事业单位档案管理信息化建设对策研究

林兴科

摘 要：随着信息技术的不断发展以及人们认知水平的提高，我国在事业单位的档案工作上已经取得了一定程度上的进步，工作效率得到提升，但同西方发达国家相比，我国档案管理信息化建设程度是远远不够的，仍需采取一些对策促进档案管理工作更上一个台阶。

关键词：事业单位;档案管理;信息化

引言

党的十九大以来，以习近平同志为核心的党中央把人民身体健康作为全面建成小康社会的重要内涵，从维护全民健康和实现国家长远发展的角度出发，全面部署、持续推进。医院等事业单位在我国长期健康发展中占有重要地位，随着信息技术水平的不断提升，医院内部的档案数量明显增加，档案类型和档案信息载体也产生了一定的复杂性演变趋势，提高事业单位档案管理有效性至关重要。

1.事业单位档案管理信息化建设的必要性

档案涵盖了事业单位内部包括员工信息、合同審批、工作流程、重大会议决定等大量的信息，是事业单位的宝贵资源。随着信息化时代的到来，事业单位档案管理工作也要顺应时代潮流，向信息化发展转变，这样才可以更好地确保事业单位档案管理工作的真实、高效、安全，同时也可以方便事业单位内部人员进行档案的调阅和整理，进而促进事业单位内部各项工作的有效进行。

2.事业单位档案管理信息化建设的路径

2.1提升客观认识

近年来，我国在医疗服务体系建设和医院管理体系发展中投入了大量的人力、物力和有力政策，促进了医疗环境的有效改善，为人们提供了更加便捷的就医路径。随着网上就医系统的逐渐成熟，电子档案数量大大提升，电子档案管理体系与事业单位原有的传统档案管理体系产生了一定的矛盾和冲突，要想促进事业单位档案管理信息化建设，必须提高客观认识，以下对其提出相关建议：第一，事业单位内部的档案管理部门应该具备创新型发展理念和全局性发展眼光，充分审视传统档案管理体系和档案管理制度在电子档案管理上的不足，全面认识到档案管理信息化建设的必要性。第二，我国相关管理部门应该对事业单位施加外部干预，提高事业单位对档案管理信息化建设的认知水平，并利用当前的新媒体环境，多方面展现事业单位档案管理信息化建设的优势，拓展事业单位的档案管理视野，为档案管理信息化建设提供稳定的驱动力[1]。

2.2加强技术引进

在5G、云计算、物联网等相关技术的支持下，医疗服务体系的现代化建设水平显著提升，医疗服务能力也得到了有效增长，在这种发展环境下，医院档案管理信息化建设至关重要，刻不容缓，可通过加强技术引进，促进医院档案管理的信息化建设，以下对其提出相关建议：第一，随着我国科学技术水平的不断提升，相关先进技术已经在医疗服务领域中得以广泛应用，并取得了实质性的应用效果，医疗服务体系的现代化发展已经成为了必然趋势，为了高效、高质量管理现代医疗服务体系发展产生的大量电子档案，事业单位档案管理部门可以有针对性地引进数据挖掘技术和档案信息系统建设技术。其中，档案信息系统建设技术具有较高的灵活性，事业单位内部的档案管理部门应该具备较高的先进技术掌握能力，能够充分开拓档案信息化管理视野，积极借鉴先进建设经验，与事业单位内部传统的档案管理制度、档案管理体系和相关流程相结合，产生全新的档案信息化系统，实现档案信息的有效整合和分级、分区块管理。数据挖掘技术可与档案信息系统建设技术相配合，对医院日常运营中产生的档案进行转换、分类和储存，提高档案信息管理效果，保障档案信息安全。第二，事业单位在实现档案管理信息化建设的过程中，可在系统中添加现代化搜索引擎，以便医疗服务体系内部的相关人员和就医人员按照具体需求，在授权支持下，精细化、快速筛选档案信息。

2.3推进人员培训

事业单位档案管理信息化建设离不开先进技术人才的支持，面对事业单位内部逐渐增加的档案数量和复杂的档案信息载体、档案类型，推进人员培训至关重要，以下对其提出相关建议：第一，就事业单位档案管理信息化建设而言，相关管理人员应该具备全局性管理意识和现代化管理理念，凭借对档案管理信息化建设的高度认识，为单位内部相关人员提供优良的成长环境和学习空间，让其能够高质量掌握档案信息化管理方法[2]，提高管理效率。可邀请档案信息化建设领域的相关专家对内部档案管理人员进行精细化培训，根据事业单位内部的实际档案管理情况和档案管理需求，解答档案管理人员的工作难题，传授工作经验，进一步提高档案信息化建设的有效性。第二，事业单位档案信息化建设与我国的长期健康发展具有密不可分的关系，基于此，事业单位档案信息化建设也是促进我国整理管理能力提高的有效路径之一，我国相关部门应该为事业单位档案管理信息化建设提供有利支持，可由地方档案管理部门负责组织召开档案管理信息化建设经验交流会议，为事业单位提供交流平台，促进技术融合，实现管理创新。

2.4促进系统衔接

事业单位在建设信息化档案管理系统时，应该严格落实习近平总书记系列重要讲话精神，按照“五位一体”总体布局和“四个全面”战略布局，切实保证档案信息化管理的有效性和针对性。面对日益增加的电子档案数量，事业单位应该实现信息化系统的有效衔接。目前，事业单位档案信息化系统主要包括档案加工系统、档案查询系统、设置系统、管理系统和登记系统。为了提高信息传输的有效性，各系统之间必须进行有效衔接。例如，目前医院档案加工系统主要包括档案转换、档案排序、档案质检、档案信息管理和工作量统计等相关功能，而档案查询系统包括档案信息查询、档案类型查询、档案模块查询、档案处理质量查询等功能，实现档案加工系统和档案查询系统的信息共享可以进一步掌握档案的处理状态，获知档案位置和档案的用途。另外，除了实现各个档案管理系统的衔接，还应使事业单位内部各个部门得到良好衔接，可通过构建线上档案管理平台，实现该目的，加强档案信息共享力度。

结论：

简而言之，目前我国正处于各项事业发展的关键时期，对事业单位的档案进行信息化管理，有助于提高档案管理效率，保证档案管理质量，进一步挖掘事业单位档案信息的内在价值，创新发展体系，提高档案资源的应用有效性，促进事业单位的现代化发展。

参考文献

[1]赵澍，整合单位档案工作管理模式与规章制度探索[J].办公室业务，2020（3）.

[2]赵春峰.事业单位档案的数字化管理方略谈[J].山西青年，2020（1）.