中小企业内部控制流程再造

谭新艳（高级会计师）（广西林业科学研究院 广西南宁 530000）

随着信息技术的快速发展，各行各业之间的竞争愈加激烈，企业要想在这样的环境下取得长足发展，就要有开阔的发展眼光，在确保企业顺畅经营的前提下，加强自身内部控制管理。另外，随着经济的快速发展，传统业务流程的弊端日益显现，无法很好地为企业管理者提供决策以及管理上的支持。中小企业应积极探索新的内部控制管理流程，以降低企业在经营过程中产生的高额成本。本文基于用友U8系统对企业内部控制管理流程进行再造，探索具体操作步骤，分析方案实施效果，对于保障该方案的更好执行具有重要意义。

一、业务流程再造与内部控制

（一）业务流程再造思路

业务流程再造是指对现有的业务流程进行根本的再思考和彻底的再设计，并利用多种技术手段实现技术功能及管理的有效集成，建立全新的组织架构，实现企业经营的突破性改善。业务流程再造的基本思想是：首先，成立专门的研究小组，有针对性地对新业务内容以及管理层结构进行调整。其次，结合企业具体情况对改造后的新流程与具体业务间的匹配程度进行评估，并得出评估结果。最后，保留评估结果中相匹配的部分，将不匹配的部分进行重新改造，直至所有流程和业务全部匹配。业务流程再造的核心思想是：找出企业经营过程中的非增值项，在业务流程重组过程中将之剔除或者调整流程顺序，使之优化从而具有增值价值，最终提高企业经营效益，扩大利润空间。

（二）业务流程再造与内部控制的关系

1.业务流程再造与内部控制的区别。首先，基本方法和工具不同，内部控制是指通过风险评估结果制定风险应对策略，从而增强企业应对目前及未来风险的能力。在风险评估过程中需要考虑的因素有很多，如果评估中所需信息不能及时传达或者考虑过细会导致无法及时识别风险，最终无法达到抵御风险的目的。而在进行业务流程再造时，企业一般采用帕累托法则，即认为产品或报酬是由少数关键部分所决定的，因此将业务活动的增值项和非增值项作为改造的关键，最大程度地找到利润来源点。其次，组织结构要求不同，业务流程再造要求在明确各部门分工的前提下精简管理层级，实现组织结构扁平化，将关注点集中在业务流程上。最后，管理职能不同，业务流程再造改变了企业以往各自为政的职能型管理方式，转变为以业务流程为主的流程型管理。各部门分工更加明确，监督管理更加科学，整个经济业务可以形成完善的体系。

2.业务流程再造与内部控制的联系。首先，二者有着相同的控制目标，内部控制由追求业务效果转变为追求成本效益。而业务流程再造通过对业务流程的重组改造，加强了对企业的成本控制，提高了企业利润，将成本效益理念真正落实到工作当中，二者殊途同归。其次，二者有着相同的控制对象。内部控制主要是通过控制业务流程中影响企业发展的因素和流程来达到控制的目标，而业务流程再造同样是通过对业务流程进行重组或者调整来实现提高企业利润的目的，内部控制和业务流程再造的控制对象相同，使得二者有了交集。最后，在风险控制上，由于内部控制采用了风险评估的方法防控风险，但在评估过程中，由于多种因素的限制，容易导致评估结果和现实情况不符。而业务流程再造对信息技术的要求较高，更容易深入掌握风险信息，将业务流程再造的优势和内部控制的不足相结合，可以为企业创造更多的价值。

由此可见，业务流程再造是内部控制的前提保障，而内部控制又是各个业务流程能够正常运转的基石，二者相辅相成，互为依托，是提高企业价值的有效途径。

二、基于用友U8系统的A公司内部控制流程再造

（一）公司简介

A公司是一家以新能源产业为战略发展方向的民营企业，主营摩托车、汽车的研发、生产和销售，产品远销100多个国家和地区。目前，公司已建成冲压、焊接、涂装、总装四大生产线，设计产能15万辆，现有员工一万余名。

（二）A公司内部控制管理流程现状

A公司在创业初期企业规模较小，管理方式单一。经过20多年的发展，企业规模不断壮大，部门越来越多，管理人员不断增加，以往的管理方式已不再适应公司的发展情况，内部控制管理工作存在的问题最为突出，较为严重的问题有：财务管理无章可循，业务流程纰漏不断，各部门间信息传递困难，制约了A公司的进一步发展，公司急需寻找有效的办法解决内部控制中存在的难题。本文针对A公司内部控制管理中最为重要的几个环节进行分析，其中，在财务管理上，对应付账款和应收账款进行分析，在业务流程上，对采购流程和库存管理环节进行分析。

1.应付账款流程及问题分析。A公司应付账款流程的现状是：采购部门将需要付款的供应商的合同和发票交给财务部门，由财务部门审核通过后交给总经理再审理，最后由总经理采取银行转账的方式直接向供应商付款，不经过财务部门结算。若供应商未将相应票据交予公司，则进行预计入账处理，当公司收到票据后再转账结算。在此过程中存在以下内部控制管理问题：一方面，由于公司对资金安排不合理，导致资金周转不灵，给公司带来危机；另一方面，在对应挂暂估科目进行评估时，由于A公司是制造业企业，原材料价格变化幅度较大，财务人员很难进行预估，这就导致暂估成本时高时低，直接影响到了A公司的会计信息质量。

2.应收账款流程及问题分析。当客户存货不足时，其与A公司营销人员联系，确定所需商品的种类及数量，订立供销合同并商议付款方式，打款时营销人员会根据客户的信誉度进行分档，对于打全款的订单开具销售发票，由财务部门确认收款；对于先付定金和先生产后收款发货的订单，营销人员在订单生产期间进行催款，等收到款后再开具发票并通知财务部门确认。在收款流程中存在以下问题：一方面，目前A公司所处行业的现状是属于买方市场，一般的做法都是先打款后发货，客户信用评价机制不健全、商品积压销路不畅会给公司造成严重的经济损失。另一方面，销售部门和财务部门由于信息交换不畅，容易造成发货不及时的问题，从而影响A公司的信誉和效益。

3.采购流程及问题分析。当公司原材料不足时，库存管理人员会向采购部门发送物资购买清单，由采购部门按规定编制采购计划，及时与供货商联系，以保证生产活动的持续开展；对研发和生产需要的新增物料，由采购人员在进行市场调查后筛选出质量价格合适的商品，并由质检部门对商品样本进行检测，质量合格后由采购部门与供应商签订合同，送货入库。在采购流程中存在以下问题：一方面，由于没有制定合理的采购计划，当物料单发生改变时容易造成库存积压或者缺料停工等情况，而且由于库存管理人员工作量较大，一旦出现人员变动，可能发生工人不能领料、采购人员不能及时掌握库存等问题。另一方面，对物料质检把控不严，没有建立科学的质检结果管理系统，缺乏通过质量对供应商进行管理的环节。

4.库存管理流程及问题分析。A公司现行的库存管理流程如下：入库时，由质检人员负责对货物进行质检，若符合质量要求则办理接收手续，若不符合要求则由供货商运回；出库时，领料部门根据自身需求填写领料单，并交由采购部门审核，采购部门在对出入库存货进行核对后，若有库存则同意其出库申请，领料部门凭出库申请单向库存管理部门领取物料，若没库存则上报采购计划进行采购。另外，库存盘点工作采取手工记录方式，而且没有监管环节。在此过程中存在以下几个问题：入库时，按照公司规定可以接收微瑕疵的产品，但由于没有明确标准，存在制度漏洞。其次，人工记账的方式存在弊端，不论是信息传递的及时性还是账本的真实性都有待考量，领料时很可能会出现采购部门显示有库存而库存管理部门却无料可发的情况。最后，采购物料种类分工不明确，进货周期不确定，当急需短缺物料时比较被动。

（三）业务流程再造思路与方法

1.流程优化思路。目前，A公司采取的信息化手段较少，各类信息在企业内部传递的速度较为缓慢，导致各项工作效率低下，其中在成本核算、采购过程和库存管理上存在的问题最为突出，因此，A公司需要加快内部控制信息化体系建设。建议A公司引入用友U8系统，将公司业务通过各个模块连接在一起，构建一个完整的体系，业财融合，以实现信息在整个体系内的快速流转。系统的核心业务模块由制造系统、销售系统、物流系统、人力系统和财务系统等构成，并且自带供应商和客户管理模块，可以使整个供应链无缝衔接。

2.流程优化方法。系统化改造法和全新设计法是最为常见的业务流程优化方法，其中系统化改造法是对公司原有业务流程进行改造和革新；全新设计法是在推翻原有业务流程的基础上重新设计流程。就A公司现在的经营情况来说，如果大规模地对公司业务流程进行改造，将严重影响公司正常的经营活动，而且管理层对改革意见各执一词，难以达成共识，不利于公司的整体运行。所以，综合考虑A公司经营现状后，本文采取系统化改造法对该公司业务流程进行再造。

（四）基于用友U8系统的内部控制流程再造

1.应付账款流程优化。如右上图1所示。

（1）在系统中完善付款程序，财务部门在获得物资入库信息后进行核查，核查通过后记录相应物资账务信息，加强对付款的管理。还可以根据公司的资金周转情况和经营情况选择多元化的付款方式，例如：采用分期付款的方式使付款时间延后，采用预付款的方式提前预定稀缺资源以防涨价，采用直接付款的方式维护企业声誉及形象等。

（2）在系统中对生产所需物资价格进行实时更新，利用系统将相应信息反馈给财务部门，以保证公司在支付物资款项时，不会出现由于信息传递不及时而造成付款错误，也避免了在审核账目时重复翻看合同的情况。与此同时，为了能够便捷地查询物料价格，可以在系统中设置输入存货编码功能，每个编码对应独一无二的物料，以防发生物料与价格不符的现象。另外，针对物料价格由采购主管还是财务人员更新的问题，可以采取在系统中设置供应商存货调价单权限、指定人员进行调价的方式来解决。

图1 应付账款流程优化图

（3）借助系统对物料相关信息进行汇总和剖析，合理推断物资价格，根据相关数据估算预计入账处理的票据，从而提升成本预算的准确性，进而形成合理的财务报表。

2.应收账款流程优化。如图2所示。

图2 应收账款优化流程图

（1）借助系统进行客户信誉等级评定。利用在系统中所收集的客户相关信息，对客户信誉进行准确评级，对于信誉评级较高的客户可以允许先交货再收款，对于信誉评级较低的客户，在缴纳了一定货款之后才能发货，以减少或防止坏账的产生。

（2）通过系统实现信息共享。传统方式下，A公司以书面形式进行信息互通，审批过程过于繁琐，工作效率低下。系统通过与互联网技术相结合，可以在网上对所要审批的事项进行批量处理，并将处理结果及时反馈给相关部门，使各个部门能够实时掌握相关信息。

3.采购业务流程优化。如下页图3所示。

（1）设计部门负责编制各类车辆生产所需物料表，并将相应信息录入系统，采购部门通过系统中生产模块的MRP运算，制作采购计划单，并制定各种货物合理的安全库存，当库存中某种物料的可用量和库存量达到安全警戒时，及时提醒采购部门进行物料采购。另外，在系统中公司可以根据自身业务特点，自定义安全库存，实行动态和静态两种形式的安全库存管理，其中安全库存的计算有以下两种方法：

图3 采购流程优化图

（2）供应商通过系统下达采购订单。当部门负责人审核通过采购价格后，采购人员要在系统中对该价格进行维护，对于应付账款则由财务人员通过系统对供应商价格表进行审核。另外，每项物料的采购订单都要在系统中留有记录，当采购部门向供应商下达订货通知时，必须将采购订单以截图的方式传递给供应商，以保证订单数据的可靠性，防止出现差错。

（3）利用系统中的质量管理模块对采购质检环节进行改进。供应商送达货物后，由库存管理人员收货并开具到货单，同时通知质检部门进行验货，质检部门将检验结果在系统中进行勾选后将结果传递到财务部门，并由其根据检验结果接收符合标准的物料，对于不符合标准的物料按照合同进行处理，这样整个质检过程都被记录下来，以后在追查问题物料时就能有迹可循。

（4）利用系统对供应商进行信用管理和单据审核，提高审核效率。在系统中记录供应商每次的供货情况，对供应商货物退换情况如交货时间、退换率等留有历史记录，从而对供应商信用进行有效管理。同时，在采购过程中，要利用系统对物料的出入库以及质量检验等环节进行单据审核，以提高审批效率。

4.库存管理流程优化。如图4、图5所示。

（1）接收微瑕产品入库时，在系统中对此类产品的接收标准进行详细规定，并在进行质检时安排专门人员实施监督，加强对质量检测环节的管理，以防供应商和质检人员联手舞弊，给公司造成严重的经济损失。出库时，领料部门需要填写领料单并提交上级领导审核，审核通过后交库存管理人员，并由其通过系统确定库存物资是否充足，若物资充足则填写出库单，同时将相应单据上报财务部门审批，审批完成后，库存管理人员方可填写物资出库单，同时将相应物资数量及领用部门等信息录入系统并上报至财务部门，并由财务部门对最终信息进行审核及记账。

（2）公司可以利用系统先行对物资进行分类，按照不同类别对物料进行编码，实行一码一料。一方面，在出入库时库存管理人员能够根据物料编码掌握物资的实时状况，防止某些物料被遗漏。另一方面，当发生退换货时，工作人员便能根据物料编码，准确地将货物退还给相应的供应商，防止发生与其他供应商供应货物相混淆的情况。另外，工作人员在查询某些产品的在检数量、到货数量、待发数量、冻结数量以及预计入库数量时，只需输入编码就能快速查询到结果，从而准确地掌握库存使用情况，更好地管理库存。除此之外，为了防止发生物料缺失造成产品生产延迟问题，可以在系统中设置最低和最高安全库存，当库存数量超过警戒线时，由系统提醒采购人员及时补货。

图4 再造后的入库程序示意图

图5 再造后的出库程序示意图

三、方案执行过程与保障措施

（一）业务流程优化执行过程

1.初期筹备阶段。A公司可成立专业小组，小组成员可涵盖使用系统的所有部门，并聘请专业人员做技术顾问。由公司高管做小组组长，每个部门都有专门的负责人参与，其中财务部门负责提供相关的理论支持，各部门负责人负责做好整个流程的优化实施工作。

2.系统运行阶段。小组在方案实施的过程中要持续跟进，不断根据实际业务情况提出改进建议，及时调整优化方案，使之与业务实际情况相匹配，从而达到优化效果。一方面，在A公司内部选拔有能力操作系统的技术人员，在系统实施期间，技术人员要不断学习掌握操作系统的各项技能，做好后期维护和二次开发工作。另一方面，A公司应加强硬件设施建设，如配备小型发电机，做好服务器的维护工作。

（二）流程优化后的效果评价

1.应付账款流程优化后的效果。系统实施之后，公司可以选择最适合自身经营情况的付款方式付款给供应商，不会对公司的资金链造成负担，通过对系统内付款信息的共享可以使公司更加合理有效地分配资金。其中，财务部门在整个业务流程优化后将受益匪浅。通过在系统中录入供应商和采购部门之间所签订合同的金额、签订时间和付款期限等信息，当付款期限临近时可以收到系统提醒，避免因延时付款造成公司信誉受损的情况。

2.应收账款流程优化后的效果。系统实施之后，财务部门在对应收账款进行审批时可以通过系统直接审批，不同部门之间无需再使用纸质单据进行信息传递，可以减少很多不必要的步骤，缩短应收账款的审批时间。另外，发货程序和收款程序可以在系统上同时进行，避免因信息传递不及时导致的财务信息出现差错。

3.采购流程优化后的效果。系统实施之后，采购部门可以随时掌握公司生产所需各项物资的品质及相应价格，以最快的速度选择最佳供应商，减少因所获取信息不及时或不全面导致的购料成本增加情况。而且随着财务部门和采购部门之间实现信息共享，采购部门在递交审批事项时，也能够很快地得到审批结果，避免了重复审批问题的发生。

4.库存管理流程优化后的效果。系统实施之后，公司采用一码一料的库存管理方式，避免了因物料分类不清，在出入库时库存管理人员需要对库存进行多次盘点的问题，进而提高库存周转率。此外，物料在出入库环节的所有单据凭证都有迹可循，库存盘点方式更加规范，能够确保仓库中库存登记数量的准确性，从而减少盘存不符现象。

（三）保障内部控制管理流程优化方案的措施

1.实现组织结构扁平化。系统实施之后，A公司的业务流程得到了优化，信息传递更加迅速。为了实现更好的管理效果，A公司的组织结构需向扁平化方向发展。其中，组织结构扁平化是指通过减少行政管理层次，裁减冗余人员，从而建立一种紧凑、干练的扁平化组织结构。在以往的组织结构中，管理者的命令需要自上而下层层下达方能得到执行，命令传达速度慢，员工执行效率低，执行效果往往达不到预期。为了改善这种现象，需要公司精简组织机构，管理者通过系统直接向相关工作人员下发任务命令，能够随时介入到工作流程中，从而提高公司运营效率。

2.加强对员工的综合素质培训。内部控制管理流程优化的具体实施需要公司员工的共同参与，而且业务流程再造需要高素质的人才加入，方能达到理想的执行效果。因此，公司必须加强对人才的培养。一方面，要做好员工的思想工作。在日常工作中，管理者要树立良好的管理意识和思维，通过企业文化建设，使员工了解并认识到业务流程再造的意义和作用，使员工自觉地参与到系统运营维护的工作中。另一方面，要加强对员工的专业技能培训，定期组织对系统技术维护人员的培训，聘请外部专业人员对公司内部员工进行操作指导。另外，未来为了更好地维护系统，公司还需要培养二级开发人才，以确保系统能够具备公司所需的其他性能。

3.加强系统相关制度建设。为了帮助员工加强对系统的了解并实现业务流程再造优化，公司应将关于系统应用的注意事项以及原则尽可能详细地录入到员工手册当中，建立与系统应用相符合的公司制度。另外，在具体的系统应用操作细则中，应明确操作人员的使用权限，并建立授权审批制度，确保员工能够正确地应用和操作系统，充分发挥系统的作用，防止因操作不当导致信息外泄，给公司造成财产损失。