高校档案管理实践浅析与档案管理工作现状

摘要：高校档案管理工作对于校园整体管理工作至关重要。面对档案资料日趋多样化、条目日渐增多的大环境，本文从高校档案管理现存问题为出发点，通过对现状的总结梳理，提出相应解决思路，以促进档案管理职能化，充分应对新形势下的新局面。

关键词：档案管理;高校;现状梳理

随着我国高等教育发展，新校区的建设以及新、旧教学楼的改扩建需求随之而来，从学校的征地、建设教学、实验、办公、生活辅助用房以及配套基础设施道路、地下管网和环境绿化等项目建设过程中会形成大量具有保存价值的基建档案资料，它不仅真实记录了高校基建工作，而且还为今后高校发展过程中建设规划、管理及改扩建、维修的提供重要依据。长期以来，高校的档案管理一直存在重视不够、整理周期长、完整性差[1]等问题，基层管理体系不够科学、工程档案管理制度不够完善[2]。高校因学生、教职工人数众多，产生的教辅材料、教育档案数量繁多，种类复杂。面对档案资料数量、种类、条款类型日益多样化的局面，纸质信息存储迅速膨胀等情况，传统的档案管理方式与技术手段所导致的问题也日益明显。面对现状，应使用多媒体技术促进高校基层档案数字化发展[3]、提高工作创新能力[4]。

一、高校档案管理现存问题

（一）档案管理流程冗长，整理低效

档案管理工作中的首要环节是档案整理。严格按照一致标准整理档案材料，才能实现高水准档案管理意图。依照文、育、籍、财、声、建六大类或档案资料本身特性，参考来历时间、等条件进行分类，坚持高校档案前史联络性与结构完整性。

学生档案主要是综合反映学生个人经历的记录资料，其重要性不容小觑。但正因其重要性与冗杂性，使得档案管理从根本上就是一个长项工作。需要从事该工作的专职人员人品端正，做事严谨细致，具有较强的原则性。

（二）纸质档案存放占主体，容易放错

高校档案种类繁多，流程复杂。包括对档案的收集整理、分类编制、扫描保管与入库出库等，还要根据现实填写上级部门印发的统计材料。针对大部分材料，多数高校目前仍采用纸质版资料存放方式，但是纸质版资料的保存起来均要配备资料室和相关管理人员，需要调取档案材料室，对于档案调入调出的信息记录以及档案归还后的归置要求较高。纸质档案随着保存期增加，易损易耗的特性也逐渐显现，这对高校档案管理带来诸多不便。

（三）档案核查、查阅耗时长，盘点效率低

通过对已过保管期限的档案资料价值进行查看，进行校园档案管理判定工作，研判存放价值差异，是精炼档案的重要手法。通过对校园档案的研判核查，使重要档案得到重点维护，无保护价值的档案予以销毁清楚。校园档案判定从数量大、品种多、内容凌乱的校园档案中，坚持按内容、作者、时刻和需求确认价值的准则，对档案进行细致审查，确认期限，对档案进行有针对性的管理保护。

对于纸质文档来说，对于档案的核查存在抽取、核验、封装等步骤，过程繁琐、针对不同字迹鉴别也耗时较长。综合来讲，档案核查审阅过程效率不足，有待提高。

（四）安全保障能力不足，无法有效保障档案的安全

校园档案保管工作要坚持“以防為主”的政策。在此基础上，防治结合，维护校园档案安全。若要贯彻好这一重要的根底工作，就要采取措施避免各种自然因素、人为因素等对档案的威胁。目前，高校档案管理安全工作普遍存在受重视程度不够、相应措施不健全等情况，安全保障能力较弱。

二、主动采取应对措施打开新局面

（一）转换服务导向，将高校档案工作“藏”转“用”

坚持按规章准则做事，注重改进服务态度，进步服务质量，做到热心、主动、敏捷。做好后勤服务工作，强化校园档案室的服务功用，尽力开发其档案在校园中的利用价值，使校园档案“藏”转“用”成为主要思维导向。

将电子档案管理系统物尽其用，健全档案检索系统，运用多媒体辅佐档案管理，运用流媒体对档案管理进行宣传，使档案管理科学化、标准化、数字化、电子化，不断增强校园档案管理工作的服务性。

（二）完善档案保管制度与流程

档案管理随着改革的不断推进，许多问题急需解决。落后的管理手段直接影响档案的质量，档案管理从业人员必须在实操中完善档案管理相关制度，熟悉国家各项档案管理的法律法规以及指导性文件。并在理清本单位内产生的档案资料类型过程中熟知单位内相关的管理规范，在实际操作中不断完善和修订保卫制度、归档制度、审阅制度、检查制度以及出具证明材料流程等。精简队伍、扩大档案人员知识面，将档案管理队伍打造成新时代懂管理、有能力、长知识的复合型人才队伍[5]。

体系制度是一切工作顺利推进的保证。高校档案管理从业者应根据具体工作形式，创新发展基建档案管理方法[6]。加快档案电子化建设、健全档案管理体系、提升从业人员专业水平，将档案保管与保护水平发挥到极致，以更好地为高校档案管理提供服务。

参考文献：

[1]韩文利.高校新校区建设中的基建档案管理实践探究[J].兰台内外，2020（24）：57-58.

[2]郭卫松，赵磊，李瑛，张黎.结合工作实际浅谈高校基建档案管理[J].城建档案，2020（01）：59-61.

[3]杨迎春.高校基建档案数字化发展分析[J].城建档案，2019（06）：24-25.

[4]史杏春.信息时代高校基建档案管理模式的创新研究[J].才智，2019（22）：225.

[5]马秋妍.高校基本建设项目档案管理浅议[J].新西部，2019（26）：127-128.

[6]任菲菲，林建国，艾旭.基于服务效能视野下的高校基建档案管理[J].中国农村教育，2020（03）：111-112.

作者简介：

朱楠（1974年—），女，满族，辽宁省大连人，辽宁师范大学基建处教师，大学本科学历，研究方向为管理。

作者单位：辽宁师范大学