浅议党校档案管理信息化

摘要：党校档案是党校办学实践和教学科研中总结的精华，党校的档案管理是一项具有政策性、机密性和专业性的工作，对党校的发展和建设也有着重要的历史意义。本文根据党校信息化档案管理特点，重点阐述了党校信息化档案管理出现的问题和加强党校信息化档案管理的有效途径。

关键词：党校;信息化;档案管理

党校档案一方面它记录了学校历史发展的轨迹，同时也是学校教学、科研、管理等各方面工作的长期积累，是党校历史发展的结晶。伴随着当今世界信息技术的迅猛发展，以及电子政务的逐步推进，党校档案管理工作面临着新的挑战，在新形势下，党校档案工作必须紧跟我国经济社会发展步伐，并与党校教学、科研同步建设与发展。党校的档案管理应该与信息化相结合，加强档案管理的现代化建设。

一、党校档案管理信息化存在的问题

1、缺乏专业性的技术人员。

如何加强党校的信息化档案管理是一项十分重要的问题，所以要想更加有效地对党校信息化进行建设，专业性的技术人员是必不可少的。而现在，我国各级党校在信息化档案管理方面缺乏专业的技术人员，这对党校进行信息化档案管理是十分不利的，所以应该对信息化档案管理人员提出更高的要求，即要求信息工作部门的人员必须具备一定的计算机理论知识和网络知识，并且能够熟练地掌握计算机操作和会使用专用性较强的软件，熟练地利用计算机进行资料的收集、整理等工作。这样的专业性人才可以对档案文献的资料做到更好的收集和整理，并且可以使档案管理的质量提升，更利于档案的保管和使用。

2、档案文献资料收集不全。

在党校进行科研和教学时，档案管理人员应该对需要进行归档的资料进行收集，这一项工作是十分重要的，因为如果没有了文件资料的收集也就没有了档案，而资料收集得是否完全也直接对档案工作的管理起着重要影响，即文件资料

收集不全，就会使之后的整理工作无法顺利进行，以及档案在利用的过程中起不到实际的效果，这会使档案的管理工作大打折扣，所以，学会利用信息化的档案管理是十分必要的，这样可以利用现代的计算机和软件来进行文件资料的传递和备份，减少部分文件的丢失，保证档案文献资料的齐全，方便档案管理人员的管理。

3、管理设施落后。

现在还有一部分基层党校档案管理设施落后，因为处在经济不发达地区，所以他们的档案管理设施十分落后，档案室的环境不佳，设施不完备，对档案的长期保存和管理十分不利，所以，应该对这部分还没有重视起档案管理的党校进行交流，并对想要而没办法引进设备的党校进行大量支持。因为党校档案管理的重要性不仅仅只针对本党校，对社会的发展也起着十分重要的作用，所以要使这小部分党校认识到档案管理的重要性和必要性，并对信息化管理重视起来。

4、档案管理的制度不够完善。

在进行信息化档案管理时，首先要制定档案管理的具体制度，因为制度是实施管理的关键环节，有了明确的制度可以提高档案管理的质量。所以在这一制度里要明确地提到归档的各项要求（时间、完整度、数量等）和对档案管理者具体的奖惩措施，这样可以使档案管理更加具有规范性，防止缺乏档案管理制度所引起的收集、分类、整理等工作混乱的状态。

二、加强党校信息化档案管理的有效途径

1、加快信息化档案管理的建设。

大部分党校都已经采用了信息化档案管理，但并没有实现完全的信息化档案管理，其中仍然保留着传统的档案管理方式，即利用纸张、照片、录像等，手工操作进行档案的收集、整理、编目等，所以应该加快现代化的档案管理，引进现代化的管理技术和机械设备。要想加强党校的信息化档案管理，其中一条有效途径就必须是加快信息化的建设，在引进设备的同时，吸收具有专业性的现代化档案管理人员也是十分重要的，他们作为现代化的主力军可以带动老的档案管理人员，让他们能够早日跟上现代化的信息化档案管理。现代技术促进了档案管理的发展，使实体档案管理变为了信息资源管理，信息化的档案资源是可以进行重复利用的，它大大地弥补了实体檔案的不足。所以我们应该加快信息化档案管理建设的步伐。

2、搞好总体规划，建立党校信息化档案管理系统。

对于党校信息化档案管理我们要先建立起具有党校特色的实用价值的数据仓库，合理地开发新型资源：对档案的管理我们要进行合理的设计，动员各方面的力量，统一进行规划，分别存储并进行高度共享和协同开发，构建统一的党校信息化档案管理，有利于对档案进行管理，例如，可以对应用服务进行整合，为各类需要信息的用户和想要查看档案的用户提供一个统一的信息服务综合人口，并且可以让想要浏览党校档案的人能够统一进行浏览，这样可以方便对档案进行管理，如果发现意外情况也可得到及时的处理。实现党校档案管理要先建起党校信息档案管理系统，首先要改进和规范计算机系统下的档案管理的工作流程，然后，设计属于自己党校的专门的档案管理系统，并且还要建立起完善的内部控制制度。并且我们也应该保证电子档案的安全，所以要设置防火墙，防止黑客的入侵，保证电子文档的真实性和法律效应。从上述可以看出建立党校档案管理系统对党校的档案起到了保护的作用，所以，在进行信息化的档案管理时建立起档案管理系统也是信息化档案管理的关键途径。

3、提高党校信息化档案管理人员的素质。

党校信息化档案管理是随着科技水平发展起来的现代管理制度，所以其档案管理人员也应该要具备高素质，党校档案管理工作本就是一项需要具备多元化知识的人才能胜任的工作，并且档案管理人员能力的高低也直接地影响了档案管理的水平，所以信息化的档案管理工作者更是要具有高素质，首先，党校信息化档案管理人员要具备多元化的知识结构，因为现代的科学成果中包含了大量的学科知识，例如，数学、生物学、科技等等，它们对档案的管理都十分重要，并且信息化档案管理人员也需要具备专业知识，这样才可以在工作中熟练操作，得心应手。随着科学技术的不断发展，档案管理人员也需要不断的丰富自己，提高自身的能力和素质，并且还要注意引进丰富地专业知识和实际经验。这样的专业性党校档案管理人员组成的高品质档案管理人员，可以为党校创作更多的收益，促进党校的快速发展。提高党校信档案人员的素质和水平直接促进了党校信息化档案管理的发展。

4、重视硬件设施，提高设备的利用效率。

现在是一个信息化的时代，而硬件建设是信息化的基础建设，所以，各市级党校都对其硬件建设十分重视。要想加强党校信息化档案管理，首先最重要的一条途径就是加强各党校的硬件设施，并且提供设备的利用效率，据材料显示，各党校在近几年中不断地强化投入硬件设施，从几十万的投入现已达到了上百万，并且已经初步建成了党校教学的硬件平台。在重视硬件的基础上提高设备的利用效率也是十分必要的，目前，大部分党校都是一台机器执行一个任务，一款软件配一台电脑，这样的配置显然是严重地浪费了硬件资源。所以要想加强党校信息化档案管理必须要提高设备的利用效率，要把硬件设施合理地进行组合利用，适当增加电脑软件在电脑里的应用，从而提高硬件设备的利用效率，要想提高设备效率还应该对硬件使用实施具体的量化标准，建立起对硬件设备使用和管理的专门管理制度，重视更新和维护与信息资源之间的开发利用，防止使用绩效不高造成的硬件设备资源闲置的现象。

5、党校领导的重视和投入。要想提高党校的信息化档案管理建设最为重要的一点就是党校领导的重视和投入，如果党校的领导没有看到信息化快速发展这一趋势和信息化帶来的优点，可能就不会进行信息化的档案管理，所以党校领导的重视和投入对其发展十分重要，也是党校信息化档案管理得到加强的有效途径。我们现在正处于信息化的时代，党校作为我国基层干部教育培训的重要基地，必须要加快信息化档案管理的建设，并且建立健全适应现代化档案管理的基础设施，以便更好地为我国基层干部的教育培训打好基础。所以党校领导在近些年不断地加大信息化档案管理的建设，以达到促进党校信息化档案管理建设的目的。

随着科学技术的进步和信息化时代的快速发展，信息化的档案管理已经成为各党校发展的重点，如何加强各党校的信息化档案管理建设，其有效途径是什么已然成为党校关注的焦点，所以要充分地加强信息化档案管理的建设，改变传统的档案管理模式，这样才能更好地进行档案管理建设，才能更好地为我国基层干部的教育培训打好基础，从而促进我国社会的快速发展。

参考文献：

[1]陈璐.当前高校档案管理者应具备素质及培养方法[J].时代教育，2010（4）

[2]蒋超美.信息化时代高校档案管理者的素质要求[J].吉首大学学报，2008（4）

[3]李宏.计算机技术在档案管理中的应用[J].呼伦贝尔学院学报，2006（1）

作者简介：付能英（1973.11-），女，汉，湖南衡阳人，档案管员

（衡阳县委党校 湖南衡阳 421200）