大数据时代学校档案优化管理路径探讨

栗纪兰

摘要：在現代社会，学校档案管理工作是一项非常复杂繁琐的工作，深受技术等因素影响，而随着大数据技术的发展和应用，学校档案管理工作变得更加简单易于操作，但是不可否认的是大数据技术的发展也为档案的管理带来了一些挑战和难题，而本文便结合时代背景来对学校档案管理工作中存在的挑战和问题做出了分析与探讨，争取得出优化学校档案管理的方法。

关键词：大数据;学校档案;管理;优化;数据信息

在当今大数据技术日益发展和广泛应用的时代背景下，各行各业必然会现随着时代的发展引入该技术，推动行业向着更加科学合理的现代化的方向发展。而对于学校来说，学校的档案管理工作的开展是非常复杂的，特殊教育学校的档案里工作更是繁琐，所以引入大数据技术是学校提高管理效率的有效举措，毕竟，科学技术可以推动档案管理工作更加便捷高效，给管理工作的开展带来新的活力，使得传统的麻烦的工作操作的局面变得简单。而且大数据技术的应用更是有利于相关人员做好数据的分类与整理工作，进而帮助学校更好地掌握学生在生活上和学习上的具体情况。

一、大数据时代学校档案管理工作的具体情况分析

大数据技术在学校档案管理工作中的应用优势除了可以处理大量的数据信息之外，还表现在处理速度与数据价值挖掘能力等方面，具体可以将这些优势总结为数据类型多且信息含量以及高速时效性等几个特点。而特殊学校的档案管理工作的开展，档案的种类和数量必然是非常丰富，数量是非常庞大的，而无纸化和电子化档案也随着科学技术的进步逐渐增加，档案管理工作也越发复杂繁琐。学校档案的服务功能也必然会在大数据技术的支持下，向着深层次挖掘，为学校的教育资源和师生的管理提供更好的服务。互联网平台的构建必然会促使学校实现档案共享，从而帮助人们更好地享受信息资源的检索服务，满足学校信息用户的多层次广范围的使用需求。

二、学校应用大数据技术开展档案管理工作时所面临的挑战

在现代阶段，大数据技术的应用无疑可以帮助学校以更为丰富的形式和手段来完成档案的管理工作，而学校信息用户对于信息档案的需求也会越来越多，档案管理工作的难度和复杂程度也会越来越大，所以大数据时代虽然改善了传统的档案管理工作的繁琐与复杂的步骤，但是依然面临着诸多的挑战。

第一，海量的数据与信息的存储以及应用，给档案的管理工作带来了极大的麻烦。在信息数据共享的现阶段，学校的信息用户对于数据的要求是数据信息必须要全面的完善的，而且能够即时获取的，针对这一要求学校档案馆也必须及时的提供相应的信息，这些无疑都会给学校档案管理工作带来更大的挑战。

第二，学校档案的加工方式也深受当今时代大数据技术的影响，远比传统的人工识别方式更加便捷高效，而现阶段海量的信息数据与复杂多样的形式与种类，无疑都显示出依靠传统人工识别的方式开展档案加工工作是不符合实际的。

三、学校应用大数据技术开展档案管理工作时存在的阻碍因素

其一，学校档案管理工作在开展过程中，管理人员的管理理念对于管理工作开展的效率和质量是有着决定性影响作用的。在现阶段，虽然大数据技术被引用到档案管理工作中，但是如果管理人员的管理思想没有得到及时的转变和更新的话，也必然会影响到档案信息数据的管理效率，不能够满足当今时代学校信息用户的要求。根据上述所提到的大数据时代的学校档案管理工作的开展，是需要根据新时代信息用户到新的要求来提升档案收集和转化效率，提高信息处理的速度的要求。如果档案管理人员仍然延续着传统的管理思想的话，就必然无法实现这一要求，毕竟管理者对于档案管理是缺乏系统的认知的，所采用的管理方法也仍然停留在传统的理念上。

其二，在新的时代，人们对于学校档案管理工作必然会提出新的要求，而这一要求则需要学校有着充足的软硬件设施作为支撑，但是有些学校却因为经费的问题和办学层次的影响，导致档案管理信息化软硬件设施等的投入不足，最终影响到大数据和互联网的应用效果。在实际生活中，学校基本上还是采用纸质化的档案媒介，管理起来极为复杂而且需要耗费大量的人力和管理资源等，对信息的查阅和获取意识缺乏灵动性，管理效率极低，严重影响到校园信息用户对于信息的获取和查阅的效率与质量，而有些应用软件的功能和共享性以及数据的完整性等都达不到相关的要求，致使学校的档案管理服务工作效果极差。而且，在现实生活中，有许多学校的档案管理工作的服务形式是非常单一的，很难满足学校信息用户对于信息服务的要求。

四、大数据时代推动学校档案管理工作效率和服务质量得到提高的方案策略

首先，对以上提到的影响学校档案管理工作效率和信息服务质量的不利因素进行分析，推动学校档案管理优化的方案策略之一便是要及时的更新管理理念，在当今时代，档案管理工作的开展是必须要适应时代的潮流引入先进的互联网技术，推动档案管理工作向着数字化的方向发展，而管理人员则要及时的更新管理理念，具备互联网和信息化的管理思维，推动档案管理工作能够在新的形式下实现规范化和效率化的管理，而且管理人员要以大数据意识为基础，改善传统的强调档案信息私密性的思想观念，提升对档案数据信息共享的意识。而且档案管理人员还要认识到档案管理工作的开展，所针对的档案需求者应是所有的社会公正，而不是仅仅想到校园内部的信息用户。

其次，在信息时代，随着技术的更新和应用信息数据的共享，信息收集资源的途径的拓展，必然会使得学校档案管理工作人员处理更多的数据和信息。在这一情况下，学校就必须要加强基础建设，使得档案管理工作中所使用的软硬件设施，以及相关的档案管理系统等达到相关的要求，而加强基础建设就必须要求学校加大软硬件设施的投入力度，推动档案管理系统软硬件能够及时的得到更新和升级，提高数据管理的效率。再者，学校档案管理工作的开展还必须要加强信息安全建设，并利用水印技术和防火墙技术以及信息加密技术等对档案信息版权和私密性进行保护，避免信息泄露。除此之外，还可以通过强化系统用户访问权限的管理来避免学校的档案信息的泄露。

最后，档案管理工作的开展必须要与时俱进，这样才能够不断优化学校档案管理，提高档案管理的效率和质量。而做到这些，就必须要求档案管理部门重视新技术的应用，及时地推动技术更新满足档案管理工作的需求，相关档案管理人员就必须要提高创新思维将新技术及时的科学合理的应用到档案管理工作之中，推动档案管理效率达到提高。再者，学校档案部门也可以通过引入第三方构建学校档案信息数据云服务，对数据资源的潜在价值进行深度挖掘，如智慧校园和数字校园等的建设便可以提高学校档案数据档案分析与收集能力，推动校园档案管理服务水平得到提高。

五、结语

在现代社会，学校档案管理工作优化是当今时代教育发展的必然趋势，所以针对于这一情况，学校必须要探索出最为适合的学校档案管理方法，适应当今教育发展的新形势，促使学校的档案管理工作能够满足学校信息用户的要求，而且学校的档案管理人员也要积极的解决当今时代大数据技术发展和应用给学校档案管理工作带来的挑战与问题，提升档案的管理效率。

参考文献：

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