基于质量管理理论的档案工作研究综述

邵亚伟 王前

摘 要：PDCA循环理论作为一种质量管理的基本方法，在20世纪90年代中后期开始应用于档案工作中。本文借助SATI工具，对相关文献的关键词、机构、作者、文献来源、发表年份进行统计分析，来回顾国内有关研究与应用的发展现状，提出目前存在合作力度不够、应用领域局限等问题，最终阐述了在档案工作不断智能化、社会化的发展趋势下，要提高主观能动性、加强合作、规范实践模式，从而更好地在档案工作中发挥PDCA循环的价值和作用。

关键词：PDCA循环;档案管理;质量管理

一、引言

质量管理是指确定质量方针、目标和职责，并通过质量体系中的质量策划、控制、保证和改进来使其实现的全部活动，将其应用于档案工作能够对档案收集、整理、保管、利用等业务工作进行全面管理，从而有效的提升档案工作的效率和质量。20世纪60年代以来，管理理论上出现了“行为科学论”，并伴随着国际市场竞争的加剧，全面质量管理理论逐步形成，而PDCA循环正是全面质量管理的思想基础和方法依据。

PDCA循環由美国质量管理专家休哈特首先提出，由世界著名质量管理专家戴明采纳、宣传，获得普及，主要含义是将质量管理分为计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）、处理（Act）四个阶段，是质量管理的基本方法，也是企业管理各项工作的一般规律。经笔者调查发现，在当前档案工作实践中，有很多单位都已将PDCA循环理论引入档案工作中，针对存在的问题采取了有效的管理措施，对改进档案工作发挥了重要作用。本文采用文献调查法，探究以PDCA循环为例的质量管理理论在档案工作中的应用与研究现状，以期系统地认知其实践指导价值，为进一步的应用提供参考。

二、研究综述

笔者以“PDCA+档案”为主题词在中国知网数据库平台进行文献检索（检索时间为2020年5月24日），共得到文献198篇，对文献进行去重、筛选后，共得到有效文献93篇。随后，将文献导入SATI文献题录信息统计分析工具，对文献的关键词、机构、作者、文献来源、发表年份等进行频次统计，并绘制相关知识图谱进行分析。

（一）关键词分析

笔者借助SATI工具对高频关键词绘制知识图谱（如图1），并截取前20个高频关键词形成表1。结合图1和表1可以发现，当前档案工作中运用PDCA循环理论较多的领域集中于医院档案工作和科技档案工作，近年来要数医院病案管理工作最为明显。笔者在上述198篇文献中以“医院”为主题词进行二次检索，就得到相关文献88篇，占一次检索结果的44.4%左右。可见，医院档案工作者已深刻认识到对医疗卫生档案进行全面质量管理的重要性，并在付诸实践的过程中解决了实际问题，提高了工作效率。

（二）机构分析

从SATI导出的文献来源机构看，共涉及各级各类机构90所左右。其中，医疗卫生领域的相关机构如医院、血站、研究所、医学院等占比高达80%左右，其余多为科学研究单位以及一些档案馆（室）。这一现象印证了当前在档案管理工作中运用PDCA循环理论较多的为医院、科技档案工作。在地域分布上，南北分布相对均匀，但大多集中于东部地区。可见，经济发展水平、医疗水平等综合性的社会因素也会影响质量管理理论在档案工作中的应用情况。此外，如图2所示，在去除噪点（去除没有关系的鼓励节点，有助于直观显示网络图核心关系，下同）后，发现仅有4家单位两两之间互有关联，可见当前PDCA循环虽然在实践中已有较多的应用，但也仅仅是各自单位“点”式单独摸索，未形成“线、面”式资源共享、合作共赢的局面。

（三）作者分析

据高频作者统计表显示，张艳枚、李映素、李雪茹、秦占霞、高倩发文量最多，达3篇，其余作者均为1或2篇。且对作者知识图谱进行去除噪点处理后，仅有16位作者在各自的领域中有小范围合作，总体来看尚未形成核心作者群。笔者认为，这也和上述机构间合作程度不够有关。可见，当前质量管理理论视角下的档案工作研究仍有较多的空白领域有待探索，且需要加强合作，探讨宏观视角下的研究模式和实践模式，以促进档案工作标准化、系统化发展。

（四）文献来源分析

从数据来看，相关文献发表频次最高的为《办公室业务》杂志，共16篇，占比达12.2%左右，其余发文量较多的杂志为《兰台内外》《中国病案》《云南档案》等。总体来看，主题分布多为医药卫生事业、档案事业等领域的期刊，既体现管理学的特色，也具有医药卫生事业的“药”味。据此，笔者认为当前医疗卫生领域的档案工作在应用PDCA循环管理论时已经能够较好地和自身专业特色结合，真正实现了理论指导实践，实践推动理论发展。譬如赵彦希等在分析医院科技档案管理现状的基础之上，介绍了PDCA循环和医院科技档案管理的关联，并阐述了PDCA循环的各个阶段在医院科技档案管理中的应用。韦香玲将PDCA视为一种现代新兴技术，并分析了其在医院文书档案管理中的实际应用，为医院长久发展提供了有力的参考。总之，PDCA循环作为一种质量管理理论，可以使思想方法和工作步骤更加条理化、系统化、图像化和科学化，不仅能够将各项工作有机联系起来，最重要的是能够门路式地提升工作水平，目前其具体应用在档案工作领域已初显成效。

（五）年份分析

20世纪90年代以来，全面质量管理概念逐渐被世界各国所接受，我国也自1978年开始推行全面质量管理，在理论和实践上都有一定的发展。基于此，笔者检索文献后发现，《四川档案》杂志于1984年4月刊登《运用全面质量管理方法 搞好文书档案管理工作》一文，作者指出于1982年便开始探索如何将现代管理技术和方法应用于档案工作，是国内最早将全面质量管理的概念引申到档案工作中的研究。随后，1989年《档案学通讯》杂志刊登《全面质量管理的PDCA法在档案工作中的运用》一文，论述了将PDCA法应用于档案工作中的具体模式和措施，是国内在全面质量管理理论已渗透进档案工作的基础上，最早将PDCA循环理论应用于档案工作的实践与研究。综上，我国将PDCA循环作为一种全面质量管理理论应用于档案工作的相关实践与研究发端于20世纪90年代中后期，伴随着社会经济发展和档案管理工作的改善，其相关研究与实践总体呈缓慢发展趋势，文献发表量也逐渐增加。据此笔者判断，随着人工智能、5G、VR等现代科学技术在档案工作中的逐步运用和推广，PDCA循环理论也将有更大的应用空间。

（六）数据分析总论

综合来看，目前相关研究内容均来自具体的档案管理工作，文献结构多为“三步走”模式：描述现状，提出问题—阐述内涵，挖掘意义—探索路径，分析方法，为促进档案管理工作朝向系统化、科学化、现代化发展发挥了重要价值。然而，不应仅仅是医院档案工作和科技档案工作，各行各业的档案管理工作都需进一步学习与应用质量管理理论，构建点、线、面结合的资源共享与业务交流体系，从宏观层面将PDCA循环理论应用于档案工作中，从而真正实现质量管理理论的核心价值，促进档案工作的长期可持续发展。

三、思考与展望

回顾目前的研究与实践现状，要想进一步发挥PDCA循环理论的价值，需要转换思维，加强合作，在顺应时代发展的潮流中增强自身的业务水平，提高档案信息服务的质量。

（一）避免惯性思维，提高主观能动性

PDCA循环可以使各项工作变得阶段化、系统化，但正因如此，习惯了PDCA的管理者很容易按照流程工作，产生惯性思维、依赖情绪，不利于发挥人的主观能动性。为此，在运用PDCA循环的同时，要适当融入自身的思维和想法，避免陷入“循环”的圈套。例如在C阶段，不仅是管理体系内部的成员需要进行总结反思，也可以通过新媒体互动平台、问卷等形式获取档案信息用户等第三方的建议和反馈来加以改善。总之，在按照PDCA循环理论进行管理的同时，要充分发挥主观能动性，避免被动式、机械式的管理和服务。

（二）加强多元合作，打通行业限制壁垒

从上述分析来看，目前PDCA循环理论在档案管理工作中的应用多集中于医疗卫生领域和科技活动部门，跨部门、跨单位、跨系统、跨领域之间的合作几乎为空白。为此，伴随着现代管理理论与方法的不断发展，各行各业的档案工作者都应当积极学习质量管理理论，并将之运用于实践。同时，要充分发挥我国档案工作“统一领导 分级管理”的优势，加强合作，互相学习交流在研究应用过程中的问题和经验，形成优势互补、协同推进的模式。

（三）规范实践模式，推行统一应用体系

PDCA循环理论管理模式分为四个阶段：策划—实施—检查—改进，体现着科学认识论的管理手段和工作程序。目前已有的研究与实践都可以证明将其运用于档案管理工作，能够取得很大的效益。然而，目前各单位尚未将PDCA循环理论作为一种高效、普适的基本理论方法在档案工作领域加以全面推广。所以，笔者认为各实践主体在加强合作的基础上，要规范实践模式，通过不断地完善、提炼，从而在更大范围推行统一化、标准化的应用体系，真正实现纵向上管理对象全覆盖、横向上管理范围全覆盖。

四、结束语

综上所述，以PDCA循环为例的质量管理理论在档案工作中的研究与应用起步于20世纪90年代中后期，并在实践中不断完善，已取得较多成果。然而，目前应用领域较为局限，合作力度不够，也尚未形成相关研究的核心作者群。随着生产力和科学技术的发展，质量管理理论也渐趋完善，实用性和科学性都逐渐提高，在档案工作智能化、社会化的发展趋势中，PDCA循环作为一种成熟的质量管理理论，必将为档案工作提供一种切实可行、高效便捷的管理模式，值得档案学研究人员加强研究，也值得档案工作者加强学习和应用

【基金项目：本文系2019年扬州市政策引导计划（软科学研究）项目《地市级公立医院“引进国外智力”模式研究—以扬州市为例》阶段性研究成果，项目编号：YZ2019184。】

（作者简介：邵亚伟，扬州大学本科在讀，档案学方向;王前，公共管理硕士，苏北人民医院综合档案室主任。）

参考文献：

[1] 万融.商品学概论[M].中国人民大学出版社：北京，2013.

[2] 赵希彦，房鑫，张雨桐.PDCA循环在医院科技档案管理中的应用[J].黑龙江科学，2020，11（7）：132-133.

[3] 韦香玲.医院文书档案管理中PDCA循环的应用[J].办公室业务，2019（14）：183.

[4] 张燕群.运用全面质量管理方法 搞好文书档案管理工作[J].四川档案，1984（2）：9-16.

[5] 李统祜，程波.全面质量管理的PDCA法在档案工作中的运用[J].档案学通讯，1989（4）：33-36.