浅谈新《条例》背景下的高校干部人事档案信息化建设

程丽丽 程鹏 庄宁

摘 要：在网络技术、计算机技术的快速发展，高校干部人事档案管理工作迎来了信息化建设的热潮。如何加快干部人事档案信息化的进程，扩大人事档案信息管理系统的服务范围、提高服务水平，是现阶段干部人事档案管理部门需要思考的问题。在深入学习中共中央办公厅于2018年11月颁发的《干部人事档案工作条例》，并结合我校干部人事档案信息化实际的工作情况，进而提出提高档案信息的准确性、建立数据维护制度，根据实际需求和本校工作流程而定制开发信息系统软件，是本文要解决的问题。

关键词：高校;干部人事档案;信息化建设

2018年11月，中共中央办公厅印发了《干部人事档案工作条例》，比较于1991年颁发的《干部人事档案工作条例》，此次新《条例》顺应时代的发展要求，关注人事档案的信息化，明确提出了对档案信息化、信息资源开发利用的要求，提出了组织人事部门和干部人事档案工作机构应当按照国家相关标准和要求，加强人事档案信息资源的规划、建设、开发、和管理，提升人事档案信息采集、处理、传输、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系。目前，我校已基本完成了干部人事档案数字化扫描工作，人事档案信息化建設工作也在有条不紊的中进行，对于归档、查、借阅以及转递等日常工作已基本实现了信息化管理。现结合我校干部人事档案信息化建设实际工作，现对高校干部人事档案信息化建设中的重点与难点谈以下感想。

一、高校干部人事档案信息化的意义

干部人事档案记载了教职工的学历学位、职称、任免、工作经历、奖惩、考核等重要信息，记载了其一生的成长经历，为组织人事部门提拔任用、干部职称晋升、人才的引进与教育培养提供了基本依据。同时，也为具有干部管理权限的党委（党组）撰写大事记、人物传记、校史资料、举办展览等提供了重要信息资料。可见，加强干部人事档案保护和提高档案利用效率是干部人事档案管理部门工作中的主要内容。

而信息化建设，正是顺应了新时代的背景，一方面能为纸质档案的保护提供了有力保障。传统的干部人事档案查询利用，每次检索、查询都需要翻阅纸质档案，需要大量的人力、物力，如果遇到大范围的查档，费事费力，而且有错误率，每次翻阅都在无形中加速了纸质档案的损坏，不利于纸质档案的长期保存。进行人事档案信息化管理，在系统的维护档案数据后，检索、查询都可以通过计算机来完成，大大降低了纸质档案的利用频率，为纸质档案的长久保存提供了有利的条件和保障。另一方面也为提高查档效率和查准率、方便查阅提供了有效的数据平台。同时进行干部人事档案信息化建设，提高了干部人事档案信息系统数据的准确性，为审核干部的基本信息提供了有力的保障。传统的干部人事档案管理，其管理对象是纸质档案实体。其过程是收集、鉴别、整理、归档、入库，然后提供查询利用服务。每当查询时，档案管理人员通过档案目录中找到档案号，然后将纸质档案取出，查找信息，整个过程工作量大，效率低，比较浪费时间和人力。而人事档案信息化管理，是人事档案信息数据录入一次后，根据检索和查询的权限，可以实现即时查询，多次利用，提高了工作效率，同更加准确地为领导提供决策依据，体现了自动化、网络化、实时化。

总之，新形势下，从实际出发，以业务应用为导向，构建安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息系统，对不断提高干部人事档案的服务水平有着非凡的意义。

当下信息化时代，干部人事档案要符合新时代要求。在过去，档案都是纸质的，不少资料都没有及时存入，存入资料的收集和审核也存在着标准不严、把关不严，甚至还存在档案丢失的情形。比如，曾有学生到工作单位报到后，迟迟收不到人事档案，使学生难以入职，所在学校也没人解释，单位还让学生自己去找回来。档案在流转时的管理缺乏严格的流转渠道，也没有相关的签收制度，也给追责带来困难。干部人事档案管理，要有科学的管理体系，需适应人们对档案存入、查阅、借用等准确化、快捷快、方便化要求。

严格执行《干部人事档案工作条例》，贯彻全国干部人事档案工作会议精神。实现信息化建设，有利于打造一支高素质、坚持原则、政治坚定、甘于奉献、忠于职守、严守纪律档案管理人才队伍。要关心他们的成长，加强队伍培训工作，抓好软硬件建设工作，以出色干部档案工作推进干部工作。

二、干部人事档案信息化要加强信息的准确性

2018年中央发布的《干部人事档案工作条例》，对干部人事档案工作的管理体制和工作职责、内容，档案的分类、日常管理、利用和审核、纪律和监督等工作，进行了规范完善。其中，第五章“利用和审核”，将“利用”和党的十八大以来发挥了极其重要作用的“审核”内容独立成章。提出干部人事档案利用工作要求、范围和程序，对档案审核内容、范围和问题处理等进行规范。

1. 严格审核、把好“入口”关

干部人事档案信息化，首先要确保档案材料的完整性，提高档案的质量。为此，把好“入口”尤为重要。对新归档的档案和档案材料，要严格按照中组部对档案材料的完整性的要求来审核。对于缺少的档案材料，我校人事档案部门及时联系相关单位及个人，根据实际情况及时补缺和进行完善。如若，材料达不到要求，不得进行归档入库，也不能进行人员信息采集、更新和档案扫描。待档案材料完全符合标准后，才能按归档入库、信息采集、图像扫描、高清处理、装订的程序进行处理。这对于提高档案准确、完整性，以及便于后期的检查、审核都是及其重要的一个过程。由此，入库前的档案审核，尤为重要，必不可少。

档案归档入库流程如下图所示。

2. 统一标准、精准采集

采集信息的准确性，依靠档案工作者对归档范围、要求以及对政策的理解程度的高低。所以，对于档案工作者的自身素质有一定的要求。建立健全干部人事档案信息化管理体系是一项长期而系统的工程，准确的数据源是基础。正所谓是基础不牢，地动山摇，所以必须精准采集，严格审核。一方面要严格采集程序，确保录入干部的基本信息准确，同时将现有纸质档案转化为电子图片文件。另一方面，进行严格的材料真实性的鉴定审核，对涂改、造假去伪存真，查漏补缺，对不实材料务必不予归档，以确保干部人事档案的真实性、权威性。

首先，对于干部人事档案的学历学位、工作经历、职称评审等重要信息的档案材料，对于全国大多数高校、企事业单位来说，基本上一样，但是也不尽完全相同，对于档案工作者，在接收干部人事档案，进行审核的时，既要了解中组部对干部人事档案全套的归档范围要求，也要了解关键性的档案材料归档范围。哪些材料缺少是必须查找补缺的，哪些材料缺少可以用其他材料替代的。以及如何查找补缺，查找补缺的手续有哪些，都需要档案工作者明确掌握。

第二，要明确各类材料，是否手续完备，是否符合中组部对干部人事档案材料的要求。对于缺、错盖章和文号的材料不予以接收。

第三，要精准知晓关于学历学位、工作经历相关政策，比如研究生班、硕博连读、各类党校、成人教育、国外教育等的学历学位认定及关键性材料的归档范围，以及对工龄计算的政策把握。

第四、注意审核干部的出生时间、参加工作时间、入党时间、工作经历、学习经历，即“三龄两历”等基本信息，严格遵守中央组织部的相关政策。涉及到干部个人的切身利益，需严格遵守不重复得利和公平公正的原则。

综于以上几点，均要求干部人事档案工作者在平时的工作中，多学习、多积累经验，深入学习干部人事档案专项审核的具体文件内容。以至能真正做到“去伪存真、差缺补漏”，确保干部人事档案的权威性、采集的信息准确性。

3.干部人事档案信息化后期長期的数据维护需形成制度化

以我校干部人事档案信息化工作为例，人事档案数字化是由北京航星永志科技有限公司外包完成，前期干部人事档案工作者首要完成的是鉴定、整理、归档，然后由该公司进行数字化扫描、高清处理、装订，一次数字化过程完成。但是，因为干部人事档案的特殊性，每年都有不断生成新的材料待归档。这就意味着，每年每本档案都有材料需要扫描、高清处理以及数据采集、更新，否则前期工作也就没有了意义，不具备和纸质档案的一致性和实时性。故此，为了保证干部人事档案信息的准确完整，档案信息的数据维护尤其的重要。

可见，建设干部人事档案信息化系统是一场“持久战”，需全程跟踪，不断更新维护。注重档案信息的资源整合，实现档案信息的统计功能与干部数据库的实时联动，实现档案信息在选拔任用过程中的利用最大化，为做出科学合理的决策提供最真实的数据支持。同时，及时录入、随时更新干部的职务变动、工作履历、继续教育、奖惩情况等动态基础信息，多方位反映干部“德能勤绩廉”情况。

无规矩不成方圆，干部人事档案的信息化的数据维护工作，需立规矩，重落实。对于干部人事档案信息化这项工作来说，对于每册的干部人事档案数据维护，都是一项长期的工作，需形成相应的制度，从而有条不紊的进行。

首先，要形成归档的制度化，对于每份材料，要在材料形成后的规定时间内归档，不能影响数字化工作进程，以免因未归档而再次扫描而产生额外的费用，逾期未归档，需发催要函向相关部门索要材料。

第二，干部人事档案工作者依然要把好“入口关”，去伪存真，精准采集信息，不符合要求的档案及材料要及时处理，或不予归档。

第三，每年的材料归档、鉴定、扫描、数据更新，均有时间结点，形成一定的制度，以免产生档案材料堆积，致使档案信息不能及时更新。

第四， 严明纪律，加强监管。一是严设查阅权限。通过专人负责，授权开放，在保证信息安全的同时，杜绝有篡改与伪造的机会;二是坚持组织人事部门的“凡提必审”、“凡进必审”、“凡转必审”，;三是强化日常监督。构建科学、规范、严密的督查制度来保证系统的可靠运行。总之，要从根本上铲除干部人事档案造假滋生的土壤。

三、根据本校的实际需求及工作流程对干部人事档案信息化系统进行定制开发

目前，我校人事档案信息化使用的是北京航星公司开的“人事档案信息管理系统”，已完成全部档案的扫描、高清处理，日常生成的档案材料也按规定定期扫描、高清处理、归档入库。该系统实现了干部人事档案的数字化扫描、高清处理，主要侧重于图像的处理和查阅，相对于原来的纸质档案，使用该系统更加方便快捷。能应对大突发的大量的查档任务，有效提高了查准率和查档效率。例如2019年初的 “不忘初心、牢记使命”专题教育活动中，对全校1200余人的入党志愿书的复印任务中，因事先已经扫描高清处理，不需要查找纸质档案，可以直接电脑上查询，所以能在几天之内，两个人就能圆满完成任务，将1200余人的入党志愿书全部打印好。平时的查档，也可以在电脑上查询图片，不需要翻阅纸质档案，节省了时间，也保护了纸质档案。

但是，该系统对于档案信息的处理和日常业务等功能，还需结合我校实际需求定制开发。

第一，干部人事档案信息化系统的定制开发，需与我校的数字化信息系统的数据对接，这样减少人事档案工作人员的工作量，维护其中一个，另一个可以进行数据采集，避免重复劳动，浪费人力。

第二，干部人事档案信息化的一个重要的意义就是能够为组织人事部门提供高效而准确的信息，为其决策提供服务。对于组织、人事部门常用的字段，如学历学位信息、个人基本信息、党建信息、任免情况、职称等数据，这些在在日常查档中需要的字段，可以在定制开发的过程中，加进相关字段，实现高级检索。

第三，结合干部人事档案日常管理工作，比如接收、查、借阅、转递等日常管理工作和统计功能，根据干部管理权限，制定符合我校工作流程的程序，以至简化工作流程、保护纸质档案。

综上，结合我校干部人事档案信息化建设的实际工作，对干部人事档案信息化建设做如上心得，简单而浅显。随着信息化工作的深入，干部人事档案管理工作要跟上时代的步伐，我们人事档案工作着仍需不断思考、在实际工作中摸索、探讨，使人事档案管理工作更上一层楼。

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（作者单位：1.南京医科大学档案馆;2.中国人民解放军92283部队;3.河海大学）