浅析用友T3中采购的相关业务处理

林国东

摘 要： 本文主要是针对购销存业务中的采购业务在T3软件上的操作流程及各种采购业务在T3上的处理方法的简介。

关键词： 购销存系统 采购业务 库存管理 核算管理 采购结算

目前，企业信息化集中体现在ERP的实施和应用上。ERP是将最先进的管理理念贯彻于整个企业，保证企业准确无误地掌握生产、销售、采购、库存等各部门的运营情况，实现财务业务一体化的过程。在企业会计信息化过程中，其中购销存的业务处理是最重要、最繁琐且比较容易出错的环节，其业务操作流程比较复杂且种类较多，因财务人员对购销存模块的操作流程不熟悉，所以目前较多的企业是先使用财务软件的总账模块，而购销存模块没有使用，这样就做不到企业的信息化目标。本文主要针对采购业务中的各种情况业务在用友T3财务软件的操作流程做简单的说明。

T3中购销存系统主要包括采购模块、销售模块、库存模块和核算模块四个模块，其各模块的主要功能如下：采购模块主要包括采购订单处理、采购入库处理、采购发票处理、采购结算处理、采购付款结算、供应商往来及月末结账等功能。销售模块主要包括销售订单处理、销售发货单处理、销售发票处理、客户往来处理、收款结算和月末结账等功能。库存模块主要包括入库业务处理、出库业务处理、其他业务处理和月末结账等功能。核算模块主要包括供应商往来制单、客户往来制单、正常单据记账、特殊单据记账、暂估成本处理、购销单据制单、月末处理和月末结账等功能。其中采购业务操作主要在采购模块、库存模块和核算模块三个模块之间进行。

一般情况下，一笔采购业务的处理可分为三大步骤进行操作，分别为采购订单及入库单处理操作、采购发票处理操作和采购付款单处理操作三个方面。其各步骤的主要操作流程如下：

采购订单、入库单处理流程：采购订单→采购入库单→采购模块中录入→库存模块中审核→核算模块中记账→凭证（借：原材料，贷：在途物资（或材料采购）→总账。

采购发票处理流程：采购发票处理→采购模块中录入、复核、结算→核算模块中制单→凭证（借：在途物资，应交税费——应交增值税——进项税，贷：应付账款）→总账。

采购付款单处理流程：付款单处理→采购模块中录入、核算→核算模块中制单→凭证（借：应付账款，贷：银行存款）→总账。

由于在实际采购业务中存在各种不同的业务情况，以下就各种特殊采购情况下的业务操作流程作及处理方法做简要介绍。

一、普通采购业务并支付款项的业务操作步骤

（一）采购订单处理及采购入库单处理操作流程。

1.采购订单处理操作步骤

（1）“采购管理”/“采购订单”，单击“增加”，录入相应的采购数据，并“保存”。

（2）单击工具栏上的“审核”按钮，完成采购订单的审核。

2.采购入库单处理操作步骤（完成采购入库后的操作）

（1）“采购管理”/“采购入库单”，单击“增加”，录入相应的采购入库数据（或可由采购订单流转生成入库单），并“保存”

（2）“库存管理”/“库存”/“采购入库单审核”，单击工具栏上的“审核”按钮，完成对采购入库的审核操作。

以下是完成采购入库后的记账及生成凭证的操作。

（3）“核算管理”/“核算”/“正常单据记账”，选择相应的入库单，单击“记账”。完成入库记账操作。

（4）“核算管理”/“核算”/“凭证”/“购销单据制单”/“采购入库单”，选择相应的入库单据，单击工具栏的“生成”按钮，进入填制凭证窗口。

（5）单击工具栏上的“保存”按钮，生成相应的采购入库的记账凭证，系统会自动将凭证转入总账系统中。

（二）收到供应商提供的采购发票（单据）后的业务操作流程。

1.“采购管理”/“采购发票”，单击“增加”，录入发票中相关数据（或由入库单流程生成采购发票），完成后单击工具栏上的“保存”按钮。

2.对已经保存的采购发票，单击工具栏上的“复核”按钮，完成对发票的复核操作。

3.对已经复核的采购发票，单击工具栏上的“结算”按钮，完成对采购结算的操作。

4.“核算管理”/“核算”/“凭证”/“供应商往来核算”，选择发票制单，选择相应的发票（单据），单击“制单”，进入填制凭证的窗口。

5.单击工具栏上的“保存”按钮，生成相应的应付账款的记账凭证，系统会自动将凭证转入总账系统中。

（三）单位要进行货款支付时的业务处理操作流程。

1.“采购管理”/“采购”/“供应商往来”/“付款结算”，选择相应的供应商。

2.单击“增加”在付款单中输入相应的数据（或由采购发票流转生成付款单），单击工具栏上的“保存”。

3.对已经保存的付款单，单击工具栏上的“核销”按钮，录入本次结算金额，再单击“保存”按钮，完成本次付款结算的操作。

4.“核算管理”/“核算”/“凭证”/“供应商往来制单”/“核销制单”，选择相应的单据，单击“制单”，进入填制凭证的窗口。

5.单击工具栏上的“保存”按钮，生成相应的单位付款的记账凭证，系统会自动将凭证转入总账系统中。

二、货到单据（发票）未到的采购业务处理操作方法

（一）货到单据在本月内到达的业务处理操作方法。

货到后，先完成采购订单处理及采购入库单处理操作（操作方法同一的第（一）步骤进行操作），等到供应商的单据到达后，再进行采购发票处理操作（操作方法同一的第（二）步骤进行操作）。

（二）货到单据（发票）要在下月才到达的业务处理操作方法。

货到后，先完成采购订单处理（操作方法同一的第（一）步骤中的1、采购订单处理处理操作步骤），再到月末时进行采购入库单处理操作步骤，注意操作到一（一）2中的第四步（4）骤时，即应选择“核算管理”/“核算”/“凭证”/“购销单据制单”/“采购入库单暂估入库”的方法进行处理。当下月收到供应商的单据（发票）时，按一中的（二）步骤完成正常的采购发票处理流程，并在第（4）步骤时，即“核算管理”/“核算”/“凭证”/“供应商往来核算”，选择“红字回冲制单”和“蓝字回冲制单”的方法进行制单，生成一张“红字回冲”凭证和一张“蓝字回冲”凭证。其中“红字回冲”凭证用于回冲上月采购入库单中的暂估入库的记账凭证，“蓝字回冲”凭证用于该笔采购的成本的计算。付款处理同一的（三）步骤相同。

三、采购退货业务各种情况的处理操作方法

（一）若货到后，尚未录入采购入库单，则直接退货即可，在系统中可不进行任何处理。

（二）若采购入库单已经录入，但尚未进行采购入库单记账操作（即完成采购入库单的（1）和（2）的两步操作），则分以下几种情况做相应的处理。

1.如果还没有录入采购发票并全部退货的情况，可以在采购入库单列表中删除采购入库单的方法进行处理。操作方法：先在库存管理中取消该采购入库单的审核，后到采购管理中对采购入库单中进行删除。

2.如果还没有录入采购发票并部分退货，可以采取修改采购入库单的方法进行处理。操作方法：先在库存管理中取消该采购入库单的审核，后到采购管理中对采购入库单进行直接修改，并重新保存和对新的采购入库单进行审核。

3.如果已经录入采购发票且尚未结算（即完成采购发票的处理流程的（1）和（2）两步操作），并全部退货的情况，可采取删除采购发票和删除采购入库单的方法进行处理。操作方法：先在采购管理中的采购发票取消采购发票的审核，然后删除该采购发票。第二步进行删除采购入库单，其操作方法同上例。

4.如果已经录入采购发票且尚未结算（即完成采购发票的处理流程的（1）和（2）两步操作），并部分退货的情况，可采取修改采购发票和修改采购入库单的方法进行处理。操作方法：先在采购管理中的采购发票取消采购发票的审核，然后直接修改采购发票，并保存。第二步进行采购入库单的修改，其操作方法同上例。

5.如果已经录入采购发票且已经结算（即完成采购发票的处理流程的（1）、（2）和（3）三步操作），但尚未生成付款凭证并未付款时，可采取取消采购发票的结算并修改采购发票和修改采购入库单的方法进行处理。其取消采购发票的结算操作方法：在采购管理中的采购发票中，单击工具栏上的取消结算按钮即可，修改采购发票和采购入库单的方法同上。

（三）如果采购入库单已经记账（即完成采购入库单处理流程中的（1）到（5）的所有步骤的操作），则只能采取录入采购退货单（红字的入库单）并对采购退货单进行记账处理的方法进行处理。操作方法：

1.“采购管理”/“采购入库单。（红字）”，单击“增加”，录入相应的采购退货数据，并“保存”

2.“库存管理”/“库存”/“采购入库单审核”，单击工具栏上的“审核”按钮，完成对采购退货单的审核操作。

以下是完成采购退货后的记账及生成红字凭证的操作。

3.“核算管理”/“核算”/“正常单据记账”，选择相应的入库单，单击“记账”，完成退货记账操作。

4.“核算管理”/“核算”/“凭证”/“购销单据制单”/“采购入库单（红字）”，选择相应的入库单据，单击工具栏的“生成”按钮，进入填制凭证窗口。

5.单击工具栏上的“保存”按钮，生成相应的采购退货的记账凭证（红字），系统会自动将凭证转入总账系统中。

四、涉及采购运费分摊业务处理操作方法

当采购业务中涉及采购运费分摊业务时，可采用以下操作方法进行相应的业务处理。

（一）在采购发票处理中，录入一张采购运费发票，选择“分摊”按钮，进行相应的运费分摊设置。

（二）对采购运费发票进行审核操作。

（三）对采购运费发票进行采购结算操作，应采用人工结算的方法进行结算。

五、采购损耗业务处理操作方法

（一）合理损耗业务处理方法。

按普通采购业务操作的三个步骤进行正常处理，只是在进行采购发票处理中的采购结算时，应选择手工结算（采购管理/采购/采购结算/手工结算），在手工结算的界面上的合理损耗的栏目上输入损耗的数量，并进行相应的结算操作即可。

（二）非正常损耗业务处理方法。

在进行采购发票处理中的采购结算时，选择手工结算，在结算界面上的非正常损耗的栏目输入非正常损耗的数量，并进行相应的结算操作。当收到供应商提供过来的非正常损耗的红票时，再在总账系统中制作一张凭证（借：待处理财产损益，贷：在途物资，贷：应交税费——应交增值税——进项税）的记账凭证进行处理即可。

以上主要是针对实际工作中比较常见的采购业务的处理操作作的简单说明，希望对大家的实际工作有所帮助。当然，在实际工作中的采购业务的情况种类还有很多，处理方法各有不同，但大家只要掌握一点，任何一笔完整的采购业务都需要进行三个步骤的处理，即入库单处理、发票处理和付款处理三个操作过程。

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