事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决方案

武春华

摘要：随着我国经济实力的增强，我国科技水平得到了提升。在这一背景下，随着事业单位的规模、数量增加，对于档案管理工作有了新的需求。事业单位档案管理信息化是档案管理的主要发展方向，能够有效的满足事业单位进一步发展的需要。但是，在对于事业单位档案管理信息化建设的过程中出现了一些问题，事业单位必须要及时的解决出现的问题，使事业单位档案管理信息化建设更加顺利的开展。本篇文章简要介绍了事业单位档案管理信息化作用，分析了事业单位档案管理信息化建设中存在的问题，并提出了解决方案，希望能够为事业单位的档案管理信息化建设工作提供支持。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设;问题;解决方案

我国现代化趋势越发明显，档案管理工作也随着时代的发展而出现了一些变化，只有对于管理模式进行创新，才能减少在档案管理过程中出现的问题。我国事业单位档案管理工作想要更加高效、优质的进行，需要相关人员合理的运用信息化技术来开展一系列的工作，使档案数据更加精准。运用信息化技术来进行档案管理，主要是指使用计算机、网络技术等对于档案进行搜集、储存、筛选等，提升档案管理的效率，使档案管理工作更加高效的开展。

一、事业单位档案管理信息化作用

（一）能够使事业单位档案管理工作更加高效的问题

加大力度进行事业单位档案管理信息化建设，能够用较短的时间对于档案资料进行整体，使档案管理工作更加高效的开展。根据人们的分析发现，随着互联网时代的到来，网络的应用得到普及，在进行现实工作时，也需要有网络技术作为支持，其能够提高档案管理工作的规范性，使其更加高效的进行。和传统的档案管理模式进行比较，这一模式缩短了工作人员进行工作的时间，降低了工作人员的工作负担[1]。

（二）能够使档案整理水平得到提升

在进行档案管理工作时，需要有准确的档案数据作为支持，开展档案管理信息化建设工作，能够搜集到更加精准的信息，确保档案的真实性，使档案管理能够更加顺利的进行。特别是在对于事业单位的方案进行管理时，必须要保障其是公正、客观、如实记载的，非常的严谨，只有如此才能够确保所整理的档案不存在问题。

（三）能够运用多样化的方式来对于档案进行存储

在传统模式下，对于档案进行存储需要将纸质档案放置到档案室中，如果档案材料出现泄漏或者丢失，会对于事业单位造成一定的影响。随着科技水平的提升，现代档案管理可以运用多样化的方式进行保存，能够使用先进的现代化技术将电子档案进行保存、加密、备份，能够有效的降低档案丢失的概率，为事业单位档案管理工作的顺利开展提供支持[2]。

二、事业单位档案管理信息化建设存在的问题

（一）没有认识到档案管理信息化建设的重要性

部分事业单位档案管理工作人员并没有认识到档案管理信息化建设的重要性，对于档案管理信息化建设存在着一定的误解。从通俗的角度来进行分析，档案管理信息化建设是指将计算机技术运用到档案管理之中，这也是档案管理信息化建设的主要目的。除此之外，领导人员也没有认识到档案管理信息化建设的重要性，认为工作人员只要能够完成档案管理信息化建设，就没有任何问题，没有站在工作人员的角度换位思考，帮助工作人员降低工作负担。

（二）档案管理工作人员信息化素养比较低

因为事业单位档案管理工作的任务量比较大，档案管理工作人员将大部分的时间和精力都用于档案管理这一工作之中，对于信息化技术的认识比较少，没有足够的能力运用信息化技术开展档案管理工作。这就导致档案管理工作人员的信息化水平比较低。从某种角度来说，严重阻碍了事业单位档案管理信息化建设[3]。

（三）网络安全方面存在问题

各个事业单位的档案具有一定的保密性，在对于档案管理进行信息化建设时，需要通过互联网平台来开展相关工作，这很可能导致信息出现泄露。并且还有可能会被病毒以及黑客所威胁，这都不利于档案管理信息化建设的顺利开展。

三、事业单位档案管理信息化建设解决方案

（一）组织工作人员进行培训，提升其信息化水平

对于档案管理人员而言，不仅要具备较高的思想道德水平和职业操守，还需要具备较高的专业素养。事业单位的类型不同，所进行的管理方式也存在着一定的差异，对于事业单位档案管理工作人员的要求也存在着一定的区别。为此，事业单位应该根据自身的需求，对于档案管理工作人员进行培训，提升其技术水平，使档案管理工作更加高效的开展，为事业单位的发展提供支持。

（二）构建档案管理安全屏障

各个事业单位在进行档案管理信息化建设时，应该构建安全屏障来对于档案进行保护，避免由于使用互联网平台而导致档案信息丢失。事业单位的领导层应该认识到网络安全的重要性，关注屏障的构建，使档案处在安全的状态下，为工作人员高效的进行档案管理工作提供支持。

（三）加大力度开展档案管理信息化建设

加大力度开展档案管理信息化建设，能够使相关工作人员更加高效的对于档案进行搜集、汇总，并且提升档案信息的准确度。为此，档案信息化建设是较为关键的，档案管理工作人员必须要加大力度开展档案管理信息化建设，使档案管理工作人员的信息化能力有所提升[4]。

（四）对于档案管理信息化建设工作进行监督

完善的监督制度能够使事业单位档案管理信息化建设规划在法律允许的范围下得到落实，提升事业单位档案管理信息化建设效率。并且，开展监督工作，能够使档案管理工作人员处在被监督状态下，更加积极主动的投入到工作之中，发散思维进行创新，提高自己，有效的保障了档案资料的安全。事业单位要合理的运用内部和外部监督，将两者进行补充、合作，及时的发展事业单位档案管理信息化建设过程中存在的失误，及时的作出调整，这能够较为有效的构建一个专业化的档案管理信息化系统，为事业单位档案管理工作的有序开展提供支持。

四、总结

根据上文来进行分析，信息技术水平的提升能够为档案管理信息化建设提供有利条件，但是在进行档案管理信息化建设时很可能会出现一些问题，导致档案管理工作达不到预期目标，在这一情况下，档案管理工作人员应该对于出现的问题进行分析，有针对性的制定解决方案，使档案管理信息化建设更加顺利的进行，为事业單位的工作提供支持。

参考文献：

[1]张伟城. 大数据时代下机关事业单位人事档案管理面临的困境及出路探索[J]. 兰台内外，2020（28）

[2]李倩. 浅探事业单位财务信息化建设存在的问题及对策[J]. 财经界，2020（26）

[3]徐媛娟. 事业单位档案管理的现代化和电子化研究[J]. 兰台内外，2020（29）

[4]杨婧. 关于事业单位财务智能化体系建设的思考[J]. 中国乡镇企业会计，2020（09）

作者单位：山东省肥城市生态林业发展中心