简论秘书人员做好企业库存管理的方法与策略

张丽娅

摘要：做好企业的库存管理工作是顺利开展其他工作的物质保障和根本前提，秘书人员要做好企业库存管理工作就要做到登记好信息，填好库存控制卡，建立库存目录并对物品进行合理摆放。

关键词：企业秘书;库存管理;库存控制卡

企业在运营中所需要的办公用品、消耗品、小型办公设备应当满足需求，但又不能占用大面积的库房和积压大量的存货，因此需要进行库存管理。一个有效的库存系统对于提高办公效率、保证工作的完成起着很大的作用。一般来说，办公室用品和办公用品进库后，必须保存在安全的地方并有序摆放，以防物品损坏、浪费或失窃，还要消除事故和火灾隐患，但当需要时又能很容易找到。有些大型的公司有专门的库存管理人员，他们相对比较专业。但是有些企业，尤其是小型企业是没有专职的库存管理人员的，库存管理工作大多由企业的秘书人员充当。这就要求秘书人员要学习一些库存管理知识，做好办公用品、消耗品、小型办公设备的进货和出货记录。秘书在收到货物后，应该立即办理办公用品和耗材的进货登记、检验、核对等各项工作，保证办公用品和耗材准确无误地入库。入库前核对三单（订购单、交货单、入库单）。本文就简单的谈谈秘书人员如何做好企业库存管理工作。

1.库存控制的作用

在一个有效的库存控制系统中，准确的库存记录可以起到以下作用：保证大量的资金不被不必要的库存占用;保证空间不被用来存储不必要的货物;能监督个人和部门对物品的使用;保持充足的库存，以保证组织的顺利运作和消除由库存短缺而引起的工作延迟;避免任何偷窃和破坏造成的损失;可利用准确的库存进行估价。由此可见，良好的库存管理工作对企业开源节流是非常重要的。

2.库存定义

库存定义涉及到三个概念，秘书人员要做好库存管理工作首先得弄清这三个概念，即最大库存量、最小库存量和再订货量。

最大库存量是为防止物品超量存储而保存该项物品的最大数量。库存物品的数量在任何时候都不能超过这个最大量。确定这个数字时要考虑到费用、存储空间和保存期限。

最小库存量是以防物品全部消耗完而保存该项物品的最小数量。当库存余额达到这个水平，必须采取紧急行动检查是否已经订货，并与供应商联系，确定可以接受的交货时间。紧急时有必要向供应商紧急订购，以保证在很短的时间内就能交货。

再訂货量，也称重新订购线。当库存余额达到这个水平，必须订购新的货物来使余额达到最大库存量。这个数字是由物品的平均使用量和物品交货时间的长短决定的，一般用下面的公式计算：重新订购线=日用量×运送时间+最小库存量。

例如，每天要用去半包A4复印纸，运送时间需要6天，最小库存量是10包，重新订购线就是：0.5×6+10=13包。

3.秘书人员做好库存的管理的策略

3.1做好库存管理工作

这就要求秘书人员在收到货物以后，应立即输入办公设备和耗材的进货登记，保证办公设备和耗材准确无误地入库、登记、检验、核对。办公设备和耗材出货时，秘书应实时办好出货手续，对发放什么物品，发放给谁，哪些物品还存储在库里等项目做好记录。办公设备和耗材的库存管理要求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致。对决定报废的办公用品做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。

3.2填好库存控制卡

库存记录可以用手工记录在一连串的库存记录卡片上，或者在计算机中使用库存控制软件包、电子表格或数据库。无论使用什么系统，都是记录同样的信息。每一种物品都要有一张库存卡。库存卡用以登记、接收和发放物品，并使管理人员随时掌握物品的最大库存量、最小库存量和再订货量。

库存控制卡上的内容主要有：

（1）项目。库存项目要准确描述，包括大小、颜色和数量。

（2）单位。货物订购、存储和发放的单位，如盒、包等。

（3）库存参考号。给每一库存项编号，一般与存放位置相联系，例如C4，代表柜子编号为C，架板编号为4。

（4）最大库存量。一项物品应该存储的最大数量。

（5）再订货量。当库存余额达到这个水平，必须订购新的货物。

（6）最小库存量。库存余额达到这个水平，须采取紧急行动检查订货情况，并确保尽快交货。

（7）日期。必须记录所有行动的日期。

（8）接收。记录所有接收信息，包括发票号和供应商的名字。

（9）发放。记录发放物品的数量、申请号和物品发给的个人/部门。

（10）余额。在每一次处理后计算物品库存余额。接收物品时在余额上加上接收的数量，物品的发放将从余额中减去发放的数量。余额应该代表库存物品的实际数量，并用于执行库存检查。发现差异要通知和报告给管理人员。

库存的每一项都应该记录在库存控制卡片上。秘书在每次物品发放或接收时都要填写库存记录卡，并记录该项库存的余额。

3.3建立库存目录

库存目录包括库存目录系列序号、财产描述、财产消耗、供应商名称、接收日期、存放位置。各类物品要清楚地贴上标签，表明类别和存放地，以便能迅速找到物品。

3.4合理摆放

确保安全库房内的物品要摆放合理，并做到整齐、美观。新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去，以保证物品不会因过期而不得不销毁。体积大、分量重的物品放置在最下面，以减少和避免从架子上取物时发生事故的危险。小物品、常用的物品，如订书钉盒，应放在较大物品的前面，以便于察看和领取。

储藏间或物品柜要上锁，保证安全。储藏需要的面积取决于单位的大小，储藏间要有良好的通风、照明设施，房间要保持干燥，平时加强清点和检查，切实做好防火、防潮、防蛀、防霉、防盗等工作。

只有如此，做好了库存管理，做好了办公用品的管理工作，才能提高工作效率，保证企业其他工作得以顺利完成。

参考文献：

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