基于知识服务的档案管理模式理论分析

摘要：随着科学技术的发展和市场竞争的日益激烈，档案管理也从传统的被动模式向知识服务模式转变，档案管理工作也由信息收藏中心转变为知识创新中心，能够更有效的为需求者提供知识服务。在本文中，笔者从这种新模式的发展情况、作用、意义、实际管理当中的一些策略等方面进行简要分析。

关键词：档案管理;理论分析;知识服务

档案管理在以前只是单纯的信息保存，供需求者查阅和调用，而计算机网络技术的进一步发展给档案管理带来了更重要的作用，即知识资源的提供者，基于知识服务的管理能够更有效发挥知识管理的作用。档案实际上是企业的无形资产之一，而传统的档案管理模式对这种资产的利用效率非常低，无法进行隐性知识的挖掘和利用，造成了信息资源的极大浪费，基于知识服务的管理模式能够有效提升信息资源的使用效率。

一、档案管理模式的发展

档案管理的最初模式是纸质档案的管理，在这种情况下，档案管理只是对档案进行录入和纸质文件的保存，以需要对档案进行调用的时候，能够迅速找出所需要的档案文件就可以被看作档案管理的高水平，而如果需要相关档案的内容与其他档案的联系程度进行分析时，往往比较困难，这需要档案管理这对档案内容做到非常熟悉，尽管如此，还是很难对其进行更深度的信息挖掘。随着计算机的使用更加普遍，档案管理也步人了电子化时代，更多的档案采用了电脑文本储存的形式，在档案的搜索和调用方面极大提升了效率，但是在知识进行挖掘和利用方面还存在一些缺陷。随着自动化办公系统、财务系统和人力信息系统的电子化，信息以级数速度的增长，面对海量的信息，电子化的档案管理在信息的挖掘和面向知识需求进行服务的能力很难跟上时代发展的需求，因此基于知识服务来进行档案管理的模式成为企业发展一个重要的需求。

二、基于知识服务管理模式的意义

基于知识服务而实行的档案管理模式与传统的纸质档案管理和电子档案管理相比具有更为明显的优势也能够在企业的管理当中发挥更大的作用，促进企业核心竞争能力的提升，实现企业的良性发展。

（一）充分利用隐性知识

知识对于企業来讲，无论是在生产还是经营过程当中都具有重要的作用，可以说是企业的无形资产中最核心的一种资产。知识有显性和隐性之分，二者之间存在很大的区别，例如显性的知识容易使用文字或者数字来进行表现，而且经过了编辑和系统化的处理，而隐性知识是具有高度个性化的，很难被格式化。档案管理和知识管理在很多领域有相似之处，例如档案管理的内容有各种文件、生产数据、商业数据等等，这也是一种显性知识的体现形式，在档案的管理流程和技术方面也是如此。而隐性知识在档案中的体现由于管理模式的落后就比较少，而基于知识服务的新型管理模式能够更好的强调隐性知识的交换，提升隐性知识的使用效率。

（二）提升员工的学习效率

知识获取渠道的灵活性和高效性是对于员工学习最重要的，基于知识服务新型管理模式能够高效的将显性知识（工作纪律、工作内容等）与隐性知识（以前岗位上个性化的工作经历、工作经验、工作中的难点、工作中的不足等）进行分门别类的收入，能够为新员工获取知识来适应新工作岗位的学习过程提供了良好的条件，并且能够显著提升新员工的学习效率，使新员工能够更快适应工作岗位，客观上降低了企业的人力成本。对于老员工的学习，同样是如此，在过去的档案管理模式中，不注重隐性知识的集中，员工很难从档案中得到所需要的内容，因此往往不重视档案的学习，基于知识服务的新型管理模式能够成功解决这一难题，从档案中获得工作岗位所需要的全面资。

（三）提升企业竞争力

企业的竞争力不仅仅取决于企业所拥有的知识量，还与知识的使用效率密切相关，过去的档案管理只是让企业拥有了知识，但是很难做到知识的“沉淀”和进一步的“规范”“创新”和“再应用”这四个知识管理的核心内容，而基于知识服务的新型管理模式能够更好的实现这一过程，提高企业在激烈的市场竞争中各方面能力。

（四）有效提高档案管理工作的地位

基于知识服务的全新业务工作管理模式能够良好地与企业的各种业务流程信息进行直接无缝相互对接，能够为企业的各种业务管理活动流程提供业务信息综合支持，特别是在企业知识档案服务管理方面，帮助企业的知识档案管理业务工作不断变得高效。甚至将开展企业的业务档案管理这种工作的重要地位也提升了一个新档次，主要作用体现在能够有效使得企业档案管理这种属于后台性的管理工作能够上升到成为一种前台性的管理工作，甚至为开展企业的各项业务贡献和付出一份力量，因此，不仅可以有效的提升企业档案管理工作的重要地位，其中的作用也能辐射更广的范围。

（五）有助于整个档案管理工作的进步

区别于其他传统企业档案管理服务模式，基于知识服务的模式在服务管理对象、服务策略理念、服务管理策略三个方面都已经有了十分明显的变化，由于服务管理对象的日益特殊性，以及服务策略理念的不断变化，其最终的工作效率大大促进了企业生产经营效率的提升。事业机关单位管理可通过借鉴这种管理模式，将知识服务的管理模式直接放进事业单位的档案管理当中，可以直接使事业单位的档案管理业务工作流程变得更加高效，从管理技术上到方法管理方面也会带来大的革新，对推动整个的单位档案管理业务工作发展有着重要指导意义。

三、传统专业档案管理服务模式和基于知识服务的现代档案管理服务模式的主要区别

传统的档案管理服务模式已不能适应我们当今社会经济的发展，存在管理技术和业务管理方面的诸多弊端，难以完全满足当前客户对档案管理信息的更多需求。通过不断创新档案管理工作模式，进而不断提高企业档案管理工作效率，满足用户不断日益增长的档案信息管理需求，是做好档案管理工作的根本目的。知识服务的档案管理服务模式则也正是基于这个主要目的而产生的，它将知识档案相关信息重新进行整理归类，以满足用户需求为服务中心环节，按照市场需求发展为市场导向，通过不断加大对知识档案相关信息的重视管理程度，把知识档案中的信息管理作为一种重要无形资产，从而不断充分发挥和突出它的重要作用。知识管理服务的这种档案管理系统模式，在档案管理知识、档案管理评价、档案管理服务以及人力资源档案管理制度上需要进行不断完善，通过用户对知识档案管理服务模块进行编码，把档案个人信息合理科学地进行划分，建立企业用户个人信息管理档案。以企业用户具体个人信息和内部档案文件、外部档案信息整合为主要档案管理信息内容。而传统的企业档案管理只是在现代企业经营活动中对企业产生的各类档案文档信息进行合理归类，缺少对企业用户具体个人信息性质的准确分类;基于知识管理服务的这种档案管理系统模式，还需要能够对各种人力资源信息进行有效整合，传统的企业档案管理只是简单地把所有资源分类进行合理分类，而不能对所有资源分类进行有效的合理整合;在服务档案管理方面，传统的档案管理服务模式就是对所有档案的简单进行归类和合理排放，当一些个人或其他企业在其中找寻有关档案管理信息的来源时候，往往非常浪费时间，而知识产权服务档案管理服务模式则通过系统搭建档案信息网络，使企业用户在遇到有利于档案信息利用者的需求时，能够高效便捷地快速找到自己服务所需，用户服务体验度大大得到提升。

四、实际管理当中的一些策略

（一）通过档案管理的领域拓展来实现管理模式的改变

过去的档案管理在工作中对档案与文件、图书情报之间的区别过于严格，管理的方式也过于僵硬，通过将文件以及图书情报等知识以排除的方式进行有意识的屏蔽，因此档案管理的活动的范围和作用受到了极大的限制。而且是将历史记录作为档案管理的核心任务，而不是将现实的工作需要和发展需求作为核心服务，严重脱离了企业创造的过程。基于知识服务的新型管理模式要求将更多的包含各种知识的文件纳入到档案管理的范围之内，并其以不同的载体进行知识的整合从而融入一个更加广阔的领域当中。成为企业发展战略、生产、经营管理等工作中不可或缺的一个重要部分。

（二）通过使用模式的简化实现管理模式的改变

传统的档案管理模式在档案的调取当中往往采用借阅的方式进行，偶尔会使用复印的方式，这种服务模式在档案的使用者看来往往比较麻烦，而且只能提供比较浅层的知识服务。这种现象的出现是由档案管理当中“重保管”但是“轻使用”或者“严格管理”的管理理念所带来的基于知识服务的新型管理模式强调的是通过信息技术平台的建立实现档案管理的智能化和人性化，为需求者提供高级和更深层次的知识服务，实现知识的给企业应该带来的价值，因此使用模式的简化能够更好的促进档案的管理工作。可以通过网络调阅当中调阅时间的限制、企业当中岗位的限制等来实现有资格调阅文件者能够轻松调阅的同时，保护企业的核心知识，实现严格管理的效果。

（三）知识交流平台的建立

知识交流平台的建立使隐性知识向显性知识的转化过程有了更高的效率，知识交流平台可以实行“多人参与、独立管理”的方式来进行，例如企业文化的交流平台可以由大家共同参与提供相关的档案材料，抽调档案管理的人员进行单独的管理，对于其中的档案进行划分和整理、定性工作;企业的生产部门也可以建立生产技术的交流平台，对于生产工艺、环节流程、生产当中容易出现的问题、机械设备容易出现的故障等问题形成档案，并且有档案管理的专人进行管理，给新岗位的员工提供一手的学习材料，使之更好的适应自己的新工作岗位。

（四）知识库的建立和管理

每个企业都有比较重要的知识内容作为核心资产，这包括了相关的生产技术文档、生产和销售的原始图表、企业的专利、等等内容，这些核心资产是可以带来比较大的社会效益和经济效益的知识内容，具有一定的保密性。企业比较核心的知识可以通过档案管理当中的“知识库”模块来进行统一的管理，同时将每项档案設置保密权限，这些权限能够有效避免核心知识遭受泄漏的同时，给有权利调阅档案的使用者更多的便利，也可以以这种方式作为员工的一种激励政策，将档案系统的调阅权限作为一种员工奖励，从而提高企业的凝聚力。

五、结束语

知识管理成为一种重要的企业管理趋势，而实现知识管理的最佳途径就是档案管理的知识服务能力，这就要求档案管理的作用不仅是保存和再现历史，而是需要将历史沉淀的知识进行进一步的使用，提高企业的凝聚力和竞争能力，为企业创造价值的同时提升员工的知识储备水平。

参考文献

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作者简介

苑伊彬（1989. 03-），河南郑州籍，硕士研究生学历。