关于档案电子化关键技术的应用研究

帕提曼·牙森

摘 要：本文简要概述了档案电子化的现状，重点介绍了图像采集技术、档案存储技术以及LOB字段存储等关键技术在其中的应用，并提出了完善电子化设备、更新电子化技术以及加强人才的培养的措施以加强关键技术的应用。

关键词：档案电子化;关键技术;档案管理

引言：随着公路的建设越来越多，公路局的档案数量不断地增加。如果依旧利用老旧的纸质档案进行记录和管理，非常容易出现资料缺失或遗漏，而随着大数据的应用，公路局的档案管理也需要不断电子化。

一、档案电子化的现状

随着数字时代的降临，大数据已经成为了人民群众生活和工作中必不可少的一部分，在数据电子化的背景之下，喀什公路管理局的疏附分局谋求档案电子化的改变与突破，给其档案管理的长远发展带来了希望。在电子化的帮助下，公路局的档案管理的工作效率发生了巨大的提高。但由于新疆喀什地区的信息覆盖率较差，其档案电子化的速度较慢，没有跟上时代更新的步伐。由于档案电子化的推进需要充足的资金支持，还需要完备的电子化设备进行基础设施的支持，而目前看来，公路管理局方面并没有做好融合大数据的准备工作。并且档案电子化技术属于较为先进的科学技术，其操作方式相对于传统的档案管理方式而言比较困难。档案管理人员大多并不具备此项技能，导致其工作与电子化技术脱节。如今还存在部分工作人员怠惰不前的现象，其对于新兴的技术抱以漠视的态度，个人思想觉悟尚未跟上时代的发展步伐，导致其工作效率极低，也不利于档案工作的电子化进程。

二、档案电子化关键技术应用

（一）图像采集技术

在档案的电子化的进程中，图像的采集技术是其中较为关键的技术。电子类型的档案是由图像共同组合而成的，其将各个图像实施融合，最终形成了电子化的档案。图像的采集技术主要有三种标准，一种是TEAIN，另一种是WIA，还有一种是ISIS。一般来说，应用TWAIN和WIA标准的较多，其都可以从扫描仪以及各种相机设备中进行图像的采集，从图像采集相应的对话框之中取得图像的文件，并且都能够利用编程方式来进行图像的采集[1]。相对来说，TWAIN的对话框能够为其提供更丰富的选择以及更先进的设备。同时TWAIN的传输模式比wia多了一种本地模式，且大部分的TWAIN能够将上次扫描的相关设置保存下来，而WIA没有此类特征。在实际的应用过程之中发现，TWAIN能够有更优秀的扩展性以及兼容性，且被多数设备支持，因此在大多数单位之中都采用TWAIN标准来进行电子档案的采集。除了标准的采用之外，图像采集的控件也需要注意。采用合适的控件能够加强图像采集技术在档案电子化的应用，并且减轻了图像采集的难度。在实践中发现，EZTWAIN控件在各种语言的开发之中具有更大的优势，并且以WTAIN协议为基础，与之的兼容性更好，感知度更强，并且成本较低，因此其实际应用较多。

（二）档案存储技术

电子档案的图像存储格式丰富多样，单一静态的格式有BMP、PCX等等，多图融合的格式有PDF、DCX等等。采集完成的电子档案如果存放于单一图像中则会获得多份材料，而对其进行分别存储的话则会对其信息的完整性进行了破坏，在后续的查看过程中难以快速获取全部资料，因此档案电子化时，大多是将采集到的单一图片汇总起来，构成多页的文件档案。该类型的电子文件能够将单一图像展示不全的缺点克服，为其后续的查阅提供便利。在档案实际存储的过程中，应用较多的是PDF格式以及TIFF格式。PDF格式与操作系统的平台没有关联，因此能够不受平台的限制，将档案中涉及到的文字图片等等信息都原始且完整地保存于文件之中，并且其具备的压缩技术比较优异，能够利用较小的存储空间存储较多的电子信息，其打印效果也受到大眾的欢迎。TIFF则是非压缩式的格式，其能够在文件中将图片的各类信息记录下来例如分辨率等等，并且能够在其中设置多个图像。其另一个重大优势是其通用性，在存储的过程之中不会破坏图片的效果。但其缺点也十分明显，由于保证图片完整性的需要，其不可避免地会耗费较大的存储空间。在档案电子化的过程中，PDF成为了最常见的应用格式。在电子档案存储时，还需要选择适当的文件系统或数据库，在实践验证之后发现，数据库的存储更加容易管理，并且安全性非常高，因此利用数据库进行档案存储成为了应用最多的存储方式[2]。

（三）LOB字段存储

档案的电子化带来了海量的数据信息，数据中心的数据数量发生了爆发式地增多，因此利用LOB字段在Oracle数据库之中完成存储成为了档案电子化中的关键技术。Oracle LOB数据是由数值以及定位器共同组成的，虽然其共同存储，但在表中仅仅包含其定位器，却不显示其数值，定位器通常被存放于列之中，而数值则被存放于LOB段之中，LOB段一般被分为四种类型。第一种是CLOB，其对文本信息的存放应用较多，以单字符集存储。第二种是NCLOB，其同样大量用于文本信息存放，但其以多字节类型进行字符存储。第三种是BLOB，其属于二进制式的LOB，不用实施字符集的转换。第四种是BFILE，其属于二进制的文件LOB，仅存储文件指针，其余信息存储于文件系统中。在实际的档案电子化的应用中，BLOB与CLOB较为常用。

三、加强档案电子化关键技术应用的措施

（一）完善电子化设备

要想加强电子化的关键技术在档案管理中的应用首先需要完善电子化的基础设备，只有保证了基础设施的完善才能够为开展档案电子化相关工作奠定基础。先进的电子化设备能够帮助档案电子化的工作人员加强关键技术在其中的应用，加快其工作的效率，为其提供强力的后勤保障以应对繁多且复杂的电子数据归档，更能将工作人员的负担减轻，减少工作的压力。除了硬件设施之外，还需要关注电子化的软件，例如在存储数据时使用的各类数据库需要获得及时的升级，避免出现存储空间不足等问题。

（二）更新电子化技术

由于科技发展的势头非常迅猛，档案电子化技术的更新换代极快，因此公路局还需要及时地对档案电子化的技术进行更新以获得更完备的性能，保障公路局档案数据的安全以及录入信息的效率。如今的档案电子化技术仍然存在或多或少的缺陷，因此需要不断地更新电子化的技术才能够保证公路局在档案管理方面的工作能够更方便、更快捷、更安全。尤其对于新疆喀什地区来说，更先进的电子化技术其应用的难度也会越来越小，更加满足档案电子化的需求，公路局在应用电子化关键技术上也能更加得心应手[3]。

（三）加强人才的培养

要想加强档案电子化中各项关键技术的应用，使档案管理工作在大数据的环境之中取得进步与发展，必须要重视相关工作人员的素质培养。一方面公路局应当对档案电子化的工作人员积极地展开培训工作，培训的内容主要包括各种图像的采集、存储技术、数据库的维护与升级等。另一方面，公路局还需要对其进行严格地绩效考核，将其档案电子化的工作与绩效考核结合起来，让其了解档案电子化与其奖惩息息相关，进而摆正其工作的态度。除了要注重老员工的业务培训，还需要积极引进优秀人才，在招聘过程中，优先录取综合能力较强的人员，考核其档案电子化的技术，探讨其对档案电子化未来发展的认知，档案电子化的工作人员不止要顺应时代的发展提高自己的工作能力，更需要不断提高自身的觉悟和素养。尤其是喀什公路局中的工作人员，只有让其发自内心地为人民服务，才会在其工作岗位上尽职尽责。

结论：总而言之，当前档案电子化的工作在大数据的浪潮之下需要激流勇进，抓住时代发展赐予的机会，进而加强其关键技术的应用。在加强应用的过程中，需要完善电子化的设备、更新电子化的技术、加强人才的培养。

参考文献：

[1]阿以古力·外力.新时期档案电子化建设与研究[J].办公室业务，2021（11）：179-180.

[2]裘晓萍.浅谈大数据时代文书档案电子化建设[J].办公室业务，2021（01）：183-184.

[3]何东.地形图档案资料扫描建库技术方法与实践[J].测绘与空间地理信息，2020，43（03）：173-174+177.