数字化档案建设涉密管理初探

尹锐

摘要：现如今，档案数字化主要是通过计算机将企事业单位和各级党政机关的档案进行录入和扫描。企事业单位和各级党政机关的档案都具有一定的涉密性。有些党政机关的档案涉密等级甚至高于一些国家秘密。有些企事业单位的档案会涉及到企业未来发展的核心机密。有些档案还会涉及到企业敏感问题或个人隐私的问题。所以说，档案数字化建设涉密管理工作非常重要，各级各单位必须高度重视档案数字化的涉密管理工作。

关键词：数字化;档案建设;涉密管理

一、引言

档案数字化可以分狭义和广义两个方面的理解。广义的档案数字化主要是指采用档案记录的技术手段将传统载体模拟形态的档案信息转化为计算机处理和识别与数字形态存在，并且对其进行维护、检索、组织、存储的过程。狭义的档案数字化是广义的数字化的核心与基础。狭义的档案数字化可以成为数字化的转换或数字化加工，主要是指通过相应的技术手段将传统保存在载体上或模拟形态存在的档案信息，向计算机可以处理货识别、数字形态的信息过程。缩微胶片、录像档案、录音档案、照片档案、纸质档案等都可以直接转化为数字化信息档案，可以转换为视频、音频、图像、图形、文本等多种媒体格式。本文主要是对广义的档案数字化进行分析与论述。

二、档案数字化过程中存在的建设涉密管理隐患

（一）档案信息安全的保护意识淡薄

在传统档案管理工作中，档案的保密只是针对档案这一形态进行开展。随着档案数字化建设的实施，档案涉密管理需要面对的问题也随之增多。因此，传统的档案涉密管理的工作方式已经不能对当前数字化档案管理的要求予以满足。现如今，数字化档案建设过程中，相关信息的涉密管理工作存在较多的漏洞，导致能够随意的复制和拷贝很多涉密的档案信息。非常多数字化档案管理机构的网站存在不安全的因素较多，需要进一步的进行完善和解决。档案管理人员在档案管理过程中，安全意识存在比较松懈的情况，工作过程中并未严格的遵守档案涉密管理规范，最终很容易导致档案信息出血泄露，最终引发严重的危害。

（二）档案信息管理的技术系统不可靠

在信息传输过程中，电子档案感染计算机病毒的几率较大，管理系统也存在遭受到恶意攻击的可能性，必然会威胁到档案信息的安全。网络是一个非常开放的系统，网络技术与计算机系统存在较多的漏洞和缺陷，另外计算机病毒和黑客技术的不断升级和提升，档案机构的信息系统和网站必然会遭受到更加严厉的攻击。

三、档案数字化建设涉密管理的建议

（一）提高绝密档案管理人员的素质

绝密档案管理人员具有非常特殊的身份与地位，具有知密深、知密多、知密早的特征。这类工作人员承担着高于一般工作人员的责任，档案管理人员的个人素质决定了档案涉密管理工作的最终效果。涉密档案管理人员必须具备高度的保密意识、较强的事业心和责任心，具有非常严谨的工作作风，工作过程必须完成的头头是道、清清楚楚，头脑中关于涉密档案的泄露也要有所警觉。档案涉密管理工作人员工作过程中，接触国家和党的秘密非常多，随着日常生活的不断社交，很容易被带到各种场所，通常不经意的话语很容易导致涉密档案出现泄露的情况。因此，涉密档案管理工作人员要做到，任何场所都需要保证守口如瓶，保证应尽涉密档案管理的圣神义务和职责。

（二）引入监理机制，强化过程管理

监理机制能够有效地控制档案数字化加工的全部过程，需要监督和记录档案数字化的所有环节。监理机制能够及时的发现文档传递和加工过程出现的问题，杜绝操作人员出现文件丢失和失误的情况。对于档案数字化的涉密管理过程中，监理机制能够分析档案加工出现的问题，并给与相应的改善对策，协助管理者解决存在的漏洞，提升档案数字化管理的安全性。各级档案部门必须对数字化工作法定涉密工作主体职责予以严格的履行，进一步的对涉密防护措施予以完善，开展涉密宣传教育活动，提升涉密检查的强度，职能范围内更好地指导和管理好系统档案数字化的涉密工作。党政领导干部一定要严格要求自己，这样才能够保障和明确分管领导和主要领导在岗位中承担的档案数字化涉密责任，出现泄密事件更好地确定连带责任和确定承担责任的领导，进一步的促进党政领导主动承担涉密管理责任，提升档案数字化涉密管理的重视度和支持。档案数字化涉密管理的监督管理职能必须得到切实的履行，探索对监督检查长效机制的建立，对档案数字化过程中涉密责任制的监督落实检查予以强化，及时提出履行保密工作职责不力的整改要求，情节严重时可以采取通报批评、约谈等方式来提升指导和监督的效果，这样才能够全面落实和推进档案数字化涉密工作的进程。

（三）成立档案数字化管理工作室

档案数字化管理工作应当配备专业的机房工作室，进一步保证档案的涉密性。结合实际的档案工作环境，应当适当的对监控系统进行安装，实现对数字化管理工作流程实时监测，及时的清理档案数字化管理机房的监控死角，杜绝出现泄密事件的发生。另外，档案数字化管理部门还需要购买和安装磁干扰设备，尽可能的避免由于“磁场”产生的安全风险。基于档案数字化工作人员的角度可以看出，在进出机房工作室必须严格的核查身份和检查相关的工作证件，严禁无关人员随意进入机房。资金充足的情况下，档案数字化管理部门还应当安装自动报警系统和指纹识别系统，对工作室管理制度予以规范，增加机房工作室巡查的次数，这样可以有效地降低泄密事件的发生。档案数字化管理在设置安保的过程中，需要定期全方位的檢查管理工作室，定期检测是否有被安装窃听设备，提升管理工作的严谨性。档案数字化管理运用专业储存设备，提升计算机运行速度，科学终端设备的引用，提升基础设施工作，严格参照和实施保密标准，隔离外界与数字化工作室的网络，力争全封闭式的管理涉密档案。机房工作室应当配备高效的资料采集设备，能够有效地提升数字化收集的质量与效率。数字化设备的配备必然会耗费较大的投入资金，导致有些档案涉密管理工作依然处于低效运行的状态。基于单位和企业的发展的角度来看，应当对涉密工作的重要性予以认识，积极地筹集资金，寻求征服的帮助，尽可能的对传统管理设备进行更新换代，杜绝泄密事件的发生。

数字档案的保密问题是数字档案处理过程中的一个重要问题。同步安全管理不到位，可能对国家和企业本身造成不可弥补的损害。不仅要密切关注，而且要根据其特点采取有效措施，把握关键环节，做好细节扎实的工作，做好从整理到扫描加工、跟踪利用的一系列密切相关的环节，与时俱进，最大限度地降低泄漏风险。

参考文献：

[1]仇月红.浅议科技档案管理的保密安全[J].机电兵船档案，2014，（1）.

[2]赵志勇.论档案管理中保密工作的内容及其实施措施[J].赤子，2014，（1）.

作者单位：山东省聊城市茌平区档案馆