房地产档案管理中的常见问题分析

方炫茜

摘 要：在我国房产交易快速发展的形势之下，越来越多的人开始进入房地产开发商行业，但是这种趋势也对房地产工作的展开带来了一定的影响，特别是房地产的档案管理工作。由于房地产行业的高速发展，传统的管理模式已经无法适应现代房地产档案资源的管理需求，基于计算机技术的房地产管理信息化建设已经在逐步进行当中，但是信息化建设也带来了一定的问题，导致了目前房地产档案管理工作中存在着很多风险，这些问题严重影响到了房地产行业的进一步发展，本文主要分析房地产档案管理中存在的问题并且提出了一些相应的解决方案。

关键词：房地产;档案管理;管理问题

一、房地产档案管理工作的重要意义

目前我国房地产行业的发展态势依旧处于上升趋势，存量房和新建楼盘的流转交易也更加频繁，这就产生了很多新的档案信息，对于档案信息管理工作人员来说，工作量有了大幅度的提升，而且出现错误的几率也大大增加。在信息化时代的背景下，利用信息化技术来对数据进行管理，已经成了新的趋势，所以对于房地产档案信息管理工作来说，也可以利用计算机技术对房地产档案信息进行信息化的管理，而利用计算机来实现房地产那管理的信息化主要有以下几点作用。

首先，房地产档案管理能建立起资信制度。在房地产交易过程中，涉及到大量的金额，所以在交易过程中不能单单依靠契约精神来进行房屋产权或者使用权等各种权利的界定，更需要相应的证明材料来保证交易过程的公开透明，所以专业的房地产档案信息管理软件或者网站可以记录下房地产交易过程中的各种信息，从而保证在后续房屋产权变动中具有资信证明。

其次，房地产档案管理能简化房产的交易过程。在传统的纸质档案管理工作过程中，需要管理工作人员手动查找相关资料，这需要耗费较长的时间和劳动力，这就导致房产交易过程手续非常烦杂，而使用信息化管理方式可以快速查找到以往的房产交易信息，能够极大简化房产交易过程，能够快速完成资料查找以及交易信息的存储，对于房产交易来说有很大的帮助，同时也能在一定程度上节约人力、物力。

最后，房地产档案管理能有效避免诈骗、套现等问题的发生。房地产交易过程中涉及到的金额数量较大，所以很多诈骗人员会在交易过程中实施诈骗行为，在以往的很多房地产交易过程中，都存在这种情况，而房地产档案管理能够很好地降低詐骗行为的发生概率，同时更好地保障购房者的资金安全，房地产案进行信息化管理，能够详细记录各个手续流程更好地保障居民房产的合法权益。

二、房地产档案管理工作中的常见问题分析

（一）房地产档案管理工作中存在一定风险

在房地产行业，为了避免出现突发的意外事故，保证数据的安全性，通常会对数据进行异地备份，这样做虽然可以尽可能的降低数据流失风险，但是需要投入大量的人力、财力、物力来进行维护，这就出现了付出和汇报是否能对等的问题，控制好投资和回报非常重要。而在信息化管理的过程中，需要大量的计算机设备，如扫描仪、计算机等，这些都是巨大的资金消耗，以及咨询技术专家、机器设备的维护和管理等都是一笔较大的开销，但是这一笔巨大的开销是为了预防突发事故的发生，这个资金的投入是否能有相应的价值回报是投资商考虑的问题之一，给投资带来了一定的风险。

（二）房地产档案管理信息化中存在的问题

计算机技术的进步给房地产行业带来了新的管理方式和管理方法，推动了房地产档案管理信息化建设。然而，计算机网络是一个双刃剑，它既可以给房地产档案信息管理带来便捷，但是也存在一定的安全隐患。在网络当中存在信息安全风险等一系列问题，计算机网络当中的信息面临着黑客攻击、计算机病毒等各种不安全因素，而且目前的档案管理信息化建设还没有完全建成，在一些管理制度和治理措施上，还存在一定缺陷，所以档案信息面临着客观侵害行为的风险和主观漏洞的风险。

（三）房地产档案管理的专业性不高

在房地产行业日渐火热的形式之下，房地产档案管理的市场也日益庞大，但是有关的专业人才数量没有相应得到提升，很多档案管理工作人员自身的专业性不强，导致管理工作专业化程度较低，这也是目前我国房地产档案管理工作中面临的主要问题之一。很多档案管理工作人员没有接触过专业的培训，也没有在学校接受过系统的教育学习，所以他们在管理工作过程当中很容易出现管理意识欠缺等问题，降低了整体工作效率，而且对于管理流程的管理非常混乱，出现了较多的错误，这导致了目前的档案信息管理工作中经常出现操作不规范、材料不完整等各种现象，急需房地产档案信息管理工作部门的重视，做好对有关工作人员的培训工作。

三、房地产档案管理工作常见问题的解决策略

（一）大力加强房地产档案的风险评估体系建设

在房地产档案的使用过程中存在一定的风险，这些风险可能会导致投资者的利益受损。有些投资者考虑到房地产档案信息管理过程中存在的风险，可能会不进行投资，这将会给房地产档案信息的管理带来一定影响。因此，要尽可能降低投资商对于档案信息管理中存在的风险，所以在使用房地产档案的过程中，要对可能出现的风险进行预测，从而让投资者根据风险来决定投资的金额。同时，为了更好地保障档案信息管理的安全，还需要根据这些风险预测结果，采取相应的应对措施，从而降低风险发生的概率，可以聘请有关评估专家来结合实际情况对档案使用风险进行评估。

（二）制定完善的房地产档案管理工作制度

要想提高房地产档案管理工作的工作效率，首先就要完善管理工作制度，一个好的工作制度，能够极大地改善工作效率，而房地产档案管理工作首先要做的就是做好档案归档工作，在房地产交易过程中，包含房产权属变更等各种档案信息，这些档案信息的重要性不言而喻，所以要做好归档工作，保证房地产建设和交易项目有章可循。其次，要对收集上来的档案信息妥善保管，并且能合理运用这些档案信息，在调用数据信息的过程中，要制定好相应的使用流程，然后按照规定好的流程来调用材料，保证材料能够得到妥善保管以及合理的利用。

（三）提升房地产档案管理工作的专业性

目前很多从业人员自身专业知识不足，也成为了当前房地产档案管理工作中的一大问题。所以有关部门要加强对工作人员的培训，进而提高房地产档案管理工作的专业性，要对房地产档案管理工作人员管理内容等制定规范的、切实可行的工作指导方针，要对管理工作人员进行培训，提高他们的专业知识和文化素养，这些工作人员更好地做好房产档案资料管理工作。

随着档案管理工作信息化进程的不断推进，管理工作人员的计算机素养也要相应得到提升，所以除去对管理工作人员的专业知识进行培训之外，还要培养他们的信息素养，从而更好地推动房地产档案管理工作的信息化发展。

（四）树立档案信息管理者的房地产大风险意识

从当前的房地产档案管理领域的具体情况来看，有些管理者对于档案信息管理过程当中存在的各种风险认识严重不足。因此，要想降低房地产行业中存在的风险，提高管理从业人员的风险意识非常重要，要让他们树立正确的风险意识，来应对房地产档案中存在的各类风险，同时采取相应的举措来应对管理过程中可能会出现的问题。因此，政府部门要积极到宣传教育培养，提高信息管理者的風险意识，并且对管理者进行培训，让他们在遇到风险时知道如何处理，提高他们对于房地产档案风险的认识，这样对于降低房地产档案信息管理过程中的风险有很好的效果，能够更好的保障房地产信息建设工作安全顺利的展开。

四、结语

总之，在房地产行业当中，档案管理工作非常重要，但是目前我国的房地产档案管理工作中存在很多不足之处，这些不足之处主要体现在档案转移管理和信息管理这两方面。在房地产交易过程当中，各个环节都会涉及到档案信息，如果对于档案信息的管理工作没有一套完善的制度，那么将会影响到未来房地产行业的进一步发展，所以房地产档案管理部门要对档案管理工作当中存在的不足支出进行完善，利用好互联网信息技术，从而实现房地产档案管理的信息化、专业化。

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