试论数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性

李丽光子

【摘  要】近年来，随着社会经济水平的不断提升，人们越来越重视自己的健康发展。随着科学技术的不断发展，社会也逐渐地在人事档案管理中应用信息管理技术，不断地提高人事档案管理的效率，从而进一步地对人事档案管理的信息化水平进行提升。基于此，论文首先对医院人事档案管理的现状进行探讨和研究，随后从五个方面对医院人事档案管理中应用数字化信息的重要性进行分析，以供相关人士参考交流。

【Abstract】In recent years， with the continuous improvement of social and economic level， people pay more and more attention to their own healthy development. With the continuous development of science and technology， the society gradually applies information management technology in personnel archives management and constantly improves the efficiency of personnel archives management， so as to further improve the informatization level of personnel archives management. Based on this， the paper firstly discusses and studies the current situation of personnel archives management in hospitals， and then analyzes the importance of applying digital information in personnel archives management in hospitals from five aspects， so as to provide a reference and exchange for relevant people.

【关键词】数字化信息;医院;人事档案管理;重要性

【Keywords】digital information; hospitals; personnel archives management; importance

【中图分类号】R197.322                               【文献标志码】A                                   【文章编号】1673-1069（2020）09-0013-02

1 引言

随着社会经济水平的不断提升，科学技术也取得了一定的进步，在医疗事业方面也不例外。近年来，医疗事业借助科技的发展不断取得成就，但是在人事档案管理方面仍然存在着一些漏洞。传统的档案管理方式已经不适用于当今时代的发展，所以对医院人事档案管理方式进行改革的问题也变得迫在眉睫。现阶段，随着数字化信息技术的不断发展，数字化技术也逐渐地融入人们的生活，成为了人们生活中重要的一部分，将数字化信息技术引入医院人事档案管理中也是当今医院人事档案管理改革的重要方案之一。相关部门应该重视医院人事档案管理工作，提出一些可行的建议，帮助医院实现档案管理现代化。

2 医院人事档案管理的现状

目前，我国仍然有很大一部分医院应用传统的人事档案管理方式，大多数的管理人员倾向于过去的档案管理模式，并没有意识到对于管理模式创新的重要性，导致相关的数据不具有共享性，工作效率和工作质量不高，资源共享程度较低，限制了医院的发展。

2.1 档案管理的意识薄弱

由于档案管理工作并不能直接地产生经济效益，导致很多档案管理人员出现工作并不重要的错误观念，导致档案管理工作更為形式化，最终造成管理人员在工作过程中较为松懈、管理工作效率不高的现象。

2.2 档案管理的准确度低

目前，在我国很多医院中，大多数的人事档案管理是由人工操作，工作效率不高，需要大量的劳动力来完成，而且也不能保证档案管理的准确性。由于医院各个部门的人事档案主要是对医院工作人员的经历、学历、工资变动以及各种奖罚信息进行记录，而这些人员随着日积月累的考核、进修学习等，可能会不断地更新和增加档案内容，所以人事档案需要跟随着时间的推移不断地进行改变。因此，在这个阶段就可能会出现错误的归档现象，而这些人事档案数量非常多，一旦出现错误现象，便要重新整理上千份档案，需要耗费工作人员大量的时间和精力，而且一旦没有及时地将大量的材料进行归档，那么就会影响档案查询时内容的真实性。在开展一些考察工作的过程中需要根据员工的家庭、工资等情况进行调查，需要查阅个人档案中最原始的资料，然后对原件进行核实，长此以往就会出现档案损害的情况，导致档案的准确率不高。

2.3 档案资料的使用不便造成工作效率过低

由于目前大部分医院的档案管理工作并没有引入信息化管理模式，在开展档案管理工作时，需要大量的人工来完成对纸质文档数据的记录，所以在对档案变更管理时，记录就缺乏了实效性，如果需要查找档案时，必须依靠人工手段来进行查找、分析以及编辑，这一过程浪费了大量的时间，也让人事档案的管理工作显得极为不方便，很大程度地降低了工作效率。

2.4 档案管理人员的素质比较低

目前，绝大部分的医院并不重视档案管理的工作，导致很多档案管理人员也不重视自己的工作，导致员工整体的素质偏低。医院对该岗位上的人员配备的管理比较松懈，不能够紧跟时代的变化而进行创新发展，没有认真地建设好档案管理工作，业务水平和工作效率低下，严重地影响了档案管理工作的效率和质量[1]。

3 医院人事档案实现数字化信息管理的重要性

3.1 提高对档案管理的重视程度

目前，已经有部分医院表现出了对人事档案管理的重视，将数字化信息技术应用到医院人事档案管理当中。对于一个医院的发展来说，档案管理工作并不是一件小事，所以我们应该对传统的档案管理方式进行改进创新，选择新的档案管理方式。医院要重视档案管理工作人员的招聘工作，应该对需要招聘的人员严格要求，結合员工的综合素养进行考察。企业在招聘档案管理员时，应该提高招聘门槛，更多地选择数字化信息技术方面的人才，员工需要多掌握一些适合时代发展的知识和技能。通过严格开展招聘工作，更加体现了对档案管理工作的重视，对整个医院的整体发展都有着很大的影响作用[2]。

3.2 提升档案管理的效率

人事档案管理中数字化信息技术的应用不同于传统的手工记录方法，能够在很大程度上提高工作的效率，同时，可以将数据内容更加直观地呈现。数字化信息管理技术可以让档案管理中输入的内容更加准确，大大降低了整个档案的错误率。同时，在医院人事档案管理工作中应用数字化信息管理技术，通过查找关键词的方式能够很方便地将档案内容快速查找并且调出相关内容，很大程度地提高了工作效率，也节省了更多的人力物力[3]。

3.3 使人事档案的信息更加安全

传统的人事档案管理方式大多数使用纸质媒介进行记录，这种传统的方式很容易被他人篡改档案内容，而且也存在着很大的文件丢失、窃取的风险，甚至出现档案断层的现象。如果运用数字化信息管理方式，那么可以将大多数重要的数据存入计算机中，通过对计算机进行加密对人事档案内容进行保护，很大程度上提高了人事档案管理的安全系数。同时，计算机有大量的内存空间，可以储存大量的数据内容，不受空间和时间的限制，可以让人事档案的完整性和连贯性得到保障。

3.4 延长档案使用的时间

传统的档案管理是利用纸质载体的形式进行记录，如果长时间进行储存，纸质的质量可能会出现一定程度的损坏，也可能由于人为或者灾害的原因，人事档案的完整性会遭受损害，甚至可能使档案室的空间不足以储存档案材料，或者缺乏一些保存手段，导致档案保存的时间从一定程度上受到限制。应用数字化信息技术很大程度上解决了这一难题，通过计算机进行储存，档案的使用年限大大提升，同时，相关数据可以通过上传云空间进行保存，让档案在何时何地都可以进行调取使用，打破了时间、空间上的限制，让相关的工作更加方便快捷，也更好地延长了储存档案的时间[4]。

3.5 保障医院工作的有序开展

做好医院的人事档案管理工作，能够更有效地保障医院各项事务的有序推进，这项工作与医院每一位在职人员息息相关，做好这项工作可以更好地配合医院其他业务的开展，也最大限度地激发人才的潜力，让医院相关的医疗团队能够发挥更大的力量。运用数字化信息技术，人事档案管理工作能够更好地进行，而且不容易被篡改，在一定程度上保障了工作人员考核的公平性，极大地推动医疗队伍的建设，同时，提高医院的综合发展水平。

4 结语

医院应该提高对人事档案管理工作的重视程度，引进数字化信息技术进行工作的转型升级，不断地跟随社会发展的步伐，进行创新改革，更好地提高人事档案管理工作的效率，提高服务质量，推动整个医院深化现代化管理的进程。

【参考文献】

【1】赵海龙.试论数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J].信息记录材料，2018，19（02）：238-239.

【2】刘冷杉.数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性分析[J].办公室业务，2018（03）：145.

【3】邓翠萍.数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J].办公室业务，2020（02）：93.

【4】孙青.浅谈数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J].经济研究导刊，2019（10）：196-197.