事业单位档案管理及服务效率提升策略

乐琼

摘要：事业单位档案管理包含单位历史发展的相关内容，同时也涵盖不少重要理论与实践教育的信息资料，能够为事业单位制定决策和优化单位管理提供重要保障。由此可见，事业单位档案有着极大的开发利用价值，做好档案管理是事业单位管理现代化和创新性发展的重要保证。所以事业单位在管理创新工作的实施当中，要高度重视档案管理工作，并把提高档案管理服务效率作为重要工作内容，变革传统的档案管理理论与方法，改变过去消极被动的服务观念，用积极主动的服务和高效率与高质量的服务适应时代新要求。本文着重就事业单位档案管理及其服务效率提升的策略进行研究，推动档案服务的优化开展。

关键词：事业单位;档案管理;服务效率;提升策略

一、事业单位档案管理与服务效率提升策略

（一）改革档案管理服务理念。

伴随时代的发展和社会环境的变迁，以人为本的服务观念开始在各个行业与领域传播推广。事业单位是社会生活当中不可缺少的构成部分，要在日常工作当中，秉持以人为本理念，并将该理念作为管理与服务工作的基础，档案管理更是如此。以人为本的管理服务关键要求单位要提高对档案管理人员的重视程度，在认识岗位价值的同时，提升档案管理人员的地位。事业单位管理者与单位领导不单单要重视和档案管理者进行密切的互动沟通，掌握企业职业发展规划和心理情感，同时还需要给予他们更多的肯定，配合各项工作的完成，维护档案管理服务工作的实施秩序，以便从整体上提高档案管理服务效率，并让广大管理人员获得真正意义上的成就感与归属感。

（二）运用现代科技创新服务。

伴随现代信息技术的发展，各行各业的工作效率得到提高。事业单位档案管理工作的实施要在质量以及服务效率方面获得突破，也需要与时俱进，加强对现代技术手段与现代管理方法的运用，在此基础上，打造创新型的管理服务模式。过去的档案管理类别繁多，细节繁琐，信息查找耗时长，且容易出现不同程度的失误，也会增加管理服务的成本。面对这样的情况，事业单位在档案管理服务当中要加大先进设备设施投入力度，完善信息化档案管理系统和管理平台。该平台在建设和运行当中需要配备科学化的管理软件与安全性强的防火墙，维护信息安全真实，助推档案管理信息化与一体化建设。比如，可以在开展事业单位档案管理过程中有效利用数字化技术，对传统档案信息存储、检索与查阅等相关档案管理工作内容进行彻底改变和优化。基于数字化技术应用的档案管理系统可以从根本上提升事业单位档案管理的有效性，但是必须要确保档案管理软件设备与硬件的质量，保证各级事业单位可以选择符合本事业单位档案管理工作的信息化管理技术与数字化技术，力求可以持续完善事业单位的数字化档案管理系统，提升其检索和利用档案资源的效率，同时也可以增强档案管理系统同其他相关系统之间的兼容性，如可以在共享档案资料的过程中做到有效互补，不断提升事业单位档案管理工作的有效性。

（三）有效健全档案管理制度。

健全档案管理与服务制度是事业单位面对档案管理当中新要求和新内容的重要措施，而促进管理制度完善发展的一个重要手段就是构建健全的奖惩机制。个人潜能是无限的，通过运用科学化的激励机制可以带来持久动力，促进广大工作人员发挥才能，提升服务效率与热情。结合当前以人为本的思想观念，事业单位需要在档案管理环节设置激励制度，充分考量管理人员的个性特征与职业追求，构建明确合理的考核评价指标。针对表现优异的管理人员，需要在物质与精神层面给予鼓励，强化其责任意识与使命感。同时还需要不断完善惩罚机制，让他们能够把握自身职责，提高责任意识，促进档案管理服务效率综合提升。

（四）优化档案管理人员配置。

事业单位档案管理与服务工作的开展离不开优秀的人才，所以事业单位需要将人才培育和人员配置作为一项重要的工作内容，尤其是要注意设置专职人员，聘用专业素质过硬的人才，做好人员管理与培训，提升档案管理者的整体素质。在人才选拔阶段，需要考量其职业规划与专业素质，同时评估其职业道德素养，保证其能够在今后的相关工作当中认真负责。对档案管理者进行专业培训，有助于丰富他们的知识和经验，提高业务素质，保证服务水平。培训工作需要贯穿他们职业生涯的全过程，使其能够适应日新月异的环境和档案管理服务的创新需求，始终能够在知识和技术的更新当中体现出极大的竞争力。此外，要注意提升档案管理人员的信息化管理综合素质，具体可以采取外部先进档案管理人才引入或内部档案管理人才培训等方式，逐步提升档案管理人员的整体档案管理能力。比如，事业单位可以结合档案管理人员的档案管理现况等，定期开展档案管理人员教育培训活动，期间要重点将档案管理方面的一些新技术、档案管理系统新功能以及一些新型的档案管理理念等传授给员工，加强档案管理人员之间的沟通和交流，力求可以全面提升档案管理人员的职业素养，保证可以为档案管理工作的高效开展做好铺垫。

（五）加快健全档案管理体系。

档案管理工作本身是一项系统、专业的工作，其中涉及档案信息录入、索引、存档、调度等众多环节，增加了整个事业单位档案管理工作的难度。为了更好地提升事业单位档案管理工作的质量，必须要注意加快建立与健全档案管理工作的体系，保证各项档案管理工作完善性的同时，使它们可以高效、有序开展。基于当前事业单位档案管理工作的实际需求，可以针对性建立与健全奖惩责任制度、监督管理制度、行为规范制度等，对相关的员工工作行为进行持续优化，尤其要注重对工作环境和档案管理人员的职业发展通道进行持续改进和优化，力求持续激发档案管理人员工作的热情，提升档案管理的质量。

二、结语

总之，随着时代的发展与变迁，特别是伴随大数据时代的来临，不仅提高了对数据处理的要求，还给如今的知识管理体系建设提出了更高要求。档案管理和服务工作获得了越来越多人的重视，而在事业单位的实际工作当中，档案管理并非只是对于职员档案信息的简单管理研究，还需要根据目前社会发展现状与环境背景，不断提升档案管理效果以及服务效率，促进档案管理与服务的完善化发展。对此，事业单位要改变档案管理理念，提高对现代化环境的适应能力，同时注意革新档案管理与服务方法，体现出档案管理的价值。

参考文献：

[1]王珊珊.浅谈公立医院档案管理人才队伍培养[J].档案天地，2018（6）：40-41.

[2]范曉燕.加强事业单位档案管理专业人才培养的思考[J].内江科技，2018，39（1）：11，61.