提升公路部门档案管理水平的实践和思考

刘宜双

摘 要：档案作为党和国家各项工作和人民群众各方面情况的真实记录，是促进各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。做好公路档案管理，才能有效保存公路改革发展重要资料，促进公路事业更好地发展。本论文以广西公路部门档案管理的实践工作为例，结合档案管理相关理论和制度，进行总结和思考，促进公路档案更好地发挥“留存历史、服务现实、着眼未来”的服务作用。

关键词：公路;档案管理;实践和思考

档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作，做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责。随着机关单位管理的日趋规范，机关档案管理工作也越来越受到重视，逐步向制度化、规范化、数字化发展。近年来，公路档案的数量越来越多，种类越来越多，档案查询和服务的需求也日益多样化，这要求公路管理單位进一步规范机关档案管理，提升公路档案的管理水平。

一、公路部门档案管理存在的普遍性问题

（一）档案经费投入不足，软硬件设施建设不完备。受公路改革变化、公路建养事业繁忙等诸多因素影响，一些单位对档案工作不够重视，没有将档案工作经费纳入部门预算中，投入的经费十分有限，档案软硬件设施陈旧。一些基层单位档案室规格不高、配置不全，不符合档案“九防”要求，档案安全存在一定的风险和隐患。少数基层单位缺少档案管理软件，档案保管、查询和利用手段原始落后。

（二）档案资源有限，档案管理规范化水平不高。档案资源比较单一，文书类、会计类、公路专业档案收集较齐全，其他门类档案收集较少，缺少影像类、活动类、实物类等档案。一些单位缺少档案管理的相关制度，对档案保管和使用管理不到位，缺少档案借阅流程和审批手续等，与档案规范管理要求还有一定差距。

（三）档案电子化程度低，档案管理工作效率不高。整体上看，公路档案数字化建设起步较慢，目前只有少部分永久类文书档案进行了数字化整理工作，大部分单位的档案仍然是以纸质档案为主。纸质档案容易老化和破损，在调阅、查询时有诸多不便，也不利于档案的开发、编研和利用，工作效率不够高。

二、广西公路部门在档案管理方面的实践探索

为解决公路档案管理存在的问题，促进档案管理水平提升，更好服务公路事业发展，广西公路系统进行了积极的实践探索，积累了一些工作经验。

（一）健全档案管理机制。强化组织领导，把档案工作纳入本单位工作计划和议事日程，明确承担档案工作的机构，建立机关档案工作网络，指定人员负责档案工作，制定档案管理有关制度，及时做好各种门类、各种载体文件材料的收集、整理、归档等工作。自2019年起，把档案工作纳入年度绩效考核内容。同时，要求各公路部门主动向地方档案行政管理部门汇报工作，积极主动参加地方组织的各类档案活动。

（二）加强公路档案基础设施建设。规范和加强各级公路部门档案室建设。用房条件允许的，已经逐步改造和升级现有档案室，力争将其建成面积达标、设施完善、安全保密、服务便捷、节能环保的新型档案室，使其库容满足今后20年以上保管档案的需要。档案数量较少的县级公路部门，进一步加强档案基础设施建设，严格按照档案室“九防”要求完善相关设施，做好档案安全保管工作。

（三）完善公路档案资源体系建设。制定《广西壮族自治区公路管理局机关文件材料归档实施办法和机关文件归档范围、保管期限表》报广西壮族自治区档案局审核同意实施，并组织各单位认真学习。加强资料收集和保管，凡是应归档的文件材料（包括照片、录音录像、实物等），需每年定期归档，归档文件材料应当真实、准确、系统，文件材料组件齐全、内容完整，确保重要行业档案不流失。

（四）完善公路档案安全体系建设。完善档案安全应急制度，制定应急预案，把档案室列入重点保护范围，确保档案受到危险时得到优先抢救和妥善处置，特别要加强汛期档案安全保管工作。做好档案利用服务，确保档案在利用服务过程中不丢失、不损坏、不泄密。重视“互联网+”环境下档案的风险和信息安全，在档案数字化外包中严格遵守保密规定，严防档案资源在传输、处理中失泄密。

（五）加快公路档案信息化建设。把档案信息化列入本单位信息化建设整体规划，提升档案信息化管理水平。在自治区级公路部门全面完成重要档案数字化的基础上，及时总结经验，于2019年投入150万元，全面启动档案信息化建设工作。目前，9个市级公路部门对档案信息管理系统的使用率达到100%。逐步健全档案机读电子目录，推进传统载体档案数字化，对重要程度高、保管期限长、利用频率高的传统载体档案，加快进行数字化加工，预计2021年底前，市级以上公路管理机构档案室文书类永久档案数字化率达到100%。

三、健全公路档案管理长效保障机制的思考

巩固档案管理成果和持续提升档案管理水平，离不开长效保障机制。从资金、人员、环境等方面建立起有效的机制，才能保障公路档案事业健康持续发展。

（一）建立稳定的资金保障机制。将档案工作预算纳入单位预算中，作为专项经费，加大资金投入力度，进一步完善公路档案室基础设施建设，支持信息化工程，配置档案管理必需设施设备，保障运行维护。支持基层单位创建等级档案室，数字档案室，对创建成功的单位给予一定的工作经费奖励。

（二）建立人才保障机制。依据档案管理相关规定和实际需要，配备能满足档案工作的专（兼）职档案工作人员，保持队伍相对稳定。优化人才结构，通过公开招聘等形式引进具有档案管理、信息资源管理等专业知识的人才。积极创造条件，加强培训交流，组织档案管理人员到先进单位参观学习，加强经验交流，不断提高公路系统档案管理人员业务水平。

（三）建立档案普法宣传教育机制。加强档案法律法规和档案知识宣传工作，树立公路系统全员档案意识，提升全社会对档案工作的认识，不断增强档案工作人员责任感和使命感。积极开发利用档案资源，挖掘档案现实价值和历史价值，加大档案宣传力度，增强档案工作影响力，努力开创档案工作新局面。