基于信息化的财政档案管理创新研究

高洁

摘要：在我国的经济社会发展过程中，财政部门起着至关重要的作用。财政部门在日常的工作过程中，所涉及的财政档案也越来越多，这就需要财政部门重视档案管理工作，提高财政档案管理的水平，保证其管理效率和管理的保密性符合要求。基于此，文章就当前我国财政部门档案管理工作中存在的问题、基于信息化的财政档案管理创新进行了分析，希望对我国财政部门的财政档案管理工作起到实质性的参考作用【1】。

关键词：财政档案;问题;信息化管理;创新

一、引言

财政部门在日常的工作过程中会产生各种各样的文件、档案，这些文件信息的机密性都较高，因此，一直以来，档案管理都是财政部门管理工作的重要内容，其管理效果直接关系着财政部门的整体工作效果。但是，就目前我国财政档案管理的现状来看，其在实际的管理过程中还存在着一些问题，需要财政部门结合当前时代的发展要求，合理应用信息技术，改善财政档案管理的效果。

二、当前我国财政部门档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理人员的专业素养有待提高

档案管理人员是财政部门档案管理工作的直接负责人，其管理水平直接关系着财政部门档案管理的效果。但是，当前，我国部分档案管理人员的专业素养还有待提高，其在档案管理专业知识、计算机知识、网络和软件应用能力等方面还有待提高，在一定程度上也影响了财政档案管理工作的效果。另外，部分基层财政部门，其在日常的工作中，还没有设立专门的档案人员，或者是由一些没有学习过档案管理的财务人员兼职，也会造成财政档案管理水平不高。除此之外，部分财政部门的档案管理人员流动频繁，前后衔接次数较多和断层现象都会影响档案管理工作的一致性，使其不能达到财政档案管理的专业要求。

（二）硬件设施条件有待完善

部分财政部门在档案管理工作中，还存在着硬件设施条件有待完善的问题，这也影响着财政档案管理的效果。例如，计算机设备的更新速度较慢，其在性能上不符合档案管理信息化的要求。财政档案信息化管理根据功能需要，其在管理过程中需要构建大容量的信息资源数据库、大规模开发用户的访问服务管理系统，配置大型高速交换机、路由器、光端设备、并行处理的高性能服务器、储存设备、安全设备等。而部分财政部门在档案管理工作中，习惯采用传统的管理方式，没有引入以上信息化管理的配套设施，不利于档案管理的现代化发展。

（三）档案信息化建设体系有待健全

档案信息化建设除了依靠信息化技术以外，还需要在原有的财政档案管理的基础上，建立完善的信息化管理体系。但是，我国财政部门的内部档案信息化管理体系是由上级制定的，虽然各级财政部门已经结合自己的实际情况开发了相应的财务专用软件，例如用友、金蝶等，但是由于在信息化管理体系上还有待健全，各类财务办公软件用在档案信息化管理工作上，通用性方面还存在差异。总之，我国基层财政部门和省市财政部门相比较，其在档案信息化管理方面较为缓慢，尚未形成统一的标准和规范，这些都会对财政部门档案管理信息化建设进程造成阻碍【2】。

三、基于信息化的财政档案管理创新

（一）提高档案管理人员的专业素质水平

财政部门还需要加强对档案管理人员的培训，不断提高档案管理人员的专业素质水平。为此，第一，加强对档案管理人员的政治意识的培训，使其树立爱岗敬业的精神，提高政治觉悟，并在实际的档案管理工作中进行落实;第二，加强对档案管理人员的法律知识培训，不断提高其法律意识，使其在日常的财政档案管理工作中，自觉维护相关人员的合法权利和隐私，保证财政档案管理工作的安全性;第三，加强对档案管理人员的专业知识培训，使其了解财政档案信息化管理的流程，掌握相关的信息技术和软件使用内容，进而完善自身的知识水平和素质能力，为财政部门档案管理的信息化建设提供充足的人力资源支持;第四，财政部门还需要建立完善的激励措施，结合管理人员的实际需要制定奖项，以此来激发档案管理人员自我完善的积极性，使其主动学习，补充自己的知识技能，最终可以为财政档案管理工作做出更多的贡献【3】。

（二）加大对档案信息设备的投入

财政部门在财政档案管理工作中，要想提高其信息化建设水平，首先需要做的就是加大对档案信息设备的投入。具体措施如下：第一，对工作责任进行强化。财政部门需要不断提高财政档案管理的规范性，将其作为推动财政档案管理有效性的重要举措。另外，财政部门还需要建立专人管理方案，对相关的资料进行收集和整理，促使财政档案管理工作可以有序开展;第二，强化档案管理的业务培训。财政部门可以采取专业培训、外出学习以及技术探讨等方式，加强对档案管理人员的培训，全面提升其工作技能，并在实际的工作中进行落实。同时，财政部门还需要加强对档案管理人员的后续教育，通过持续学习，保证档案管理人员的业务知识可以及时更新，满足财政档案信息化管理的需求;第三，加强类型划分，并进行强化。财政部门的档案内容可以分为会计、文书、业务、图书资料、声像电子以及荣誉实物等，将档案管理的规定和实际的工作进行有效的融合，明确不同类型的档案管理的期限;第四，强化日常归档工作，明确档案管理人员的工作职责，使其可以在规定的时间内完成档案资料的立卷、分类以及归档等工作。

（三）构建标准的信息化体系

财政部门还需要构建标准的信息化体系，这也是财政信息化管理的前提和基础。为此，第一，财政部门需要建立统一且规范的信息化管理制度，保证财政档案管理工作的统一性;第二，档案管理人员需要加强对其他部门的沟通和交流，实现各个部门之间的相互补充和有效对接，促使财政档案管理工作可以顺利完成;第三，加强财政档案管理的信息化建设的宣传和拓展工作。相关档案管理人员需要对信息化管理制度进行积极宣传，并注意在制度创新和改革过程中，体现财政档案管理工作的价值;第四，在实施了规范、统一的财政档案信息化管理以后，各个地方的财政管理部门需要对实际的管理情况进行如实汇报，方便相关单位对各项财政工作进行分析和总结，在此基础上做出有效的调整，使整体的财政档案管理工作朝著更加规范和科学的方向不断发展，提高整体效率。

（四）强化档案信息化管理的组织领导

第一，财政部门在实际的档案信息化管理工作中，需要安排专业的人员利用计算机对档案管理工作进行负责，并根据具体的管理要求，设置计算机的使用密码，最大限度的保证计算机使用的安全性;第二，财政部门需要落实财政档案的收集、分类、整理、排列、编目、编号、装订以及上架等制度，并将财政档案管理工作纳入到财政部门的年度工作任务中，不断提高财政档案管理工作的科学性;第三，加强对电子档案的开发和利用。财政部门需要建立完善的电子档案，将所有的档案数据都录入到数据库中，提高档案的存储管理水平，及时发现档案的错漏问题并进行补救;第四，对于一些比较常用的财政档案信息，进行逐步电子扫描，然后对常用的档案建立核心档案数据库，方便后期相关人员进行财政档案的查询和使用。

四、结束语

综上所述，21世纪是信息时代，各种信息技术层出不穷，将其应用在财政档案管理工作中，可以有效提高档案管理效率和质量。因此，相关财政部门需要加强重视，积极引入信息技术，促进财政档案的信息化建设。

参考文献：

[1]韩丽梅.财政档案信息化的建设出路[J].科学咨询（科技·管理），2018，615（12）：47.

[2]似红莲.浅析基层财政档案信息化工作存在的问题与对策[J].科学与财富，2019，000（022）：291.

[3]似红莲.财政档案在信息化管理方面的创新[J].智库时代，2019，000（030）：P.40-40.

作者单位：巨野县财政局