档案信息化建设及管理分析

刘鲲

靖宇县土地管理总站

档案信息化的核心操作方式就是要转变保存档案的以往方式，将以前实体档案的管理模式转化成数字化信息保存的档案模式，这种方式可以保存档案信息更长久，真正达到档案资源实现共享，方便需要查阅档案的人进行查阅，对档案的管理能力是一种直接的考验。很多企业的档案管理部门已经开展档案信息化管理流程，档案信息化建设目前发展还不完善，出现了不断探究内容的阶段，在具体实施的过程中还要考虑到受到一些外在原因的影响，会对档案管理能力造成影响，在档案管理的过程中要把档案信息化建设落实到位，才能真正实现档案资源的完整利用。

一、影响档案信息化建设和档案管理效率因素

（一）没有正确认识档案信息化建设的意义

档案信息化建设让传统的档案管理成为过去，这是对档案管理工作模式的一次巨大变更，但是还有一些工作人员没有正确认识到信息化建设带给他们的便利，反而认为这是对他们工作的不信任，甚至出现了一种要替代他们的想法，这是非常错误的，信息技术带给档案管理的影响是深远的，主要体现在一些内容上。[1]

首先，档案信息化这是利用信息技术可以实现档案管理部门的工作效率，同时对档案管理部分的工作职能是很好的辅助。其次，档案信息化建设方便需要查阅档案的人员及查阅到档案，这样可以提升工作人员的工作效率，才能为人民提供方便，最后，档案信息化可以实现档案资源的全员共享，提升企业整体的效率，但很多工作人员并不能认识到信息化建设的优势，这对档案管理实现真正的改革有很大的影响，对档案人员管理档案的能力也间接降低，无法真正实现档案管理的高效率，大部分工作人员对档案信息化没有真正认识到其作用，才是真正影响档案管理我服啊实现高效率的原因。

（二）对运用信息资源有不正确想法

对信息资源没有很好地运用，或者在信息运用上有错误的想法，这是无法实现档案信息化建设的重要因素之一，这样的因素导致档案管理效率偏低，这样我国档案管理水平无法实现快速发展。以往的传统档案管理就是把档案直接入到档案馆，用符合条件的馆内环境对档案进行长期地保存，方便查阅人员进行随时查阅。[2]

现代信息化档案管理则提升了一大步，核心就是要实现档案的真正共享，将重点从档案进行保存的环节转移到实现档案的真正共享上，这样才能更好利用档案服务好民众，达到档案资源利用率的提升，才能真正实现档案资源最大的作用价值。[3]但是还有一小部分的档案管理人员的观念依旧停留在过去，工作的重心还是在档案资源的保存上，没有实现档案资源真正的利用，导致档案管理效率和管理水平都非常低，不能实现档案管理带动经济发展的效果。

（三）对档案信息化理解不同

我国不同地区的经济发展有着一定的差异，档案部门的信息化建设同档案管理人员存在或多或少的差距，这就让档案部门信息化不能有效开展，对档案管理效率的真正提升没有一点作用。有一部分企业中档案管理部门有部分人利用计算机信息技术进行档案具体管理工作，这样的档案管理效果有一定信息化水平，但部门中还有一部分人使用单机进行操作，[4]没有进行互联网平台的信息化处理，导致档案资源不能实现共享，这就让档案信息化水平不能达到发达国家的发展水平，这就是属于没有利用现在快速发展的网络技术，导致档案信息化管理水平出现明显的差异，这样就无法实现档案资源的合理利用。

二、加强档案信息化建设与档案管理的具体策略

（一）对电子文件加强管理

计算机互联网技术带动了全球经济的发展，不同领域的企业都会把很多重要文件上传到互联网上，这就让档案信息化建设与档案管理结合互联网非常重要。通过全球在漫长的档案实践发展中充分可以证明，通过互联网平台技术对电子文件进行管理可以保存比较重要的信息，体现出档案信息的最大价值，体现出档案资源的作用。要真正做到档案信息化的建设就必须进行电子文件的多重保护和管理。

首先，在档案部门中要同时建立管理这些电子信息和维护档案资源的网络技术部门，这样可以让电子文件的管理达到真正的专业化，实现不同类型和不同人员的电子文件迅速归档。

其次，就是要及时处理一些需要上传和交接的电子文件，档案管理人员在进行文件管理的具体过程中，一定要及时接收所有的电子档案，依据重要级的先后顺序进行处理和保存，或者像一些更改的工作内容，这样可以实现电子档案文件实现管理的时效性。最后，档案管理人员一定要处理好电子档案文件的保存，要重点重视电子档案文件存留时间的长短，很多档案信息化是不是可以长期保存电子档案文件技术上还有一定的疑问，在进行电子档案文件的具体管理上一定要把电子档案文件的保存放到第一位，对需要进行长期保存的电子档案文件一定要安排专人定期进行批量复制，避免出现这些电子档案出现信息丢失，导致不能及时查阅。

（二）建立网络档案

档案信息化建设是档案管理的重要发展，在这个发展的同时也要建立科学的网络档案，这样对档案管理的效率可以进一步提高，有着非常好的效果，建立好网络档案库需要做的工作还有很多。首先是要创建档案的相关网站，发挥出互联网平台的技术优势，在内部和外部都需要同时建立起相关的服务平台，这样实现档案管理的全面服务的职能，让网络平台真正服务于档案信息的内容查找和档案信息的完整共享。其次就是要购买一些必要的设备来进行网络档案的辅助工作，一些好的硬件设备和存储是实现网络档案真正共享的必须条件，否则对档案信息化建设会有很大的影响，通过专家进行相关的实践研究已经证明建立网络档案，对档案管理的安全性是有很大的提高效果，对档案管理的发展有着不同寻常的意义价值。

（三）提高信息化管理

提高信息化的管理手段是提高档案管理的重要措施，也是目前进行档案信息化建设最常用的方法。首先在初始要建立完整稳定的管理制度，依照建立的制度进行标准化的档案管理流程，对每个人都有效，才能真正实现档案的管理。另外就是要转变管理方式，在传统管理方式的基础上要实现现代化的管理方式，根据不同时间的工作重点，组织工作内容和档案的信息化的管理，才能提高信息化的管理手段。

（四）提高档案管理人员的素质

档案管理人员的业务素质是决定档案管理的效率，提高档案管理人员的综合素质是提升档案管理的关键因素，提高档案管理人员的业务素质要做的还有很多。在选择人员上一定要选择档案管理专业能力素质的人员，档案管理人员的工作不仅是存放档案，更重要工作内容要把相关的电子档案文件在网络上进行一系列的接收、核对等相关的档案必须工作，这就同时对档案管理人员有更高的要求，要对计算机熟练操作和运用，所以在人员上不仅要选择在档案管理上能力的强的人员，还要选择业务素质强的原理人员。

对档案管理人员要定期进行培训，因为信息技术在不断更新发展，档案管理人员需要进行同步学习，才能满足档案管理的发展要求，定期培训可以对管理人员的知识有明显的提升，让管理人员紧跟我国社会经济发展，才能真正提升自己的业务能力。最后就是建立合理的竞争机制，对所有档案管理人员要一视同仁，不能对个别人搞特殊，岗位的设置要合理才能满足工作人员的工作需求，档案管理最重要的是要提升工作人员工作的主动性，只有让工作人员看到自身发展的希望，才能主动积极投入到档案管理的工作中，这样才能实现档案资源信息化建设，完成档案的管理和资源的充分利用。

三、结语

伴随着全球信息技术不断飞速发展的良好形势下，我国信息化的进步引领着全球经济的发展，由此会产生大量的数据，如果还是运用传统的档案管理方式会给工作带来非常巨大的挑战。档案信息化建设已经成为不同企业档案管理发展的必然选择，信息化的档案管理可以提升企业的日常工作效率，对档案日常管理成本也可以降低，实现信息资源的长期共享和完整保存，对于我国整体的档案管理发展有着巨大的推动作用。