新形势背景下档案管理现代化的有效途径

童顺琴

[摘 要] 近年来，全球经济的快速进步和发展，给各行业各领域的发展都带来了一个改革的契机。目前，事业单位在现代化档案管理过程中，还存在着重视程度不足、管理人员专业素养不足、制度不完善等各种问题，因此在新形势下，事业单位应该把握住机遇，在档案管理工作方面不断更新管理理念，及时引进先进的管理设备和技术，从而提升档案管理实效性。文章根据档案现代化管理的主要优势，分析了新形势背景下我国档案管理现代化存在的问题，并且提出了档案实施现代化管理的有效建议和策略。

[关键词] 新形势；档案管理；现代化；途径

中图分类号：G271 文献标识码：A

新时代背景下，伴随着信息技术的革新，计算机技术在各行业领域中都得到了普及和广泛应用。在计算机技术的辅助下，可以对现有的档案信息进行及时的查询、管理和保存等，不仅节省了档案管理的人力和物力，还在随时随地获取所需信息和资料的基础上，促进了工作效率的提升。目前，全球各地都将信息的运用放在重要位置，事业单位档案工作亦是如此。在档案管理过程中，应该针对目前管理理念和方式存在的不足和缺陷，逐步完善信息化管理制度和体系，不断提升管理人员现代化档案管理水平，进而促进单位的未来发展。

一、档案现代化管理的主要优势

档案管理工作是一项体现管理人员整体专业素养的工作，要求管理人员通过专业的管理经验、先进的技术，在其他部门的辅助下开展档案管理活动，保证单位的健康运营和可持续发展。新时期背景下，传统的档案管理模式已经无法适应单位的发展需求。因此，档案管理部门应该完全改变管理理念，利用现代化创新管理手段进行档案管理势在必行。首先，应该建立电子档案管理系统和数据库，对档案实施现代化和智能化管理，这样有利于用户及时查阅相关所需的资料，提升档案信息的利用率。其次，在以往纸质档案管理过程中，很多管理人员由于长期接触纸质资料和文件，很容易出现视力模糊的问题，对其健康造成了不利的影响[1]，而且这样的档案管理方式对单位内部资料的查阅和信息共享造成了很多的不便。如果采用现代化档案管理模式，可以在档案保护和利用过程中，提升档案查阅效率和质量，促进事业单位的稳定健康发展。

二、新形势背景下我国档案管理现代化存在的问题

（一）档案标准化程度偏低

在实施现代化档案管理过程中，建立档案标准化是基础条件，也是实现档案现代化管理的重要内容。我国在20世纪80年代就实施了档案标准化工作，并且提出了相关的标准化文件。由于档案管理的复杂性和繁琐性，导致我国在档案管理方面缺乏统一性，各单位档案管理各自为政，自给自足。而各个单位的档案发展和建设水平也存在着较大的差异，一般情况下，都是根据自身的实际需求去完善相应的硬件设施，各种硬件设备先进化水平也所有差异。现如今我国开发的部分档案应用软件都不符合国际化标准和要求，其中数据不完善、标准化程度不高直接造成了档案共享性低、无主题标引等现象[2]。

（二）管理人员专业素养不足

在社会各方面迅速发展的背景下，单位对档案管理工作人员的专业水平提出了更高的要求，要求他们不仅需要掌握相关的档案管理专业知识，还需要具备较高的职业道德和计算机系统操作能力。同时，他们还需要不断学习和进步，充实自己，借鉴和学习现代化管理理念和方法，在档案管理过程中运用现代科技技术，从而确保档案管理活动能够适应时代的发展需求。然而，由于我国制度化建设处于初始阶段，导致相对应的档案管理建设和发展也不完善，同时档案管理人员的管理意识和水平也存在着不足，进而阻碍了单位档案现代化管理发展速度。

（三）档案管理过程不规范

档案现代化管理如果要想快速步入成功的行列，应该在管理过程中实施标准化和规范化管理。只有建立相关的标准和流程，才能促使档案管理工作顺利有序地开展，达到现代化管理的目的。然而当前单位的档案管理部门管理力度不足，缺乏良好的秩序，人员职责和范围都不够明确，档案保管方式也不合理，且时常出现随意滥用的问题，这样直接对单位其他部门工作的开展造成了一定程度的影响。以上问题，档案管理部门如果不予重视，将造成严重的后果，甚至危及到单位的经济利益[3]。

三、新形势下档案实施现代化管理的建议和策略

（一）加强档案管理现代化理念的宣传，完善相关档案管理制度

档案实施现代化管理，最为主要的一点是改变现代化管理思维和理念。首先，管理者应该对单位档案管理的发展方向和目标进行短期或长期的规划，随时关注发展动向。其次，将档案管理现代化理念宣传到位，促使每个单位员工都具备正确合理的档案管理理念，并让社会各界对现代化档案管理引起足够的重视和关注。此外，单位应该改变以往传统落后的档案管理方式和技術，加大资金的投入，进一步健全档案管理专项资金保障机制，做好计算机软硬件基础设施的建设，引进全新的技术和设备，运用科学的管理办法，从根本上改变档案管理设备和方法落后的现状，从而在实践中去促进档案现代化管理工作的顺利开展和落实，提升档案现代化管理效率。为了确保档案信息安全，应该进一步完善电子文件安全管理制度，实行电子文件传输跟踪登记管理。在电子文件管理系统中，明确人员职责和设备管理职责和范围，将其操作权限合理划分，在软件功能和工作模式方面进行严谨的设计。

（二）全面提升管理人员综合素养

新形势下，实现档案管理现代化重要的途径是提升管理人员的综合素养。档案管理工作人员的综合素养直接关系着档案管理工作的效率和质量。因此，为了促使每个机关事业单位在档案管理工作方面取得一定成果，就必须提升档案管理人员的综合素养。一方面，在单位招聘档案管理人员时，应该将管理经验、职业精神和道德、专业能力作为考核的重点内容，这样才能保证应聘者符合单位的档案管理工作要求；另一方面，只有当管理人员具备一定的职业素养时，他们才能在工作中树立认真严谨的工作态度，将自身的全部精力投入到工作中去，保证单位档案管理工作的顺利进行，进而满足新形势下时代的发展需求，为推动事业单位的可持续性发展奠定基础保障[4]。此外，在培养人才团队时，应着重将人才进行分类，比如技术操作人员、维修人员、工程人员、管理者等，再对他们进行岗前专业培训，让所有档案管理人员不仅懂信息技术，还具备专业的管理经验和充足的知识储备。

（三）加强档案规范化和标准化管理

在新时代背景下，单位应该以完善标准化的方法和技术理论去实施档案管理工作，确保现代化档案管理工作的顺利进行。同时，在实际管理过程中，为了方便传输或利用，维护档案安全的完整性、实用性和真实性，应该将档案集中起来严格根据国家档案原则进行统一管理。这样才能真正达到规范化和标准化管理的要求，也为单位档案现代化管理提供了助力和保障。现如今，大部分高校都开设了信息技术处理、档案现代化管理、数据开发和应用方面的课程，同时学校还比较重视学生实际应用能力的培养，以学生全方面发展为主，促使相关专业的学生能够在未来有效地适应各机关、企事业单位关于档案管理方面的工作[5]。

四、结语

要想加快档案工作现代化管理步伐，需要社会各界的共同努力，树立现代化管理理念，要求档案管理人员学习先进的管理技术和经验，将档案管理制度落实到实际管理工作中去，主动去探究档案管理网络技术和系统，通过系统的集中档案管理，可以在减轻人工管理压力的同时，对单位的长远发展有着积极的影响。最为主要的是，不断提升单位档案现代化管理水平，在挑战和机遇共存时，应该把握住机遇，勇于面对困境，从而发挥出自身特有的管理优势和特色，早日达到档案管理现代化、统一化、标准化的目标。

参考文献：

[1]刘红红.新形势背景下档案管理现代化的有效途径[J].办公室业务，2020（8）：123-124.

[2]郭文倩.新形势背景下档案管理方面现代化的有效途径[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2020（1）：23-24.

[3]王莉.新形势背景下档案管理方面现代化的有效途径[J].智库时代，2019（40）：275，278.

[4]王碧娇.新形势背景下档案管理方面现代化的有效途径[J].纳税，2019，13（16）：284.

[5]符家乐.浅谈实现档案管理工作现代化的方法[J].科技资讯，2020，18（11）：252-253.