油田档案信息化管理的实现与价值讨论

李红霞

摘 要：基于分析油田档案信息化管理的实现与价值。首先分析出信息化档案管理的重要价值，能够适应现代化社会的发展;拓展档案工作服务领域;减少二次信息资源的加工。其次分析出通过加强数字化的档案信息存储;推进档案信息管理的网络化建设;引进现代化的档案管理人才;加大软硬件设施的投入力度四种途径，真正实现油田档案的信息化管理，增强档案管理的效率和水平，并保障了档案信息的安全性和完整性，有助于推动油田企业的良性健康发展。

关键词：油田档案 档案管理 信息化管理 管理价值

对于当前的现代信息化社会，意味着人类的生产生活水平的提高。与此同时，信息技术开始广泛应用在各个领域之中，而档案作为一种十分重要的信息资源，在油田企业的发展中，发挥着积极的推动作用。但传统档案管理，主要采取人工的管理方式，不仅会消耗大量的人力、物力和财力，还难以实现档案的真正价值，因此，油田企业也要与时俱进，开展档案的信息化管理，来增强档案管理工作的质量和效率，确保档案管理工作的高效运转。从而，促使信息化的档案管理，为油田的生产经营等方面提供与之相适应的档案信息，进一步推动油田企业的长期稳定发展。

一、油田档案信息化管理的重要价值

1.适应现代化社会的发展

由于科学技术的迅速发展，信息技术已经在各行各业之中发挥出重大的作用，并获得了良好的应用效果。因此，可以说油田档案信息化管理，已经是大势所趋，档案的信息化和现代化实现，成为了必需且必然发展趋势，有助于进一步适应当前的社会发展形势。同时，信息化的档案管理，可以在很大程度上增强档案管理的水平和质量，更好的为油田企业所服务，提供具有参考性的信息，并且实现信息传输的及时性和有效性，从而逐渐推动油田企业的高效持续发展。

2.拓展档案工作服务领域

档案管理，实质上就是管理信息资源。换句话说，信息资源在社会发展中的价值，主要是被开发和利用，而其开发和利用的效果，则是在于开发的时效性和利用的广泛性。因此，信息化的档案管理工作，能够更为全面且完整的存储信息，有助于信息资源得到良好的开发，不断拓展资源利用的深度和广度，促使其产生最大化的经济效益和社会效益。并且，油田档案管理工作信息化，就会应用到先进的科学技术，比如扫描技术、光盘技术等等，用于增加档案信息的储存量，同时还需要记录文字、图片等相关信息。从而，这样不仅能够进一步提升信息资源的开发速率，还确保了信息资源在开发利用时，更加具有选择性和直观性。

3.减少二次信息资源的加工

因为在传统的档案管理工作中，通常都是人工的信息加工工作模式，从文件的资料形成，到开发，都需要二次的加工，不仅时间较长，还容易导致信息失效，造成档案信息难以发挥其应有的价值。因此，实现信息化的档案管理，能够直接利用计算机读取的形式，利用电脑的功能进行信息的加工，保障了信息资源的快捷且完整。同时，档案信息化管理工作，可以进行一次的投入，多次的产出，在很大程度上减少了信息加工的成本和费用。而且，档案信息化的管理，能够将档案信息成果进行多份的拷贝，并及时传送到相关部门及其领导手中，从而增强了档案信息管理的效率。

二、油田档案信息化管理建设的形式

1.档案信息存储

对于油田档案信息化管理，能够实现档案信息的数字化存储。 这样，不仅集中人力物力等资源，将传统的纸质管理或实物的档案，合理的分类和整合，转化为电脑中存储，以及在网络上流转的数字信息。与此同时还可以在收集新的入档资料时，能够根据规范化的档案管理方式，将其一并收集电子版档案之中，并且进一步准确的核实，确认后分类存储。

2.檔案虚拟管理

因为是档案信息化管理，所以就会融合最新的信息技术，进一步实现档案的创新与企业的发展。所以，在当前的信息时代下的相关行业，其虚拟技术日趋成熟，这样虚拟化的档案管理已经是大势所趋。

3.档案网络传递

在油田的档案管理工作中，已经从实物的提供借阅，转变为通过网络远程调用的，用数字化档案的过渡过程。所以，油田档案管理的信息化建设，需要具备一定的前瞻性，能够考虑到网络能否满足应用的需求，以及交换机的吞吐能力等，从而以便符合档案的网络化传递要求，从而逐渐推进网络信息的升级与改造。

4.档案安全应用

在档案管理的信息化中，最大的问题就是安全性问题。因为电子档案要考虑到保存材质的有效期，所以应将与存储介质与电子信息技术相结合，及时更新全新的存储材质，确保电子档案的长久使用和保存，并且确保电子档案的快速调用。这样，才能进一步完成信息化档案资料的传递、提供和使用。同时，也需要一定的网络安全措施作为保障，从互联网或者局部网上，建立油田企业的安全防火墙，能够保障企业内部的档案安全应用，从而尽最大限度避免外来的侵入，以及档案资料的泄露等事故发生。

5.知识型档案内容

当前油田的档案，大部分都是在数字化和网络化的环境中产生的，所以其类型和管理与传统档案有了明显的变化。油田档案的主体为数据型，主要是记录原油生产的各个环节，以及在时间坐标轴上的过程相关数据，所以油田档案信息化管理，是在于对数据的开发、集成和共享，属于人机结合的系统工程，从而将勘探开发的档案，从数据型转变为信息型和知识型。

三、油田档案信息化管理存在的问题

1.缺乏信息化管理意识

油田企业，作为我国传统发展的重要企业。但是在企业的内部工作人员之中，却缺少年轻的员工，这样就会导致很多工龄较长的员工，过于习惯以往的管理模式，对信息化档案管理的意识严重不够，甚至部分的员工还会对信息化档案管理认识比较片面，缺乏明确的认知。正因为这些原因，从而造成员工在具体的档案管理工作中，不仅会排斥信息化的管理手段，还无法真正运用信息化的管理方式，在很大程度上为油田档案信息化管理的建设增添了难度，十分不利于油田企业的进一步与时俱进的发展。

2.缺少专业的操作人员

根据当前的油田企业档案管理的信息化工作之中，可以看出缺少大量的专业信息化操作人才。因为档案信息化的管理方式，需要应用到相关的最新信息技术和科研成果，但是大部分的档案管理人员仍然为老员工，不能熟练的应用信息化计划，不仅增加了信息化档案管理的难度，还会导致信息化的档案管理效率十分低下。并且，信息化档案管理对信息技术操作的要求较高，即使会使用一些计算机技术的员工，却也无法全面把握专业的信息化档案管理技术。

四、油田档案信息化管理实现的有效策略

1.加强数字化的档案信息存储

由于目前油田档案种类繁多，且信息化程度参差不齐，所以想要实现信息化的档案管理工作，档案管理部门需从数字化的档案信息存储入手。首先，建立油田全部档案信息查询的集中地，也就是档案目录中心，为档案信息化创造有利的条件。并且将其作为油田档案信息化建设的主要内容。但与此同时，档案目录中心的建设要因势而为，如若目录中心的数据十分庞大，且检索起到比较困难和复杂，就可以考虑按区域成立多个目录中心，共同构建成一个完整的目录中心体系，终极目标是在油田企业的全范围内，可以通过目录中心，进行任意一份油田档案的快速且准确查询，精准定位文件所在位置，远程查看所需内容，对于一些档案内容包含关键信息的要处理成可实现全文检索的格式面对利用者发布，从而为油田的生产建设和运营等工作，提供及时有效的档案信息服务。

其次，档案管理部门可以开展档案的编研成果数字化工作，有效的代替档案原件，实现直接的利用。因为档案与图书不同，不仅内容比较分散，且杂乱无章，还容易出现实体的磨损、字迹的模糊等情况，为数字化的利用增添了难度。而对这些档案按照一定的专题，进行信息的加工，按照编研成果的形式数字化利用，可以迅速在网上阅览，十分快捷，避免原件被损坏、信息遭涂改等不安全因素。

2.推进档案信息管理的网络化建设

对于油田档案的信息化管理，可以推进网络化的建设，利用现代的信息技术，实现档案信息的网上接收、查找、咨询和直接利用。因此，油田企业可以利用局域网，将原有的档案管理系统纳入到整体的规划之中，确保文档的一体化管理和利用，促使档案信息化与油田信息化的同步发展。而在此之中，档案管理部门要对密级不同档案信息区别对待，及时将档案信息一分为二，对密级要求高的档案信息采取脱离局域网，确保档案信息网络管理过程中的安全与保密。

同时，油田企业应建立现代化的档案信息管理网络，保障档案信息的收集、保管、检索和利用。这样档案人员可以在统一的网络系统上，进行业务的操作，而档案信息一旦接收或录入，就可以自动按照具体的业务规范进行管理。目前，大部分油田企业只实现了少数门类档案的网上收集、归档、保管等工作，大多数档案只实现了目录的手工录入和网格化检索，今后不断探索各类档案从收集、归档、目录等的全程网络化自动完成。其次，油田企业要加大档案信息网络标准化的建设。因为油田档案信息的特殊性和海量性，所以只有标准化的网络信息和体系，才能确保网络信息的高效准确的传输与利用，从而进一步实现油田档案信息的安全传递和高度集成。

3.引进现代化的档案管理人才

油田档案管理部门，普遍缺乏各类专业技术人员，其知识结构与档案门类不匹配，对信息化认识不高，导致档案管理部门缺少专业的信息化管理人才，严重影响了档案信息化管理的建设。因此，油田企业要积极引进现代化的档案管理人才，比如针对专业的院校招聘大批的毕业生，并对其进行入職的培训，不断丰富其档案管理的经验;或者根据在企业中一些有发展前途的年轻干部，进行档案管理信息化业务的培训，逐渐打造出一支能够真正胜任信息化档案管理工作的高素质工作团队。

另外，油田企业要加强对档案人员的思想政治培养，引导其树立正确的工作观和价值观，以便其在实际的工作中，具备高度的责任感，为企业提供优质的档案服务，促使档案信息资源充分发挥其应有的价值，来进一步推动油田企业的高效发展。而且，油田档案管理人员，要同时具有扎实的信息理论基础和过硬的信息专业技能，鼓励其不断的创新，更好的满足现代化发展的变化和现阶段的档案信息化管理需求。

4.加大软硬件设施的投入力度

在当前的油田档案信息化管理工作中，其信息软硬件设备的建设，是保障信息化档案管理工作效果的前提。因此，油田企业要加大对软硬件设施的投入力度，购买相应的软硬件设施，实现资源的合理配置，确保档案信息的传输、交换和共享的正常运行，为档案信息化管理工作奠定良好的基础。同时，在软硬件的购置时，需要软件开发者，能够结合企业的实际情况，以及研发专用的管理软件，去选取满足日常管理工作所需的特定软件和硬件，能够进一步保证档案管理信息化的长久稳定发展。并且，油田企业要拟定严格的部门责任制度，还有设备使用的管理制度，能够将责任细化到个人，不断加强工作人员的责任意识，定期为档案管理的设备进行检修和维护，从而实现档案管理部门的信息化工作正常顺利运行。

另外，信息化的档案管理，就需要具有统一规范的管理制度，包括对电子文件的归档、档案信息资源的存储、标识、查找和使用等，实施标准化的管理。而且，油田档案管理工作的信息化，其实就是对传统档案管理方式的转变，所以油田企业的档案管理工作，为了保障正常的运转，可以采取双向制的管理模式，让传统管理与信息化管理相辅相成，实现信息化档案管理的顺利过渡。从而，促使信息化的档案管理真正发挥强大的推动作用，最大化服务于油田企业的各项生产、经营、管理工作。

5.强化信息化档案管理意识

为了真正将油田档案信息化管理有效落实，就需要强化油田企业领导阶层的信息化档案管理意识，让其认识到从人工档案管理模式，转变为信息化档案管理的重要性，以及所具有的积极促进作用。这样，各级的领导者就会具备一定的信息化知识储备，不断增强自身的综合管理能力，进一步了解信息化档案管理具有的价值和功能，从而全面支持档案管理的信息化建设，这也是作为推动档案信息化管理的的第一步，更是关键的一步。

只有领导阶层对信息化的档案管理高度重视，才会让企业的内部员工更加注重对信息化档案管理的建设，并且培训出更多专业优秀的信息化档案管理人才，促使其熟练的运用信息技术技能，实现油田档案信息化管理的稳定高效发展。

结束语

综上所述，油田档案信息化管理，能够增强档案管理的效率和水平，并保障了档案信息的安全性和完整性，有助于推动油田企业的良性健康发展。通过油田企业实施信息化的档案管理工作模式，对档案信息进行数字化的加工和存储，不断提升档案资源的开发和利用价值，促使其产生最大化的经济效益和社会效益，为油田的生产建设和运营等工作，提供及时有效的档案信息服务。从而，在很大程度上实现了信息传输的及时性和有效性，进一步发挥了信息化档案管理的强大促进作用和价值。

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（作者单位：中石油长庆油田分公司档案馆）