房产档案移交归档现状调研

田蕾 郑州市房产档案馆

一、房产档案的移交模式

由于信息化的发展和房地产市场的需要，目前房产档案均有两部分组成：纸质档案和数字化影像。不同地区数字化影像的产生时间不同，一些城市是在纸质档案的形成过程（业务办理）直接扫描形成数字化影像，如郑州、广州、杭州等地房产部门；一些城市是在业务办理完毕后整理纸质档案，并扫描形成数字化影像，如成都等地。对于在业务办理过程中形成数字化影像档案的城市，广州市房产档案馆的数字化影像全部由业务办理部门扫描，而郑州市房产档案馆的电子档案一部分由业务办理部门形成，一部分由档案整理部门形成。

房产档案形成部门与档案管理部门同属于一个系统，不同于一般模式下档案馆接收的都是整理完毕的档案成品，房产档案馆接收的档案并不一定都是整理完结的。目前房产档案的整理、装订工作归属主要有三种情况：一是业务形成部门（房屋交易与登记部门）负责档案的整理、装订，然后移交给档案馆；二是由业务形成部门委托专业的档案整理公司进行整理、装订，再移交给档案馆，如成都、广州等地；三是由档案馆进行档案的整理、装订工作，如哈尔滨、郑州、杭州等地。

档案的数字化扫描部门不同、整理部门不同，房产档案的移交模式也不尽相同，目前在房地产管理部门主要有两种移交模式。

1.同步移交。同步移交也可称为整体移交，是指房产档案馆同时接受实体档案与相应的数字化档案。这种模式也有两种情况：在郑州，档案形成部门移交的是部分影像资料，如权证存根等信息需要档案馆在档案整理时再进行补扫；在杭州、成都，档案馆同时接收实体档案与相应的数字化档案，检验后完成移交。

图1

图2

2.分步移交。分步移交是指房产档案馆分不同时段对实体档案与数字化档案进行接收。典型的代表城市是广州。广州市房地产档案馆的档案移交包括电子信息、档案实体和扫描影像三种档案形态的移交。具体移交流程如下：

（1）电子信息（登记簿）移交

档案移交流程中电子信息移交与实体移交分离，业务办理部门在业务办理完毕后即将电子信息（登记簿）在系统上完成移交，电子信息（登记簿信息）移交流程如图1所示：

（2）实体档案移交

房产档案的扫描和整理由登记部门委托外包公司进行，整理完毕后由登记部门移交给档案馆。登记部门按规定将档案材料立卷整理（扫描）后集结成捆并将所需移交的档案案号通过数据转换系统传送至档案馆，按以下程序进行（见图2）：

（3）扫描影像的移交

登记部门将实体档案整理扫描完毕后，通过计算机系统直接将扫描影像上传至档案馆档案管理系统，档案馆不再进行人工干预，也不再进行影像与实体的对照检验，在系统中能够详细的显示影像与实体的整体流转、状态信息，影像或实体档案出错由登记部门承担责任。

二、移交过程的检验工作

房产档案时效性强，利用率高，档案馆在接收档案时必须对档案进行检验，以防出现实体与影像不关联、影像信息不清楚等错误，影响后期的档案利用。

根据工作流程的不同，各地对房产档案的检验程度也不同。

1.逐一检验。在杭州等地，档案部门将对实体档案和影像化信息进行逐一检验，确认无误后接受档案，出现错误将退回登记部门重新整理。

2.部分检验。在成都等地，档案部门按照比例（一般为40%）对档案进行检查，确认无误后接收。

3.不检验。在广州等地，档案部门只需清点档案数量，不再对档案的内容及影像化信息对照检验。

档案馆作为信息保管部门，只具有保管档案和提供利用的权利和义务，不具有对档案信息进行修改的职责和权限，因此，各地均制定有档案移交的详细化标准，要求房产档案移交部门严格按照移交标准来执行，一旦出现档案记录错误的现象，将由档案形成部门即登记部门承担责任。房产管理系统由于非常高的利用率和重要性，一般发展较为完善，在上述城市，系统中均有档案从业务受理到业务办理完毕至整理完毕入库上架等整个流转过程的状态信息，一旦发生错误，根据系统显示的具体环节，由登记部门负责处理。

三、归档时间的界定

一般来讲，档案要完成整理和装订，办理完交接手续，具备利用条件才算归档。不同于其他类别的档案，公众对房产档案的利用率和利用时限都有很高的要求，很多情况下，领完不动产证（产权档案形成的最后一步）就需要进行下一手业务，就必须利用房产档案。不管房产档案的整理环节是由哪个部门来完成，由于房产档案数量一般都较大，房产档案要完成转接、扫描、整理、装订后确定归档都需要一定的时间周期，如此一来，群众的利用需求就不能得到有效地满足。

各地对档案归档有不同的理解，但都以达到利用需求为界定节点，根据各自的工作流程和实际需要，均出于满足群众对房产档案的利用需求的角度，对档案的归档时间有不同的界定。

1.具备入库条件才算归档。这是传统意义上的归档模式。在郑州、成都等地，档案完成数字化、整理、装订且检验完毕后才算归档。如需继续二次交易对档案有利用需求的，领证时直接在登记部门申请，可以走快捷路径对档案进行归档，归档后即可利用。

2.检验完毕后归档。在杭州等地，档案馆对接收的档案实体和影像分别逐一检验，确认无误后即可视为归档完毕，即可对档案进行利用。

3.部分检验后即可利用，视为归档。在广州等地，档案馆对电子信息（登记簿）接收后即可对房产档案进行利用。也就是说，档案实体和数字化影像在传递到档案馆之前，确认电子信息（登记簿）接收后即可提供利用。

综上所述，各地虽在房产档案的数字化扫描、整理过程、归档时间等方面有不同的规定，但都基于一个原则：采取各种方式和途径为群众提供方便，最大限度地满足群众的利用需求。近年来，房产档案事业随着房地产事业的蓬勃发展迅速发展起来，各地需根据当地的原有工作模式和实际发展状态采用适合自身的移交与归档模式，才能满足房地产事业的发展要求，满足广大群众的利用需求，促进房产档案的健康发展。