固投项目中设备档案的管理与思考

赵旌含

【摘要】本文首先阐述了设备档案的含义，并分析了设备档案的特点。然后根据笔者单位的工作实际情况，分析了设备档案的管理现状，提出目前设备档案管理中存在的问题。最后以提高设备档案的管理水平为目的，提出解决问题的思路。

【关键词】设备档案;档案管理;前端控制

近年来，国家对固定资产投资项目提出的要求越来越高，固投项目档案的管理要求也随之提升。项目档案是项目建设的一面镜子，不但能反映项目建设的全过程，还能折射出项目管理中存在的各种问题。设备档案作为项目档案的重要组成部分，记载和反映了设备从论证调研到使用运维的全过程，对保障设备正常工作、后期运维保养有直接作用，对实现项目建设目标，评估项目实际效益有重要参考意义。

一、设备档案的含义及特点

（一）含义。设备档案是指设备在论证调研、采购招标、开箱验收、安装调试及验收运维过程中形成的具有保存价值的不同种类、不同载体的文件材料。本文所探讨的设备档案指固投项目中的主工艺设备档案。

（二）特点。固投项目的主工艺设备根据其获得方式可分为外购设备和自研设备;根据其参数和规格可分为标准设备和非标设备;根据其使用特点可分为普通设备和特种设备。不同种类的设备，形成的档案也各有不同，但基本都具备以下特点：1.针对性。每台设备出厂，都配有和设备相对应的文件材料，如装箱单、检测报告、合格证、质量证明书等，这些是证明所购买的设备数量、质量达到要求的重要档案，与设备一一对应，具有很强的针对性。另一方面，设备档案按照台（套）进行整理，每一台（套）设备都有其对应的设备档案。2.阶段性。设备档案的形成贯穿设备的整个生命周期，在不同的阶段都会形成和产生相应的档案。如在调研采购阶段形成综合论证报告、技术方案、设备招投标文件和合同;在研制阶段形成研制方案、会议纪要、预验收报告;在开箱阶段形成开箱验收报告，产生设备随机文件;在安装阶段形成安装调试数据;在验收阶段形成验收总结;在后期使用阶段形成运维文件或改造文件等。3.多样性。设备档案不仅仅是单一的文字性材料，根据设备的不同属性和项目档案管理的要求，会形成不同种类、不同类型、不同载体的设备档案。比如设备的照片，设备软件的光盘、设备的设计、安装图纸等。4.动态性。设备档案并不是形成后就完全固化的。随着设备的使用，还不断形成新的内容。如设备的定期检测证书、运维保养记录等，这些文件按照设备的管理要求，每隔一定的周期就会形成新的文件，直到设备报废。

二、设备档案的管理现状及问题

设备档案的管理与设备的管理紧密相关，设备管理的水平和质量很大程度上决定了设备档案的质量。

（一）管理现状。以笔者所在单位为例，设备在不同的管理阶段，有不同的责任部门。设备需求部门负责设备购买的调研论证、设备开箱验收、运行调试工作和验收，形成综合论证报告、开箱验收单、验收报告等相关文件;项目的统筹管理部门负责认定设备的采购方式，提出合同文本，组织设备的验收;采购部门负责根据要求购买设备，完成询价、竞谈或招标等一系列工作，形成采购过程文件;质检部门负责设备的各项运行指標的检测，并形成检测报告等;设备资产管理部门负责设备台账的登记和管理;档案部门负责设备档案的归档和管理。各部门各司其职，各管一摊，但在实际工作中，沟通不够，使得工作中出现不同程度的问题。

（二）存在的问题。1.管理角度。设备各阶段的各责任部门缺乏沟通，融合度不够，给设备档案的管理带来一定的不利影响。设备需求部门和设备管理部门缺乏沟通，管理部门时常将合同模板化以提高管理效率，但是却忽略了实际需求，要么合同内容太宽泛，没有明确应提交的材料，要么合同内容过细，有些设备不会产生的文件也约束在合同中。设备管理部门与档案部门缺乏沟通，档案人员介入不够，时常无法参加设备开箱和设备验收环节，无法确保设备随机文件和验收文件及时归档，同时也缺少过程中的业务指导，直接影响设备档案的质量。设备管理各方面的制度不够完善，有些工作没有确切的可参考的执行标准，管理工作无据可依，降低了管理部门的权威性，容易出现设备档案管理前后不自洽的情况。档案管理人员自身的管理水平和知识阅历不够，不了解设备的一些相关知识（尤其是特种设备），无法在业务指导中提出有效的意见和建议，无法确保设备档案管理的规范。上级和管理部门重验收，轻整改。过于关注项目档案验收的结果，却忽略对出现问题的整改和举一反三，不细究问题出现的根源，导致许多类似问题在不同的项目中反复出现。信息技术的不断发展使越来越多的电子文件通过网络形成或流转，如招投标文件、单位公文等。而档案系统与业务系统之间没有打通数据接口，导致电子文件归档途径不顺畅。2.档案实体角度。管理的不完善直接导致设备档案在完整性、准确性、有效性和系统性上出现问题。从完整性上看，主要表现为询价、报价等购买过程文件缺失，合同中提到的文件材料和设备随机资料缺失，合格证数量与实际设备数量不相符，合同规定的培训相关文件缺失，设备运行维护文件缺失，设备相关照片和软件缺失等情况。根据笔者所在单位近两年的数据分析，设备档案在验收中，完整性问题占所有问题的52%左右。从准确性上看，主要表现为文件中的设备型号或参数与实际设备不一致，设备台套数与批复不一致，外文材料未进行翻译等情况。准确性问题在设备档案验收中占15%左右。从有效性上看，主要表现为合同、协议等文件签署不齐全、未盖公章，复印件过多，复印件未加盖复印章，安装调试记录用不耐久材料记录等情况。有效性问题在设备档案验收中占20%左右。从系统性上看，主要表现为未严格按照设备的台（套）来进行整理、设备档案的整理与批复方式不一致、设备档案之间的有机联系不清晰、顺序混乱等情况。系统性问题在设备档案验收中占13%左右。

三、解决思路

（一）加强领导，促进各部门间工作相互融合。领导重视是一切工作能有效开展的必要前提。通过加强领导，明确各部门、各岗位的职责分工，使项目部门、设备管理部门和档案管理部门的工作充分融合，并明确考核标准，以此约束各部门开展工作。

（二）完善制度建设，强化档案的前端控制和过程管理。规章制度是一切工作有据可依的必要条件。完善的规章制度能够指导各项工作规范、有序开展。同时，应切实将档案管理的相关环节纳入项目管理、设备管理的各相关制度中，贯彻“三纳入”“四参加”的要求，实现档案的前端控制和过程管理，保障归档文件的齐全、完整。

（三）加强队伍建设。人才队伍是做好设备档案管理工作的重要保障。一方面，强化档案人员自身业务能力，确保设备档案管理的规范性和系统性;另一方面，加强培训。加强对管理部门人员的档案知识宣传和培训，强化档案意识;加强档案人员在设备管理各方面的学习，如了解科研背景需求、招投标规定、设备相关参数等，使档案人员在设备档案管理中占据主动地位，提供更有效的业务指导。

（四）加快信息化步伐，积极开展档案数字化工作。为避免信息孤岛的产生，应当尽快打通业务系统与档案系统之间的数据接口，确保通过业务系统形成的各类电子文件能够有效归档。同时，开展已归档设备档案的数字化工作，尤其是设备说明书、运行维护手册等设备操作所需要的文件材料，实现网络查借阅， 既确保了一线人员的使用，也确保了档案归档的齐全完整。

四、结语

设备档案管理的状况直接关系到设备的有效运用和所带来的经济效益，因此做好设备档案管理工作至关重要。通过对现有问题的系统分析，提出针对性的解决思路是提高设备档案管理的有效方式。

【参考文献】

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[2]曹芳，牛文贺，韩华军.项目建设中设备档案的收集与管理浅谈[J].办公室业务，2018.

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