新形势下做好企业档案管理工作的思考探究

程琪

【摘  要】档案管理工作可以对企业在工作中所涉及的档案资料进行整理和分析，进而从中提取相应的关键信息。但是当前企业在档案管理工作中仍然存在许多问题，降低了档案管理的效率和效果。基于此，论文探讨了新形勢下企业档案管理工作中存在的问题以及相应的优化策略，以期提高企业档案管理工作的水平。

【Abstract】Archives management work can sort out and analyze the archive materials involved in the work of enterprises， and then extract the corresponding key information. However， at present， there are still many problems existing in the archives management work of enterprises， which reduce the efficiency and effect of archives management. Based on this， the paper discusses the problems existing in the enterprise archives management work under the new situation and the corresponding optimization strategies， so as to improve the level of enterprise archives management work.

【关键词】新形势;企业;档案管理;优化策略

【Keywords】new situation; enterprise; archives management; optimization strategies

【中图分类号】G271                               【文献标志码】A                                   【文章编号】1673-1069（2020）09-0025-02

1 引言

在企业管理的过程中，提高档案管理工作的效果可以保证企业可持续发展，为企业的战略决策提供数据支持。在现代社会中企业发展时会产生大量的数据以及档案资料，其内容涵盖企业工作的各方各面以及市场的发展趋势，必须对档案资料进行有效的整合和归纳，才能够真正提升企业的管理效率。企业工作中所涉及的档案类型较多，这需要档案管理人员不仅拥有高超的档案管理能力，同时，拥有良好的责任感，能够主动投入档案管理工作中。但是目前企业管理中也存在工作人员档案管理意识薄弱等问题，企业必须从自身问题入手，对档案管理工作模式进行真正的创新。

2 新形势下企业档案管理工作中存在的问题

2.1 缺乏正确的管理意识

根据档案管理工作的现状进行分析，可以发现工作人员普遍缺乏正确的管理意识，具体表现在两方面。第一，工作人员没有正确认识到档案管理工作的重要性和意义，认为档案管理工作只是将档案内容和资料进行整理存储即可，没有重视提取档案资料中的隐性信息[1]。这种工作思想直接影响了档案管理工作的效果，使企业档案管理工作的发展受到了限制。第二，工作人员缺乏专业的职业素养，在进行档案管理工作时没有重视对档案信息实施保密，对于部分信息会在不经意间泄露给其他人，档案信息的安全性受到了威胁。在档案管理工作中，不仅工作人员缺少档案管理工作意识，部分管理人员也没有重视档案管理工作的重要性，因此，给予工作人员的福利待遇也较差，影响了工作人员的积极性。

2.2 信息化建设水平较低

在信息化时代，信息技术已经成为人们普遍认可的一种新型科学技术，被广泛地应用在企业工作和管理过程中。但是由于企业的类型众多，企业组织结构较为复杂，在一时之间难以将信息化技术融入企业档案管理之中。企业管理人员对于信息化管理体系的认知仍然较为浅薄，即使引进信息化技术但是将其应用在其他的工作方面，忽略了档案管理信息化体系的建设。因此，纵观现代化企业的档案管理工作，可以发现很多企业都缺少信息化的档案管理模式，也没有积极使用智能技术对档案信息的价值进行分析，大幅度降低了档案管理工作的效能。

2.3 档案资料的管理基础薄弱

在现阶段，部分企业虽然已经认识到信息化体系建设的重要性，但是由于受到传统档案管理模式的影响，档案管理工作基础较为薄弱，大量的档案资料出现了不完整的现象。档案资料的不完整影响了档案管理工作的开展，使部分信息无法得到核实，无法对档案信息进行准确分析。管理基础薄弱还体现在档案资料内容较为混乱，对档案资料的整理工作带来了难度，特别是当一些企业宣布破产之后，混乱的档案资料无人整理，在一定程度上也无法保障部分员工个人信息的安全性。要想推进档案管理工作的改革，必须对目前管理混乱的现象进行改进，为今后现代化档案管理工作模式的形成奠定坚实的基础[2]。

3 新形势下提升企业档案管理工作水平的有效策略

3.1 加强培训活动

在现代化企业的发展过程中，人才是保证工作效率和效果的关键因素，只有培养出大批高素养人才，才能够真正提升企业档案管理工作的水平。企业应当对负责档案管理工作的人员实施有效的培训活动，提高工作人员的档案管理技能，使工作人员可以更加有序地对档案资料进行整理和归纳。档案的类型和内容较多，如果工作人员专业能力不够，则无法对档案进行有序的整理、归纳、分析。因此，在培训的过程中管理人员也需要对工作人员实施一定的考核，确保每个负责档案管理的人员都可以拥有专业的工作技能，可以将培训过程中学习到的理论知识应用到实际工作过程中。同时，需要对工作人员的专业素养进行培养，在实际的工作过程中利用管理模式向工作人员渗透思政教育，促使工作人员形成专业的职业素养，使其可以认识到自身在工作中所需要承担的责任。但管理工作的责任极其重大，必须让工作人员拥有一定的职业素养和意识，从而推进档案管理工作的现代化发展。因此，管理人员也需要对培训活动的内容和形式进行改革，改变传统单一的讲座式培训方式，利用多样化的手段提高培训效率。

3.2 建设信息化管理体系

信息化体系的建设成为当前每个企业都需要重视的工作内容，不但有利于提高档案管理工作的效率，同时，也能够更好地帮助管理人员完成档案管理工作。信息化管理体系建设的必要性：一是在工作过程中所使用的电子档案数量不断增多;二是档案资料数据庞大，必须利用计算机的帮助，才能更好地完成档案管理。企业需要对目前所需要使用以及存储的档案资料和信息进行转换，将其转化成为数据的模式上传到信息中心，提高档案信息保存的完整度和全面性，避免出现档案资料丢失的现象。在数据上传完毕后需要制定检索目录，在之后的工作中，工作人员如果想要调取档案资料，只需要搜索关键字即可，提升了檔案管理的整体效率。在信息化管理体系中还拥有可以帮助各个部门进行沟通的信息平台，如果在档案管理工作中出现档案资料不完整或者档案缺失的现象，可以及时和相应部门进行沟通，从而在短时间内将档案补充完整。很多企业目前在管理方面仍然使用人工的方式进行管理，不注重引入信息化管理模式，并且缺乏有关方面的专业人才，这都需要企业在未来的工作中不断改正，吸纳更多拥有信息化技术能力的人才，以此推进信息化管理体系的建立[3]。

3.3 建设完善的防范体系

档案信息中包含很多与企业运营发展有关的信息，例如，企业工作人员的个人资料、企业有关工作的核心信息等，对于企业的发展有着重要影响。一旦出现档案信息丢失的问题，就很有可能影响到企业正常运营和发展，降低企业的竞争力。在这种情况下必须重视对档案信息实施安全保护，利用有效的防范技术提高档案信息的保存效果，避免信息出现丢失或者不完整的现象。目前，档案信息的存储方式主要包括纸质存储和电子存储，针对纸质存储的档案资料而言，最好是先将纸质档案转化为电子数据进行存储，可以提高存储的安全性。当档案资料全部转化为电子数据之后，企业需要在其中添加相应的信息化安全保护技术，例如，防火墙、病毒监测技术等，在电子管理系统中及时发现入侵的病毒或者木马，在其未入侵数据系统之前实施拦截或者处理。同时，针对档案管理系统制定密码保护限制，即通过相应的密码才可以进入档案资料库中提取档案，能够在一定程度上提升安全保护效果。

4 结语

档案是记录数据、保留信息的重要方式，其中不单单有显性信息，还包括大量的隐性信息，可以向人们传递更多有价值的信息，这也决定了档案和档案管理工作的价值。当前，企业内部在进行档案管理工作时，经常会出现工作人员缺乏管理意识、信息化建设水平较低等多种问题，影响了企业档案管理的效率，无法真正挖掘档案中有价值的信息。企业应当积极引进各类信息化技术，建立信息化档案管理系统，利用信息平台对各类档案进行处理和分析。同时，需要积极对档案管理工作人员进行培训，提升工作人员的工作技能、整体素养，打造一支高素质的管理队伍，为企业档案管理工作的开展提供重要的人才保障。

【参考文献】

【1】刘婧.在新形势下做好铁路企业档案管理工作的问题及对策分析[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2020（04）：41-42.

【2】陈净，刘伟谦.新形势下集团化企业资产变动档案处置工作研究与实践[J].中国管理信息化，2019，22（24）：161-162.

【3】郑少君.新形势下企业档案管理信息化的问题与对策[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集，2017（01）：328-332.