浅析人工智能技术在档案管理信息化中的应用

摘 要：近年来，随着我国技术水平的不断发展，人工智能技术在各行各业得到了广泛的应用。而人工智能技术在档案管理信息化中的应用，推动了档案信息化的发展，其可以满足人们对档案管理多元化的需求，通过科学合理的分类、智能管理控制使得档案管理更加高效、安全。本文主要从人工智能在档案信息化管理中的应用进行分析，以供同行参考。

关键词：人工智能 档案管理 信息化 应用

在大数据新时代下，人们对信息要求提出了更高的要求，传统的档案管理模式已经不能满足当代人们对档案信息的需求。而档案作为各种信息的载体，具有庞大的数据量，如何科学、迅速、完整的管理这些档案是如今亟待解决的问题。最新的人工智能技术，可以提供超大容量与多种形式分类，从而可以实现在有限的人力资源下将大量的、各种形式的原始记录进行档案管理。

一、人工智能在档案信息化管理中的应用

（一）智能分类与检索

电子信息管理的内容主要有文本类档案与多媒体档案，在档案管理过程可以通过人工智能技术对文本内容进行识别，从而实现对档案信息进行智能的分类与检索。人工智能技术中对文本的分类与识别是自然语言处理技术的应用，其实通对文本中出现的关键词进行检索，从而分析该文本属于哪一类，寻找与之相关的文本类型，从而对文本进行智能判别与归类。通过智能文本识别技术，从而实现对文本的智能检索与分类。此外，人工智能技术还可以识别图片、音频、视频等。在新时代下多媒体信息是非常丰富的，传统的人工管理难以胜任，而通过人工智能系统对多媒体内容进行有效的识别，从而进行科学合理的分类。人工智能技术可使新时代下的信息内容得一个高效、合理的档案信息管理。

（二）智能安全管理

在档案管理中信息安全是极其重要的，通过人工智能技术可以有效提高档案管理的安全系数，可以通过人脸识别、指纹识别、虹膜识别等一种或多种组合的方式，以提升档案的安全性。此外，还可以通过智能门禁系统，对入档案的人进行权限管理，未获取权限的人不得擅自入馆，从而提高了档案管理人员的工作效率。

二、人工智能技术推动了档案管理信息化

传统的档案管理主要是对实体书籍、文件、录像带等多种信息载体进行分类、维护与管理，这样的档案管理不利于信息的传播，并且寻找起来十分烦琐、效率低。人工智能技术推动了档案管理从实体保管向档案数字化、信息化发展，从而使档案管理越来越规范。人工智能技术促进了档案管理的数字化、网络化，人们可以更加方便地查阅相关信息，使得档案管理更加人性化。现阶段，档案信息化的过程为档案数字化、信息网络的搭建、上传文档与分类。档案数字化时非常档案信息管理的第一步也是最为重要的一步，通常采用的方法是将纸质文档进行高速扫描，然后进行压缩，在利用人工智能技术中的文本识别功能对文本中的内容进行识别，然后在通过智能分类，从而显著提高了管理的效率;对于录音、录像等档案，也可以通过智能识别的方法，不同的档案信息进行分类。近些年来，计算机技术与人工智能技术的飞速发展，通过这两方面的技术在文本识别、图像识别、语音识别以及智能学习等方面也有了较大的进步，计算机可以自动完成识别、整理以及归类等庞大的工作，并且计算机的管理与分类更加准确、合理，因此，人工智能技术大大提高了档案管理信息化进程。

三、人工智能技术提高了档案查询的便利性与档案信息共享性

大数据时代下，档案信息数字化、网络化、社会化是新时代的要求，只有通过档案信息化才能够使人们更快、更准确地找到自己所需的档案信息。由于我国档案分类目录十分详细，有时人们在进行档案查询时不知道自己所查找的内容属于哪一类，而人工智能技术具有模糊查找、逻辑分析的能力，可以通过查阅人输入的关键词、关键字进行检索，将相关度最高的内容列在最前面，以便查阅人选择，这样能够显著提高查询的准确性与高效性。此外，人工智能系统还具有学习的能力，在进行查阅人进行档案检索时，若出现不正确的检索内容，可以通过学习系统修改人工智能的知识库，人工智能技术具有完整的推理演绎系统，可以将检索的内容反馈给学习系统，从而不断提高检索质量。

四、人工智能技术可降低档案管理成本

传统的档案信息管理成本较高，由于档案信息非常庞大，需要专门的人员对档案进行分类与查找，并且日常维护成本也较高。而档案信息化可显著降低档案的管理成本，通过将档案数字化后上传于网络，再通过人工智能系统将上传的档案信息进行智能分类，而查阅人只需要在网络上检索自己所需内容即可。档案管理信息化后，档案后期的维护成本也较低，管理人员的工作效率也明显提高。

五、结语

综上所述，通过人工智能技术将档案管理信息化，能够给管理者与查阅者均带来较大的便利，能够满足新时代所需。档案信息化不仅提高了档案的安全性，还使后期档案的维護成本降低。

参考文献

[1]张江.浅析人工智能技术在档案管理中的应用与发展[J].决策探索，2018（16）：86.

作者简介：秦思，（1983.10—），女，汉族，广西桂林人，本科，贺州市人民医院（广西贺州），中级，研究方向：档案管理。