大数据时代的档案管理工作

吴国臣

摘要：大数据时代已经到来，在此时代背景下，各行各业都面临着对庞大而复杂的数据进行有效管理的巨大挑战，越来越认识到对自身产生和拥有的大数据进行有效管理的重要性和迫切性，档案管理工作也不例外。

关键词：大数据时代;档案管理工作;功能作用

军队档案管理是以保存部队档案并提供档案资料为其他各项工作的一项重要工作，其直接面对着对元数据的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用等任务。然而面对当今各类信息、数据的大爆炸，传统档案管理的方式方法已明显感觉有些吃力。为了较好的利用这庞大的数据为我部队建设所用，我们引进当前时代的一个新名词——大数据，用新的理念、方法和手段不断改进、革新档案管理工作。

一、大数据对档案管理工作的影响

哈佛大学社会学教授加里金说：“这是一场革命，庞大的数据资源使得各个领域开始了量化进程，无论学术界、商界还是政府，所有领域都将开始这种进程”。大数据技术能实现所有数据的融合，减弱了对“因果关系”的要求，取而代之的是数据间的相关关系，给人们的生活、工作乃至思维都产生了巨大变革。可见，大数据时代的到来，对整个世界都已经产生了巨大影响，具体到军队档案管理领域，大数据的功能作用以及其对档案管理工作的影响则主要表现在以下几点：

一是分析判断能力强，方便了电子文件的鉴定和索引。大数据时代，电子文件以指数级的速度增长，给电子文件的管理带来了前所未有的挑战，虽然我们知道浩瀚的电子文件中蕴藏着巨大的“金矿”，但我们逐渐发现想要从这些电子文件中“淘金”比纸质文件还困难。面对着巨量的电子文件，逐一阅读每一份电子文件的原文恐怕实在是无能为力。而大数据技术的强大功能作用为上述问题的解决提供了有效的帮助。在普通的硬件上安装大数据转发器，就能收集数据形成的庞大的系统数据，大数据软件可以为机器生成的海量数据建立索引，将其整理成可以搜索的链接，这正是档案工作迫切需要的技术。除此之外大数据技术还能完成数据的分类、数据的挖掘，从而使档案管理拥有应对越来越复杂的数据的分析能力。

二是处理技术手段高，解决了非结构化数据的处理难题。大数据类型繁多，包括结构化数据、半结构化数据和非结构化数据，至2012年末，非结构化数据占有比例达到整个数据量的75%以上。面对着快速增长的非结构化文件，档案工作者在进行电子文件管理时困难重重，现在基于大数据技术的数据库，如SQL已经既可以做关系数据，也可以做空间数据、图像、数据流等非结构化数据，而且基于对象的存储架构可以在一个系统中管理十亿级别的文件数量，还不会像传统存储一样遭遇元数据管理的困扰，大数据技术为档案工作者管理非结构化电子文件的问题提供了解决之道。

三是数据存储容量大，避免了海量信息和数据的丢失。近年以来，在档案数据库的使用过程中，常常会碰到无法向数据库中增加新的档案数据的情况。要想安全地存储巨量的档案数据，不可能一味的盖大楼、盖机房，这就要求我们必须优化存储、提高效率和节约成本，其实比起其他诸如电信行业、通信行业、电子商务等行业面临的数据存储空间问题，其实档案行业的存储空间问题只是小巫见大巫，大数据在计算机领域已经具有相当的成熟度，这也说明大数据技术对于解决存储海量数据问题的有用性，這些公司使用大数据的经验对档案行业解决数据的存储问题具有高度的借鉴意义。

二、 档案管理运用大数据的策略

既然大数据时代已经到来，而且其功能作用对部队档案管理工作有着较为深远的影响，运用得当，大数据将给我军档案管理工作带来前所未有的成功，那么如何将大数据的理念较好地运用到档案管理工作中来呢？

（一）建立档案资源管理中心

大数据技术支持庞大数据的存储和处理，使档案资源的统一管理成为可能。为了维护档案的安全及对档案资源的综合掌控，档案需要备份，目前档案馆采用的是档案的电子备份，档案部门是否可以在全军范围内建立一个区域或者档案备份中心，并且各部队档案部门能够做到资源共享呢？只要通过严密验证和科学规划，这一措施是完全可行的。若全军的档案数据资源能集中起来，那么利用大数据进行档案资源的管理、开发和利用将指日可待。

（二）培养大数据分析的专业人才

外界企业通过寻求和专门的大数据开发公司合作，较好的运用了大数据技术。而档案管理牵扯到部队保密工作，若想引入大数据，又要有效防止信息数据的泄露，就必须加紧健全信息化档案管理人才队伍，花大力气培养大数据分析的部队专业技术人才，方能有效避免拥有大量数据却不懂数据分析的尴尬。

（三）开发大数据分析工具

部队档案管理区别于地方，存在特殊性和敏感性。这就要求我们必须结合部队实际及档案建设的特点，开发出一套符合我们自己的大数据分析工具。

三、 档案管理运用大数据应注意的事项

尽管大数据能给档案管理工作带来诸多好处，但是这也不能掩盖大数据背后存在的风险和隐患。一是失泄密问题。档案信息资源的开发和利用会涉及到档案信息的泄密、档案信息的丢失和篡改等问题，如果这些数据信息被敌特分子窃取，将给我们国家安全造成强烈的影响。二是预测分析错误问题。毕竟，大数据的核心思想就是用规模剧增来改变现状，其打破我们传统思维模式，将重点关注在“相关关系”上，所有预测分析都会有失误的时候，运用大数据预测来判断和惩罚官兵的潜在行为，这是对公平公正以及自由意志的一种亵渎，同时也轻视了决策过程中深思熟虑的重要性。三是滥用职权的工具。如果我们冒险把部队事故案件的防范交到数据手中，这实际上是一种滥用。应用得当，大数据会是我们合理决策过程中的有力武器;倘若运用不当，它就可能会变成部分人员滥用职权的工具，轻则伤害官兵的利益，重则损害官兵的人身安全，所冒的风险比想象中要大很多。

大数据时代的来临，对档案管理工作来说既是机遇也是挑战，档案工作者需要努力抓住这个机遇，同时也要严肃对待风险与挑战，随着大数据技术的发展和完善，大数据必有广阔的应用前景，档案管理在大数据时代将获得巨大的突破，档案信息资源中蕴藏着的巨大知识宝藏将会真正得以开发和利用。

参考文献：

[1][英]维克托·迈尔-舍恩伯格，肯尼思·库克耶.大数据时代[M].浙江人民出版社，2013.

[责任编辑：刘展]