一致好评。核算中心在前期制定标准后，会在后期实践应用中发现问题，改进标准，并定期更新，为规范财务人员的行为，有效防范财务风险，确保学校单位内部控制目标的实现提供有力的保障。

参考文献

[1]王一玎.保险资管公司财务标准化建设初探[J].财会学习，2020（09）：43-45.