分析基层企业勘测档案管理的新模式

朱慧娟

内容摘要 档案管理工作是基层企业管理工作中的一项关键内容，关系到基层企业其他各项工作的顺利进行。文章对基层企业勘测档案管理现状进行了分析，并针对当前存在的问题提出了加强基层企业档案管理的有效措施。

关键词 基层企业 档案管理 措施

1 引言

随着我国经济的快速发展，人们对电力的需求日益增加，基层企业的档案管理也得到了迅猛发展。在基层企业运行中，企业档案管理工作是企业管理的重要组成部分，加强基层企业档案管理能够有效地提高基层企业的工作效率，促进各项工作的正常开展。但是，当前我国基层企业档案管理现状不容乐观。

2 档案管理新模式给勘测档案管理带来的益处

2.1 提高了工作效率

目前，一些地方仍然采用人工整理的方式来进行档案管理工作，存在很多弊端，如浪费时间，易出现一些错误等。随着计算机的不断发展，档案管理通过计算机软件系统就可以将档案进行分类、整理、储存等，利用计算机进行档案管理具有简单、方便、快捷等特点，节约了劳动力和时间。在进行文件建立和办业务时也可以使用计算机，如此可以大大地提高办公效率。

2.2 使档案管理更具保密性

由于每个人的档案中都含有很多资料，有些资料一直放在档案袋中而得不到很好地利用，造成了空间浪费、资源浪费，进而导致了金钱的浪费，甚至有的长期存放的档案信息因氧化等原因造成损坏，而不能翻阅。利用计算机技术对档案管理进行管理后，人们可以轻松地把文件进行逐级存放，易查询，还不宜损坏。档案管理将进入系统管理时代，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，极大地提高了档案管理系统的完善性，大大增强了档案管理的保密性能，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供了有利的资源。

2.3 档案的保存期变得长久

纸质档案容易发霉，还有丢失的风险，但是如果利用计算机技术对档案进行管理，将不仅延长档案的寿命，还可以将档案保存好，不丢失。纸质纸张寿命取决于纸张的抗耐性，而纸的抗耐性与做纸的材料的纤维素有很大的关系，有时纤维素在一定的外在环境下容易导致损坏。例如，纤维素在高温条件下容易变糊，甚至燃烧;当遇到酸或者碱的时候，纤维素会被烧坏等。因此，在档案保管的过程中，常常因为人们的一不小心就可能导致档案信息被销毁，长时间保存档案具有一定的难度。随着创新档案管理的不断发展，电子文件的保存、查询设备日趋成熟，不易受其他环境的影响，因此人们可以用一些电子设备将电子档案储存起来，如U盘、移动硬盘等。这些设备具有储存和读取方便快速的特点，可以方便地传递信息，能长时间地保存，受外界环境的影响很小，稳定性比较强，而且不容易被破坏。

2.4 保证档案的安全

在平时办公的过程中，一些素质较低的工作人员会不小心弄丢一些文件。有时候当事人需要档案中的信息，在档案信息借用过程中不慎将其丢失，造成文件不能正常归档，这给当事人和工作人员带来了很大的不便和麻烦。信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。

3 加强基层企业勘测档案管理的有效措施

3.1 改善档案管理安全措施

档案管理也是由工作人员来完成的工作，因此工作人员是档案安全性管理的第一个保障。工作人员对电子文件管理可以随意进行更改，而且还可以随意地进行传递，从中谋取个人利益。为此，提高档案人员的警惕性可以从本质上防止某些不怀好意的人对信息系统造成威胁，所以可以用防火墙或者备份数据等方式，对档案进行安全保护。

3.2 完善档案管理规章制度

无规矩不成方圆，档案管理也要有健全的规章制度。要想建立档案规章制度，必须满足以下条件：第一，规章制度要简明扼要，符合公司需求。建立规章制度是为了管理公司，所以可使用性是必须要有的，以简单应用为主，可以使制度正常执行，并得到很好的应用。第二，规章制度的建立要合理，要有科学性。要根据公司的情况进行规章制度的建立，使它符合公司的需求。第三，规章制度要有双向的约束性，规章制度用来规范员工的行为，也来规范领导的行为。员工是公司的主要组成者，他们是规章制度主要的约束者，也是规章制度主要的行动者，而领导的举措直接影响着制度的顺利进行。第四，要遵守制度，保持制度的严肃性。在公司档案的管理部门负责制定档案的规章制度，因此在制度面前要规范自己的行为，遵守规章制度，要将制度的权威性表现出来。

3.3 建立高效的惩罚机制

档案其实和人的身份证一样，是每个人必不可少的东西，它记录着人们的成长。档案可以很客观地记录事情的真实，充分表现出信息的真实性。随着网络时代迅速崛起，档案信息随用随取，无论何时何地，只要有网络就可以把档案信息获取。所以，建立健全档案管理信息化服务，輕松搞定信息档案的上网检索、查询，也是档案管理信息化必不可少的组成部分[1]。作为和档案每天接触的工作人员，其更应该看清楚新形势下的变化，转变老观念，学会创新，不断充实自己，从而更好地服务于社会。在新形势下创造一个积极的工作环境，档案管理部门可以设置有效的奖惩机制，根据工作人员的责任合理分配工作，确保每个员工都能在职责范围内把工作做得更好，以此来激发工作人员的工作热情和使命感。

3.4 提高档案管理技术水平

勘测档案管理建设的基础是技术，如果技术不够过硬，那么勘测档案管理就不能很好地进行，不能得到充分的利用。第一，尽量找到损害的源头，从源头避免损害的发生。为此要选择优良的设备，质量一定要有保障。第二，在设计软件时尽量让软件具有通用性，这样就能使其与办公系统有效地贯通起来。第三，在计算机运行时既要确保软件的正常运行，也要保障硬件的安全。在设计软件系统时最好选用集成的系统，因为这样可以增大档案的存储量，丰富存储的档案。开发的系统使其能多方面、多层次地对档案进行收集，使档案的资料齐全。

勘测档案管理是一项巨大的工程，是一项长期而细致的工作，需要工作人员树立正确的创新意识和服务意识，从而在科技发达的时代更好地服务于社会。在档案管理信息化的实践中，档案管理人员不仅要立足于本职工作，还要时刻保持着一颗积极上进的心态，努力学习，提高自己的知识水平，公司也要经常组织关于勘测档案管理的培训活动，让员工通过培训更加了解勘测档案管理的知识，并且知道其重要性，从而将学到的知识很好地运用到工作中，既方便了自己，也让工作能够顺利进行，并且给公司带来效益[2]。

4 结语

综上所述，当前基层企业档案管理工作中仍存在着许多问题，档案管理水平较低，这对基层企业的发展十分不利。因此，基层企业要采取有效的措施，完善档案管理体系制度，加强档案工作的建设，提高档案管理工作水平，从而使档案管理规范化、科学化，促进基层企业的发展。

【参考文献】

[1]宿伟伟.基层疾控中心档案管理的现状及对策分析[J].传媒论坛，2020，3（6）：105+107.

[2]薛敏.企业干部人事档案管理专项审核问题研究[J].企业改革与管理，2019（22）：80-81.