浅析现代基层企业档案管理工作

宗成喜

摘要：随着现代化技术的不断发展，基层企业的档案管理工作也已经逐渐实现信息化发展趋势，在进行档案管理的过程中也逐渐面临着各种机遇和挑战，在这种社会环境中如何让实现更好的档案管理是企业档案管理人员应该思考的一个问题。进行档案管理工作是基层企业进行企业生产和经营的一项基本工作，能够在很大程度上决定了企业发展和决策提出的科学性，虽然在进行基层企业档案管理的规模相对与其他档案馆是比较小的，但是由于涉及到的行业专业性比较强，也需要专门并且比较稳定的管理人员，本文是对现代基层企业档案管理工作进行分析。

关键词：浅析;现代基层企业;档案管理工作

一、企业档案管理的特点

档案主要是各种单位和组织在社会实践活动中形成的各种相关信息资料，其中主要是包括了文字、图像和图片等多种记录方式，不仅能够体现企业的基本过程，也在经济发展中起着非常重要的作用。在企业中进行档案管理工作时其实是一种信息的储存，将这时的情况通过记录的方式进行保存，在在企业中进行档案管理工作能够将企业的发展史、重大的事件、经营情况以及财务情况等进行真实的记录，进行记录的方式主要是由纸质或电子版的形式，甚至可以说，企业的档案对于企业的发展来说是一个隐形的资产，所以在进行企业管理的过程中保障档案的真实、合理是非常重要的。在传统的企业档案管理的记录主要是依靠手工 内容涉及到的也主要是平常工作相关事项，在传统档案管理中的最初目的是为了后期的信息查阅的便利性，但是随着新时期经济和信息技术的不断发展， 企业档案管理工作方式也从传统的手工记录逐渐为信息化的记录管理。在信息化的档案管理更节省空间， 并且方便保存， 不容易受到外就安静的干扰并保障了后期查询的便利性。

二、企业基层档案的管理体制和模式

企业档案的管理机制主要是指企业在进行档案管理工作中的制度和形式，主要是分为外部管理体制和内部管理体制，内部管理体制主要是指企业档案管理中存在的领导与员工之间的管理形式，而外部管理体制主要是相关档案管理机关以及主管机关对于企业档案的指导和领导关系。在企业的内部档案管理体制中主要是分为四种模式：统一领导分级管理模式，也是现在大多数企业都在应用的管理模式，主要是在整个企业的档案管理中实行统一的制度监督管理，各个子公司也要按照本部的制度进行档案管理工作;档案专业化管理模式专业化的管理模式就是指企业对于各个方面的方案管理主要是又一个专门的单位进行统一的管理，能够实现跨公司的管理;文献综合管理模式，主要是指企业内部和外部的文件和图书等由统一的领导进行管理;档案家族式管理模式，主要是应用在大部分私营企业中，在这种管理模式中没有专门的管理体制和管理人员，档案的管理主要是由家族的内部人员进行管理，其中包括订货单、合同以及会计档案等。

企业档案的管理模式的实施主要是为了达到对档案的完整保存和科学性管理，企业档案管理模式主要有三个特征：综合性，主要是指在企业档案管理工作中不是一个独立的概念，在管理的过程中涉及到了企业的很多方面，并且在进行模式选择的过程方面也会受到企业技术水平和企业管理体制等多反面的影响;动态性主要是只随着市场经济的不断发展，企业在不同的阶段会应用不同的管理模式;多元性主要是指不同的企业类型以及地区都会有不同特色的档案管理模式，所以在进行档案管理的过程中不能够执着于对某一种模式的套用，而是要选择合适的管理模式。

三、现代企业档案管理中纸质档案与电子档案并存的重要性

随着信息技术的不断发展，我们已经逐渐实现了信息化的档案管理，信息化档案原理主要是指利用先进的信息技术来实现高效的档案信息管理，包括档案管理中信息的采集、整理以及归纳等环节。在基层企业管理中进行信息化的档案管理还能够在一定程度上加大资源共享范围，充分利用互联网技术也能够为档案管理工作提供充分的便利。但是对于基层企业的档案管理来说，不能紧紧依靠电子档案或者纸质档案的发展，要充分实现两者的融合使用。

对于很多的基层企业来说，纸质档案的发展是比较完善的，电子档案的发展正在初期阶段，纸质档案与电子档案所采用的载体是不同的，所以两者在具有相同特点又具有本身的特点，在目前的发展现状中要想实现企业档案管理工作更好的发展就要将两者进行有机融合，使纸质档案和电子档案能够更好地发挥其特点。

电子档案和纸制档案的优缺点：电子档案的载体是网络信息技术，所以在储存上面有很大的优势，不仅能够较长时间储存，并且相对于纸质档案来说储存数量比较大，还能够能在很大程度上保障档案的完整性，对于后期的检索来说是非常方面的，能够轻松的在大量档案中找到需要的东西并且能够重复使用，但是电子档案也有一些缺陷，因为是利用信息技术为载体，所以在电子档案的使用过程中容易受到病毒的感染，所以在使用的安全上不能够超过纸质档案;纸质档案，也就是以纸为文件载体，在安全性方面有较大的优势，并且也能够在很大程度上保持档案的真实性，但是在纸质档案的使用过程中经常会出现不易保存的缺点，同时纸制档案使用过程中存在检索困难等现象，不管是在空间还是在时间上都会受到很大的限制。

四、馆藏会计档案的重要性

在基層企业中进行馆藏会计档案管理主要是由以下几个特点：载体要求较高，企业会计档案管理主要是包括纸本的会计凭证、凭证附件、账簿、工资发放、凭证附件、账簿、等为主要的工作重点，但是在进行保存的时候需要占用大量的储存空间，并且在调阅、管理、共享时非常复杂，会耗费大量的人力与时间，在尽心管理的过程中采用信息化技术能够有效的解决这些问题;容易受破坏，在企业进行会计档案信息化管理的过程中，因为会计的电子化信息和数字化信息管理模式，很容易受破坏，破坏的主要方式为人为破坏：企业会计档案在进行管理的过程中会计档案信息容易遭到人工的拷贝和更改、计算机病毒破坏、伪造会计档案等，这些破坏现象不仅会影响到会计档案信息的安全性，也在很大程度上威胁到了会计档案的真实可靠性;内容较为丰富，会计档案在内容上能够涉及到很多方面，所以在管理过程中使用信息化技术能够有效的保存多样的会计档案，如：报销凭证、记账薄、会计报表、财务核算表等;共享与利用，在进行企业会计档案管理的过程中应用计算机技术能够有效的实现会计档案信息化的共享性以及利用率的提高，利用信息化管理技术能够将档案信息进行分类和整合，极大的方便了后期会计档案的调用与保存，案进行数字化。

在企业会计档案管理方面对于员工工资报表的保存，很多企业对于70建立到至今五十年来的职工工资报表的保存是非常完整的，利用信息化技术来对这些数据进行处理能够有效的将这些数据信息化不进有利于档案的保存管理，还有助于之后的搜索查找，能够为今后员工退休管理提供全方位的服务。就目前的管理现状来说， 会计档案管理在目前根本不能完成预期目的，所以相关管理者要严格落实计算机的授权、审查机制，充分做好安全保密工作，尽可能的避免不法者恶意篡改信息， 并定期检查计算机系统， 防止病毒的攻击。

结语

综上所述，我们已经充分的了解了企业进行档案管理的重要性以及利用信息技术进行改革的方式和优势，所以我们在今后的档案管理中应该充分利用现代化管理技术来促进其可持续发展。

参考文献：

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[3]刘玥，吴园园.大数据时代对档案管理发展的思考[J].科技资讯，2019，17（04）：117+120.