基于Excel的账务处理流程实现

刘宇琛　张悦　周欣然　刘铠

【摘 要】随着社会经济和科学技术的发展，企业的会计处理越来越信息化，传统的会计业务处理方式将逐渐被财务软件所取代。Excel软件有较好的处理中小微及初创型企业会计工作的能力，既能避免手工记账的烦琐低效，又能实现企业会计信息数据化，易于管控，在一定程度上能满足企业不同的会计情况和会计需求，适应性较强。文章详细介绍Excel在企业账务处理流程中的应用与操作，供企业参考。

【关键词】Excel;账务处理流程;实现

【中图分类号】F275 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2020）08-0095-03

社会经济和科学技术的不断发展，使得企业的会计处理越来越信息化，传统的会计业务处理方式，因工作量大且易于出错而逐渐被财务软件所取代。Excel是一款用于创建和维护电子表格的应用软件，有着强大的制表和绘图功能，加之其内置了数字财务统计工程等多种函数，可以为企业会计账务处理和财务分析提供一种新的处理思路。使用Excel的函数功能可减轻会计工作者的工作量，最终的数据分析也有利于企业得出正确的决策，因此Excel在会计工作中发挥着至关重要的作用。

使用Excel进行账务处理的流程与传统账务处理流程理论依据一致，即采用“会计凭证—会计账簿—会计报表”逐环处理的模式。在处理流程中，利用Excel可以进行部分简化操作，如快捷键的使用、公式的自动计算、函数的使用、图表的分析等，都可以大为减轻财务人员的负担。以下对Excel在企业账务处理流程的应用操作做详细介绍。

1 基于Excel的会计凭证实现

在企业账务处理流程中，会计凭证处理是基础。这一环节主要包括会计科目表和会计凭证的录入。在进行会计科目表录入时，打开Excel并新建工作簿，选择一张工作表并命名为会计科目表，将完整的科目代码和名称录入表格即可。再选择另一张工作表命名为会计凭证表，根据本月发生的经济业务编制相应会计分录。为简化工作流程，常会运用到以下几个功能设置。

1.1 CONCATENATE函数的运用

Excel利用CONCATENATE函数可便捷生成凭证号，在凭证编号栏输入公式“=CONCATENATE（年，月，日，序号）”，按回车键即可获得自动生成的凭证号。在使用此函数之前，可根据企业账务规模，确定序号采取2位数或3位数，将序号栏设置为文本模式，输入即可保证凭证编号长度一致性与数码连续性。

1.2 数据有效性的设置

Excel凭证录入中设置数据有效性可以让录入更高效、准确。以会计科目为例，在记账凭证中选中科目名称下方输入格，切换到数据模式，选择数据工具中的数据验证，在允许栏下拉列表选中“序列”选项后，在来源栏中选取会计科目表中全部常用会计科目，按下回车键返回。之后在会计科目列相应单元格中即可使用下拉列表点击相应科目输入，同理可以对科目编码进行设置。

1.3 VLOOKUP函数的运用

Excel利用VLOOKUP函数可以实现数据查找、数据核对及在不同表格间快速导入数据。运用本函数通常可以在会计凭证表、科目余额表及科目汇总表中建立科目名称与科目代码之间的关联性，实现精确查找。当设置好函数公式后，仅输入科目名称就可自动弹出科目代码。但使用该函数需要注意：VLOOKUP函数的第一个参数即要查找的值，必须位于查找范围表格中的第一列，否则公式使用无效。

1.4 IF函数的使用

在登记会计凭证时，为确保借贷方金额的准确性，可使用IF函数进行测试。例如，在图1 K2栏中输入公式“=IF（SUM（I1：I19）=SUM（J1：J19），‘平衡，‘不平衡）”，按下回车键即可在每一笔凭证做完后检验其是否平衡，但有一点需要注意，若结果出现“#NAME？”，则说明公式输入有误，“平衡”与“不平衡”是字符串，只有用引号才能保证公式的正确性。以库存现金为例，在K2栏中输入公式后得到“平衡”的结果。

2 基于Excel的会计账簿实现

会计账簿分为日记账和分类账，其主要是根据企业当月会计凭证来进行相应处理，用来全面、连续、系统地记录当月发生的各项经济业务。以下简单介绍日记账和分类账的Excel实现。

2.1 日记账

日记账的处理较为简单。以现金存款日记账为例，在Excel中采用“收入金額”（借方）、“支出金额”（贷方）和“余额”三栏式。现金日记账一般由企业出纳根据审核无误的现金收款凭证和现金付款凭证，逐日逐笔顺序登记，因此，根据涉及库存现金的会计凭证逐笔登记即可，月末汇总出现金余额。

在现金日记账的填写中，常涉及SUM函数的使用。在计算收入金额合计时，输入求和公式并按下回车键即可自动加总求和得出当月收入总额。同理，支出金额也可用同样方法得出。期末现金余额公式原理为“期初余额+本期收入-本期支出”，不能直接下拉填充得出。

2.2 分类账

利用Excel可以实现总账和明细分类账的建立，以下以总账为例介绍Excel如何在账户中实现。总账的处理略显麻烦，在登记总分类账前的一个必要步骤便是制作科目汇总表，面对复杂的统计运算工作，手工记账模式下会计人员采取画“T”字形账户逐一填列计算，而Excel的数据透视表和函数公式的运用，巧妙地避开了复杂易出错的计算，减轻会计人员的工作量，提高了企业财务工作效率。针对数据透视表和会计账簿的公式设置见下述。

2.2.1 数据透视表

以会计凭证表为依据，为了防止数据遗漏，要保证目前未处于筛选状态，故先对表头进行筛选测试。检查无误后选中数据源区域点击“插入”中的“数据透视表”命令，进入“创建数据透视表对话框”，根据工作需要放置工作表，点击“确定”，同时点击刷新以方便取数。在透视表的字段中间按照科目汇总表的要素要求选择字段，选取科目代码、科目名称、借方、贷方，调整字段区，在“∑值”下方设置值字段，依次选择其为求和类型。最后修改表头，添加公司名称，编制日期，将单元格格式设置为会计专用，并加以适当美化即可。若会计凭证表中凭证数据有误返回修改后，可直接在科目汇总表中右键点击数据更新，便可将新数据传至表内。最终科目汇总表样式可参考图2。

2.2.2 快速生成明细账

以应收账款明细账为例，在完成科目汇总表后，双击应收账款科目，此时会弹出所有当期关于应收账款的凭证，将其复制粘贴到一张新的空白工作表中，添加表頭名称即可。图3为完成后的应收账款明细账，格式可供参考。

2.2.3 函数的搭配使用

如使用IF函数检验其借贷是否平衡、SUM函数求余额、VLOOKUP函数引用表中数据，因前文已有说明，此处不再赘述。同时，一般为防止数据被修改可设置保护单元格将数据锁定，在“设置单元格格式”选项的“保护”中选择“锁定”即可。

3 基于Excel的会计报表实现

在企业会计工作中，会计凭证会计账簿的处理都是为编制会计报表服务的。会计报表分为静态报表和动态报表，还可按时间细分为月报、季报和年报，各企业规模和内外部需求不一致，报表编制方法也各异。但总的原则是要如实反映企业财务状况，使用Excel编制报表方式灵活，不易出错，一般可较好地满足内部报表和临时性报表的需要。由于利润表、所有者权益变动表和资产负债表编制方法大同小异，故取资产负债表为例来介绍报表在Excel中的实现。

资产负债表是基于会计等式编制的，需要根据各科目总账数据填列，为了简便运算，本文从科目汇总表取数，将其借方发生额和贷方发生额进行汇总，得出其余额，以方便资产负债表取数据填列。如图2所示，先在表内添加“本年发生额”“年初余额”“年末余额”三栏。以库存现金科目为例，直接将其年初余额对应填入“年初余额”栏;再将库存现金借方余额和贷方余额汇总计算出本年发生额，将其对应填入“本年发生额”栏;最终通过本年发生额与年初余额计算得出年末余额，将其填入“年末余额”栏即可。同时，这也使得资产负债表中的期末余额可以从科目汇总表中相应科目的“年末余额”栏取数进行汇总。

资产类账户期末数填列“=期初余额借方+期末余额借方”。以货币资金为例：先在科目汇总表中分别计算出库存现金、银行存款和其他货币资金当期余额，再返回资产负债表，在货币资金期末数一栏中填列货币资金年初数与3个科目汇总余额;负债及所有者权益类账户的期末数填列“=期初余额贷方=期末余额贷方”，公式设置完成后，利用自动求和取数即可完成资产负债表的填列。如图4所示，资产合计数等于负债加所有者权益合计数，反映资产负债表填列正确。

会计报表填制完成，意味着企业一个会计期间的账务处理流程结束，对于以上利用的公式和具体的简化操作均可当成模板，只需在实际业务发生时修改相应公式就能计算出所需结果。

4 结语

通过以上处理可以看出，Excel软件有较好的处理中小微及初创型企业会计工作的能力，既能避免手工记账的烦琐低效，又能实现企业会计信息数据化，易于管控。目前市面上大部分财务软件有其自身的局限性，如功能不全、费用较高、对硬件基础设施要求高等问题，而Excel则将手工与软件高效结合，是一种值得考虑的替代方案。同时，Excel在一定程度上能满足企业不同的会计情况和会计需求，适应性较强。故对于中小微及初创型企业而言，Excel是一种可实施性较高的解决方案。

参 考 文 献

[1]张斓.小微企业如何借助Excel进行账务处理[J].财会月刊，2013（2）：102-103.

[2]李群.小微企业如何基于Excel进行账务处理[J].财会月刊，2014（12）：85-87.

[3]向桂玲.会计账务处理中常用Excel技巧[J].现代交际，2016（12）：243-244.