事业单位档案管理要点分析

隋亚辉

摘要：对于事业单位来说，档案管理工作能够确切地反应事业单位发展历史，并且也能为其后续的发展决策起到有效的参考与支持作用，因此档案管理对于事业单位来说具有重大意义，不管是档案管理工作本身还是档案管理的优化，都是事业单位长远发展的必经之路。但在档案管理工作中，也要坚持科学合理性原则，正确处理事业单位档案管理工作中各要素的关系，实现档案管理工作的优化与创新。同时也要顺应时代发展，引进先进的信息化技术，推动档案管理的信息化建设。本文主要围绕事业单位档案管理工作展开论述，对其存在的一些问题进行分析，并提出了有关的工作要点。

关键词：事业单位;档案管理;管理要点

引言：随着时代的快速发展，事业单位也开始重视自身的信息化建设，实现了信息化的管理模式，构建网络数据资源库，将物质信息数据化并存储在网络数据库中，能够有效提高管理效率。对于事业单位档案管理工作来说，电子化的档案内容能够进一步简化档案管理工作的流程与工作量，让档案管理工作变得更加便利且高效，也能实现档案资源的多元化应用，促进事业单位档案管理工作的高效化开展。但许多事业单位在档案管理工作中也面临着一些问题，导致档案应用率不高、信息化水平低下等，不仅不利于档案管理工作的优化与创新，同时工作本身的效率与质量也难以保证。

一、事业单位档案管理工作面临的问题分析

（一）档案管理制度不够健全

事业单位档案管理制度建设及更新效率不高，可能会导致档案管理工作出现无据可依、效率低下甚至是存在严重漏洞等问题，这对于事业单位的发展来说将会带来不利影响。档案管理工作本身较为复杂，内容较为细致，若档案管理制度未能及时更新，则会导致档案管理本身的作用无法全面展现。事业单位档案管理制度更新滞缓可能会导致现行的管理制度不够细致，管理工作也没有顺利开展的依据，因此事业单位需要在新时期背景下积极创新和完善档案管理制度，确保档案管理活动的有序化开展，从档案的收录、存储、检索、调用等方面进行优化，让档案管理工作能够进入更深层次。

（二）信息化建设不够完善

信息化成为了目前多数行业和领域发展的主要趋向，但并非档案管理工作需要实现完全性的信息化，档案并非只有数字档案，也有纸质的实体档案，而这两种档案的协调性管理也是目前值得分析的问题。在信息时代背景下，很多人都会认为信息技术与计算机能够替代档案管理中的很多东西，但真正建立数字化档案后纸质档案的重视性却大大削弱，这对于事业单位来说则是不可取的。不管是电子档案还是纸质档案，都是事业单位档案管理工作中的主体内容，但实际上很多事业单位都存在电子档案与纸质档案管理不协调的问题，或出现过于重视纸质档案忽略信息化建设，或过于重视电子档案却对纸质档案的管理出现忽视问题，这都不利于事业单位档案管理工作的长远发展。

（三）人才队伍有待加强

档案管理工作离不开人才队伍的支持，人才也是档案管理工作的中心力量。但事业单位却也可能出现人才队伍的短板问题，虽然事业单位档案具有重大价值和意义，但这些价值与意义并非所有人都具有确切的认知。部分单位存在档案管理人员重视性与积极性低下的问题，上面十分重视档案管理，但下面却并没有认识到档案管理的重要性。同時档案管理工作的新鲜血液供给不足，虽然现有的人才队伍都具有较高的学历，但却经常在业务能力上表现出不足，人才结构配置也存在一定缺陷，出现专业不对岗位的问题，而且在人才培训方面也没有建立完善的培训体系，只能为档案管理人员提供一些基本的理论知识与粗浅的方法，导致人才队伍综合素质不强[1]。

二、事业单位档案管理要点分析

（一）构建完善的文件档案管理制度

制度是管理工作的主要依据，所有部门的稳定运作都离不开科学的制度作为保障，并且制度的规划也是保证档案管理工作顺利开展的基本条件。由于事业单位文件档案管理工作具有复杂性和细致性特征，因此需要具有一套合理可行的制度来保证管理工作的规范性。事业单位需要结合自身的具体情况来制定合理的管理制度，制度设计要具有一定的可操作性，在制度制定完成后则需要所有人员自觉遵守，在制度的规范下正确开展档案管理工作。

（二）正确处理事业单位中心工作及档案管理的关系

对于一些非档案管理性质的事业单位来说，由于不是专项的档案管理部门，各单位工作性质也各不相同，因此包含档案管理在内的其他工作都需要围绕其重点工作进行。事业单位不仅要了解档案管理工作的服务型与辅助性特征，同时也要了解到档案管理工作对于失业单位发展所带来的价值与作用。以事业单位内部的角度分析，档案管理工作不单单能服务于事业单位的精神建设和政治建设，而且也能够作为事业单位发展决策的参考性内容。以外部的角度分析，档案管理工作又能产生宣传以及对外咨询的资料，为事业单位的发展提供可靠的信息支持。由此得知，事业单位中心工作中档案管理工作也能发挥出显著的支持效果，因此在档案管理工作期间也要予以高度的认可和重视，并为其提供必要的工作支持。档案管理人员也需要顺应时代的发展，具有创新意识和责任意识，树立大局观来推动档案管理以及事业单位中心工作的开展[2]。

（三）提高档案管理的信息化水平

在当下科学技术快速发展的背景下，信息技术在各个领域都有渗透，并且也取得了显著的收效。信息技术能够为人们的工作和生活带来便利，而事业单位的档案管理工作也是如此。档案管理信息化建设需要立足于自身的工作性质，在事业单位发展计划的条件下科学落实档案管理信息化建设，通过数字化的档案管理手段提高档案管理工作的开展效率，这对于管理人员也具有一定要求，需要掌握先进的信息技术，并处理好网站管理工作，此外还要加强网络技术的运用以及设备维护等，运用先进的信息技术支持档案管理工作的开展。

（四）更新档案管理设施

事业单位需要积极引进先进技术来推动档案管理工作的长远发展，同时也需要不断更新档案管理设施，为档案管理信息化建设提供必要的支持。在设施更新期间，事业单位需要提供必要的资金支持，保证设施更新能够落到实处，这在档案信息的整合以及修改等方面都具有重大作用。建立档案信息管理体系，将动态化的信息收录到计算机系统，多个部门相互联动，实现信息的共享。也要合理应用现代存储技术，拓展档案存储空间，如网盘或移动硬盘等，能够避免电子档案丢失等问题。此外，事业单位还要重点做好档案风险防控工作，档案管理人员需要严格遵循安全管理规范，若发现档案安全风险时需要及时启动应急预案，避免档案信息丢失，还要与当地政府建立联系，推助档案管理的现代化发展，制定合理的管理创新路径，改进档案管理机制，使得档案管理效力不断提升[3]。

结束语：近年来，随着信息技术的快速发展，事业单位档案管理工作也将会向着信息化智能化的方向发展，技术创新也成为了档案管理发展中的重点项目。因此事业单位需要进一步提高档案管理的重视性，在推动档案管理信息化建设的同时完善其管理制度，从根本上解决档案管理现存的不足和问题，提高档案管理工作的开展质量。

参考文献：

[1]张兴蕊.事业单位文件档案管理要点探究[J].信息化建设，2015（11）：256.

[2]万欣.事业单位档案管理工作中存在的问题与解决措施[J].科技创新导报，2016，13（24）：128+130.

[3]韩馨叶.事业单位档案管理工作优化途径探索[J].产业与科技论坛，2013，12（09）：217-218.