马莉
靖宇县土地收购储备中心
档案管理体系科学建立,是一项需要不断积淀,长期发展的系统性档案管理工程。因此,企业相关管理人员和工作人员,务必在档案管理体系科学建立过程中,谨遵国家法律法规,严守行业规范条例,进而使档案管理工作,更加便捷、高效,可为企业发展注入可靠推动力量,同时也可实现档案资源价值最大化。
新时代,档案管理工作,是建设文明企业乃至建设文明社会的重要板块。这是因为,档案管理工作,不仅涉及企业经济,同时涉及国家政治和社会文化。 可以说,档案资源是企业建设的见证和社会发展的缩影,具备深远意义和无限价值。做好档案管理体系科学建设,可为企业制定决策、部署战略,提供重要参考依据,更可为时代留存真实记忆。因此,档案管理体系科学建设,是加快落实科学发展观的重要体现[1]。
新时代,经济市场翻天覆地,科学技术飞跃发展,大数据、云计算、互联网等信息技术在各行各业广泛应用,深入推广。与此同时,档案管理工作,也逐渐面临更高要求、更多挑战,档案管理工作人员压力巨大。因此,档案管理体系科学建设,可谓迫在眉睫。实践表明,通过科学技术处理,可有效分类档案资源,使档案资源在提取利用过程中,更加便捷、准确、完整。因此,档案管理体系科学建设,是顺应行业发展新趋势的必经之路。
当今时代是互联网时代、是信息化时代,生活形式、工作方法在信息技术推动之下,更加多元、更加高效。因此,档案管理工作,亦需紧跟时代步伐,完成方式转变,使其更加具备科学标准,进而可使档案管理工作在实际管理中,在收集、整理、利用等方面,皆可做到安全保密、详细可靠。例如,通过档案管理系统功能的完善,可使档案资源的利用者,通过检索关键词便可迅速获得极具完整性的档案信息[2]。
档案管理对于企业经营、运转的重要性不言而喻。目前阶段绝大部分企业对于档案管理工作皆设有专项部门。但是,基于传统管理理念限制,依然有部分管理人员和领导干部对档案管理甚为轻视。因此,新时代要想做好档案管理体系科学建立工作,首先需要积极转变观念意识,加强科学思想认知。这就需要,基于科学指导之下,促使企业明确档案管理并非毫无技术含量的文件存放和整理,而是更具管理价值和意义的人才信息管理,对于企业人事架构和技术突破,具有极为重要的辅助作,因而尤其需要企业决策层、领导层,高度重视此项工作,进而产生上行下效,统一转变。在此过程中,需要企业决策层、领导层充分认识人才档案对于企业稳定建设、长效发展的重要作用,进而可以合理安排管理岗位,充分发挥人才潜力,有效利用人力资源,同时还应为档案管理人才,提供更加广阔的晋升平台和锻炼机会,使档案管理体系科学建设,更具有坚实基础。此外,还需在科学建设过程中,注重长效发展,持之以恒,不断优化,同步为企业各层级、各部门、各岗位,提供更多工作便利[3]。
档案管理工作人员是档案管理工作主体,要想科学建设档案管理体系,不断提高档案管理工作效率和质量,便需与时俱进,锐意进取,注重提升档案管理工作人员综合素养。在此过程中,首先基于管理人才聘选阶段,便需通过严格选拔,择优而选,选择高素质、高技能管理人才。具体来说,所选人员需要在档案管理工作方面,具备较强业务能力,同时还需具备企业相关部门的组织协调能力。另外,尤为关键的是,作为档案管理人员,必须具备过硬心理素质和优秀道德品质,进而在实际工作中,对档案管理工作可以更加负责、更加严谨,逐步使档案管理工作更具专业性、权威性、科学性。因此,有必要对相关在职人员,以科学建设为目标,展开系统进修与培训,使其紧跟建设步伐,快速适应转变,进而在日常工作中,可以更加游刃有余、自信从容,胜任本职工作。此外,还需加强档案管理工作人员的实践考察,在此过程中,需要给予工作人员工作流程、组织架构、状况处理等多项要点的检查与督导,使其在档案管理工作中,既可提高工作效率,保证工作质量,更可充分感受档案管理工作带给自身的价值实现和生活乐趣。此外,应该坚持以人为本,给予档案管理人员更多企业关怀,有效解决档案管理体系科学建设过程中的诸多困境,使档案管理工作人员更加具备完成此项工作的信心和决心。
毋庸置疑,档案管理体系科学建设,需要重点推动档案管理信息化建设。这是因为,档案管理信息庞杂,任务艰巨,仅仅依靠人工操作,极易因为主观因素、客观因素,造成诸多遗漏和偏差,因而科学建设难以成立。只有通过信息化建设,才可使档案管理工作,在实际工作之中,更加具备智能化、自动化、系统化,进而在人工与智能合力之下,可使档案管理体系在科学建设过程中,逐渐凸显精准性、安全性、高效性。因此,需要企业针对档案管理信息化建设,加大资金投入力度,注重基础设施更新,设计开发功能更加适宜、全备的信息化应用系统,确保信息化建设,可使档案管理工作在落实过程中,更加契合、更加实际、更加科学,进而将杂乱无章、堆积如山的档案管理工作,通过信息化建设逐步实现无纸化管理模式。通过信息化建设,不仅可以降低档案管理工作人员的工作难度和强度,同时也可积极践行“节能减排,绿色环保”的科学理念。另外,还需企业在信息化建设过程中,为档案管理部门积极引入技术设备和技术人才,有效帮助企业建设信息化档案管理,并且可以有机融合各部门与档案管理部门的部分职能,实现信息共享、资源整合,实现企业科学发展。因此,可以说信息化建设,对于科学建设档案管理体系至关重要,信息化建设档案管理,可以节约物资,也可促使档案管理人员将处理基础、琐碎工作的时间和精力,投入到更加需要人工解决的档案管理问题中去,进而全方位保证档案管理体系科学建设工作的落实[4]。
俗话说,无规矩不成方圆。档案管理对于企业发展具有重要作用,因此为使档案管理工作人员在实际工作中,分工明确,各司其职,做好本职工作,完成各项目标,需要建立相应规章制度,进而可在档案管理工作开展过程中,按照科学程序、细化诸项环节,有效提高工作人员责任心和积极性,并且可为工作人员起到指导、约束等作用,促使工作人员端正态度、规范行为,有效降低因为人为因素所产生的错误和遗漏。因此,企业还可补充奖惩机制,使档案管理规章制度更加完善。这就需要档案管理部门,将庞大管理任务,通过目标分解,有效落实个人,进而在档案管理工作,成果卓著时,可以明确进行嘉奖,在出现问题时,可以明确追责,帮助改正。此外,还需特别为档案管理工作,设定信息化和科学化指导服务,进而使档案管理工作人员在实际工作中,可以不断提高信息技术、科学本领,有效发挥专业所长,充分提高档案管理的利用率,在企业发展中发挥重要纽带作用,有效增强企业向心力和凝聚力,促使企业拥有更加强劲的竞争实力[5]。
综上所述,档案管理体系科学建立,具有加快落实科学发展观、顺应行业发展新趋势、推动档案管理信息化的现实意义。因此,要想有效完成档案管理体系科学建立,需要以重视档案管理工作、开展工作人员培训、推动信息技术建设、建立相应规章制度等为主要策略,精简机构,完善设施,细化分工,明确责任,使档案管理体系逐渐完成科学建立的重大转型,服务于企业发展,服务于社会发展。本文上述内容,因时间和范围等不可控因素,仍然存在诸多不足,以期在后续深入探讨中逐步完善。