档案大数据服务企业发展问题研究

李郑实

摘要：进入新时代，信息技术的快速发展引发了大数据的迅猛增长，大数据已成为国家一种重要的战略性资源。档案作为我国重要信息资源的一部分，同样需要更好地开发、利用。在当前先进信息技术加速发展的大背景下，要充分利用大数据技术，大力推动企业档案资源开发，使档案资源更好地发挥支持企业决策、管控、创新、提升的作用，助推企业稳步发展。

关键词：档案;大数据;企业发展;研究

一、档案数据资源对企业发展的重要战略意义

目前，我们所处的时代，是一个大规模产生、分享和应用数据的时代。信息掌握的多寡成为企业竞争力的重要标志。管理好、利用好企业档案数据资源，对于提升工作效率和质量、促进企业改革发展具有十分重要的战略意义。

（一）档案数据资源是企业转型升级的动力引擎

转型升级是一个企业迈向更具获利能力的资本和技术密集型经济领域的过程。企业升级不仅包括产品升级、功能升级、质量升级、过程升级，还包括产业链、价值链的升级。结合企业实际，用创新的方式来解决影响企业转型升级中的主要矛盾，做强、做优、做大企业。很多企业在发展的过程中，积累了大量档案资源数据，这些数据包含企业发展历程、竞争态势、市场分布、发展趋势、人力资源、科技研发、管理信息、客户资源等，所有这些，对企业可持续发展具有不可替代的作用。通过充分利用大数据技术对海量的档案数据资源的广泛搜集、深度挖掘、归纳分析和开发利用，对于企业制定发展战略、重构商业模式、优化生产流程、完善产品设计、把握竞争优势、抢占市场先机、实现精细管理等提供基础支撑，助力企业转型升级具有重要的战略意义。

（二）档案数据资源是企业精益管控的重要支撑

企业管控模式是指企业为实现其经营目标而组织资源、开展经营生产活动的基本框架和方式。随着互联网的日益普及，将极大地改变社会生产方式，传统的的企业生产模式、管理模式面临诸多挑战。以更加民主、更加扁平、更加灵活、更加高效、更加前瞻为特点的管理模式日益为现代企业所青睐。通过对档案数据资源的开发，对于企业管控模式的重塑有着非常重要的影响。随着现代信息化技术和档案管理实践的发展，企业档案的概念已从传统的公函文件、文书音像资料等，已经转变为企业生产经营管理过程中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、图像、音 频、视频等不同形式的历史信息记录。因此，有效开发利用档案数据资源将对企业决策、运营管控、市场竞争、效益效率、文化传承、转型升级、可持续发展等都起到至关重要的作用。

（三）档案资源数据是企业文化建设的重要载体和依据

档案资源数据伴随着企业的生产经营活动而形成，详细记录了企业的发展历程，真实再现了企业生产、经营和管理的方方面面。这些档案资源数据是企业文化建设的载体和依据，对企业文化建设具有重要的借鉴和参考作用。通过这些数据，可以全面掌握企业历史和现状各方面的情况，从中总结出本企业特点及历史发展规律，把历史传统中的积极因素加以提炼升华，使企业文化得到不断发展。通过对企业档案资源数据的开发利用，编写企业发展史、企业大事记等，进行文艺创作，不断完善企业规章制度、岗位职责，帮助员工熟悉了解企业发展的历史，丰富员工的文化生活，增强使命感和自豪感，规范、引导员工的行为，提高员工的文明程度，促使广大职工依法管理和经营，不断提高企业管理水平，促进企业发展。

二、企业档案数据资源开发存在的问题

（一）档案数据资源意识还较为淡薄

一是思想认识模糊。部分企业没有把档案数据资源开发利用放到企业可持续发展的战略高度加以认识，存在“重归档，轻利用”的模糊认识。二是实际重视不够。少数企业没有认识到档案数据资源在信息化时代的实用价值，认为档案工作只是收集过时的文件材料，投入人力、物力、财力去管理，出不了政绩，是得不偿失的事情。三是缺乏主观能动性。重形式轻内容，重晋级轻效能，晋升档案管理级别大多是为了应付上级检查考评，没有真正从对历史负责、对企业负责的高度去做好档案管理工作。

（二）档案数据资源管理较为落后

一是管理方式陈旧。当前企业档案数据资源管理以手工管理为主，较少运用现代化管理手段，致使档案管理质量较低，查找速度慢，使用效率低。二是资金保障不到位。基层企业办公经费紧缺，用于档案收集、整理和保管的资金投入不足，在很大程度上影响了档案管理工作的正常开展。

（三）档案数据资源管理与服务还存在脱节现象

一是档案数据资源门类不够丰富。有的企业只注重文书档案的收集，而忽视声像、实物档案以及与企业业务有关的资料的收集，影响了企业档案数据资源的系统性和完整性。二是档案资源数据个别流失。由于历史的或保管不善等原因，一些重要的档案资料损毁、丢失。三是重保管轻利用。一些基层企业在工作中，忽视了档案资料的作用，不愿或不习惯通过档案资料为企业战略发展、为企业管理提供服务，以此来提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息资源闲置。

三、有效开发档案数据资源，服务企业发展的对策建议

档案数据覆盖了企业经营活动的所有内容，是最基本、最全面的信息资源。对档案数据资源海量数据进行分类、分析，使“死档案”变为“活信息”，为企业生产经营提供多角度、全方位、有价值的服务，才能使档案资源转化为现实生产力。

（一）要以数据资源开发利用为核心推动档案管理转型

一是由传统管理向信息管理转型。传统的档案管理方式已不能适应大数据发展要求，档案管理信息化已成为时代必然。档案信息化管理，要通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，经系统加工和网络传输后，实现档案信息资源的合理配置和有效利用，最终实现档案信息资源共享。二是由封闭向开放转型。大数据时代，档案工作要根植于企业发展、服务于企业发展，才能有广阔的发展空间，走向真正意义上的现代化。三是由保管向服务转型。从被动保管到主动服务，从档案保管到信息数据资源利用，是档案工作实现转型的必由之路。档案部门要增强主动性，提高档案信息化管理水平，尽快完成由保管到服务的转变。

（二）要充分利用大数据技术，推动档案数据资源开发利用工作创新

大数据时代的到来，使数据成了重要的生产因素。企业档案作为企业生存发展的客观记录，是企业数据的基础，具有不可估量的时代价值。在企业科技化、信息化、现代化的道路上，如何整理、筛选档案的大数据，使其进一步发挥数据基石的作用，延伸企业发展空间、拓展企业发展方向，对于企业尤为重要。以信息化为手段，不断提升档案管理水平。提升档案管理信息化水平，建立有效的文件档案管理信息系统是前提。为此要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案管理工作的需要;其次，依据文件处理流程，进行档案信息化系统软件功能设计;再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。同时，要加快构建具备档案资源数字化、信息釆集标准化、信息存储安全化、信息服务网络化等特点的立体式企业数字档案馆建设。

（三）要以大数据为统领，推动档案数据资源深度挖掘利用

档案工作的传统业务要向档案资源的深度挖掘、综合分析方向转移。只有不断提升企业档案资源深度挖掘与综合分析能力，才能更好地服务于企业发展大局。要积极运用计算机技术、缩微复制技术、光盘技术等现代先进技术的发展，为档案信息的存贮、管理和利用提供新的设备和手段。总之，在大数据环境下，要通过對档案资源的深度挖掘、综合分析，真正使档案资源成为企业最珍贵的资源、最宝贵的财富，成为推动企业可持续发展的不竭动力和源泉。