大数据时代背景下高校档案管理工作探析

摘要：大数据时代背景下促进了高校档案管理体系的升级和高校档案安全体系的变革，当前高校档案管理的工作方式、工作体制较为滞后，无法凸显档案管理工作的信息化价值。基于此，改革高校档案管理工作的工作理念、提升档案管理人员的综合素质、科学整合档案资源可以促进高校档案管理工作的发展。

关键词：大数据;高校;档案管理

随着大数据时代的来临，各个行业与领域的生产方式均产生不同程度的变化，改变了传统在档案利用方面以为政府服务为主的档案管理状态。大数据时代背景下，随着公众对档案的深入认识，档案管理由原来的历史记录性变为可利用性，高校档案管理的工作也变得较为繁重，其中各类信息数据都需要保证保管的妥善与合理，迫切要求高校档案服务进行变革，以跟上社会的进步，及时针对档案内容予以更新以及保存，方便日后能够进行浏览以充分发挥其价值，提供多元化的档案服务工作。

一、大数据时代背景下高校档案管理工作的重要性

在大数据时代背景下，一方面，构建智慧校园已成为未来高校发展的必然趋势，也是迫切需要实现的目标，而智慧校园的建设之中，档案信息资源的运用以及开发工作也是重要的组成部分，将档案馆的建设有效融入高校建设之中，可以提高高校整体信息水平均有明显提高。结合信息数据资源的运用，智慧校园构建需要将档案渗透在档案馆建造之中，同时针对档案馆内存储的信息数据加以激活，并确保上述信息数据确实能够应用于高校建设之中。档案馆之中存储的信息资源数量过于庞大，仅运用人力的方式显然无法予以妥善的保存以及合理的运用，因此需要利用大数据加以有效处理。另一方面，大数据背景下，无纸化的电子文件节省了诸多资源，为档案存储提供诸多便利，但是提高了电子文件管理工作的难度。而档案管理人员需要针对电子文档加以筛选，旨在从电子文档之中搜索更加具有价值的信息数据，然而电子文件有关信息数据筛选期间也存在许多问题。工作人员针对庞大的信息数据量予以文件处理期间里应选用更为科学的方式加以鉴定，传统文件多是通过专业鉴定人员予以鉴定，然而由于电子文件数量众多，使得电子文件筛选量也随之大幅增加。因此，工作人员引入宏观鉴定方式便显得尤为关键，即从整体角度针对电子文件是否具有价值加以判定，确认电子文件管理的目标之后，针对形成电子文件的组织开展文件采集，然而关于电子文件数据的筛选难度也相对较高。大数据技术可以有效处理上述问题，运用大数据转发器实现信息数据的采集，同时开展有关信息数据系统的分类，为电子文件管理工作提供诸多便利。

二、大数据时代高校档案管理模式的变化

正确认识大数据时代为高校档案管理工作带来的变化，这就要求档案管理者用发展的视角去认识档案价值，不断创新思维，提升管理工作方法，不断用技术的变革去提升档案管理能力。

（一）档案管理体系的升级

首先，大数据时代，档案纸质时代被迫接受档案信息化时代的挑战，催生出了新的档案管理基础理论。高校档案管理最大最显著特征就是数据量的激增，这种形式下，数据就是档案，当单个的数据汇集成集体数据时，档案管理体系就需要用大数据观作为支撑。其次，大数据观强调的是对数据的重视，“一切归档”成为可能，檔案管理的开放性更强。[1]可以说，档案无处不在，只要在需要的时候可供检索利用，发挥应有的价值，档案就是潜在档案，存在于高校生活的方方面面，因此，档案管理体系是建立在大档案观的基础上的。再次，档案服务在大数据时代必将朝着社会化、多元化方向发展，档案管理重心要向服务倾斜，一站式的服务平台为可供收发的信息资源了诸多便利，促进了档案管理体系的升级。

（二）促进了档案安全保障体系的变革

大数据时代，数据数量大、种类多、处理速度快、信息化程度高，促进了档案安全保障体系的变革。传统的档案大多是纸质的、胶片的，种类单一，保管起来比较容易，档案库房严格做到“八防”要求就能保证档案的安全无损。信息技术的发展带来了多样化的信息载体形式，丰富了档案的类型，从纸质、音像、光盘、电子软硬盘到数码缩微档案，信息有几种形式档案就有几种形态。同时，大数据时代，档案应急管理不仅要从突发事件类型入手，更要针对不同类型的档案制定精细化的应急预案，将应急管理制度标准化，行为常态化，减轻或避免档案因遭遇紧急事件带来的不可预知的严重后果。同时，大数据时代，尤其是电子文件、数字档案的长期保存随时都面临着因载体、格式、计算机技术的滞后以及保存标准规范不完善等带来的潜在威胁。[2]

三、大数据时代高校档案面临的困境

（一）档案管理工作方式陈旧落后

目前，高校档案管理理念依旧停留在传统的纸质档案材料管理阶段，人事档案管理工作者的工作方式基本还是以手工录入为主，普遍缺乏对大数据及数字化信息技术的有效应用，甚至忽视了信息化技术在高校人事档案管理中的应用。甚至出现登记失误的现象，且一旦发生失误，则档案很难查询。

（二）人事档案信息管理机制不完善

目前，部分高校的信息管理机制还比较滞后，往往因为预算不足，计算机硬件的普及难度大，专业的人事档案系统管理软件的开发与应用、单位内部局域网的布设的难题，造成档案管理工作者对人事档案管理的忽视，导致档案管理工作从人员配备和重视程度、及信息化推广普及上都很差，进而对信息化人事档案管理方面，从资金到设备的投入短缺，造成无法适应和实现信息化人事档案管理工作。

（三）档案管理无法凸显出其信息价值

如果不能将档案信息充分利用起来，人事档案中蕴含的信息数据价值就很难发挥出其真正的作用。人事档案的价值，不仅在于单独的个人晋升发展提供意义，同时也为机关事业单位的整体业务素质评价、实现动态的人员管理和招聘、吸纳、容留更多的人才扩充单位科学贡献度做出了有益的参考。缺少信息化人事档案管理，强大的计算机技术如果不能得以应用，构建高效的电子档案管理，就很难将人事档案的材料进行更完善的规整，以至于信息价值发挥受到限制，很难有所进步。经常是出现一次统计，全员登记一次报表，这极大的降低了档案管理效率，也很难实现档案管理的动态准确性。

（四）工作人员业务能力欠佳

当前，许多高校档案管理人员依旧采用传统的管理理念以及工作方法。大数据时代的到来，固然令工作人员各项工作变得更为简单，但同时也令档案管理关于人才的要求变得更高。但大部分档案管理人员并不具有能够合理处理大数据的专业能力。如今，大数据环境下档案管理工作相较于传统的管理模式而言更为专业、多元化以及信息化，必须档案管理人员可以充分应用计算机运用，发挥计算机的价值。同时也具备优秀的信息分析能力以及问题处理能力。不仅如此，基于现代社会的持续发展，学校规模也将处于不断拓展的状态，这就意味着档案管理人员的任务相较于之前更为繁重，要求更为苛刻，然而可以满足相关标准，甚至完全符合行位职责需求的工作人员数量不断减少。

四、大数据下促进高校档案管理工作提升的路径

（一）改革高校档案管理工作的工作理念

大数据环境系啊，高校档案管理部门应根据档案管理的新形势改革工作理念，改革档案管理工作理念是提高档案管理水准的基础性条件。高等学校要构筑电子档案，就要将档案信息资料录入数据库并加以科学管理，形成完备的高校档案信息数据库。数据库的构建不仅有利于统一管理档案资料，也有助于降低工作人员的压力，深度挖掘档案管理资料所蕴含的信息价值。[3]另外，档案管理工作人员和领导决策部门也要对大数据有较为完备的认知，以改变传统思维，转变为利用大数据提供服务性思维，并以此来提升高校档案管理的工作效率。

（二）提升档案管理人员的综合素质

档案管理工作人员自身专业素养和工作能力直接决定档案管理的未来发展趋势，一方面，高校在招聘档案管理人才时应注重其专业化水平，另一方面主管部门必须定期对档案管理人员进行思想政治培训。要加强对档案管理人员的思想教育，不断提高档案管理人员的综合素质，定期对档案管理人员进行计算机、大数据等知识的业务培训，使他们熟练掌握新的档案管理知识和先进的管理技术，方法，使档案管理人员的知识结构与水平得到有效的提高，并加強管理人员的数字化培训，使其能够熟练使用计算机及其相关软件。最后，高校应加大对档案人才管理机制的建设，要对设计人才以及系统分析人才、网络服务人才进行培养，以建立适应大数据发展形势的高素质管理人才队伍，综合提升高校档案管理的水平。

（三）科学整合档案资源

大数据时代的档案管理向结构化、系统化的方向转变，因此，科学整合档案资源，优化档案管理能力至关重要。首先是对纸质档案要加快数字化进程，查阅时用数字化档案代替原件利用，保护并尽量延长纸质档案寿命。其次，要以“增量电子化”为任务对归档、接收进馆档案要求全面实行原生电子文件形式，新形成的电子文件及时归档保存并按时接收进档案馆保护。再次应优化资源结构，利用云计算技术，借助互联网的计算方式，将高校的档案资源的集聚功能效应。

综上，大数据时代的到来，给高校档案管理工作带来了深远影响，运用大数据技术，在完善数字档案馆，加强档案社会化服务的现代化建设是至关重要的。高校档案管理人员增强大数据档案管理意识，把转变档案服务观念作为核心任务去执行，在不断加强硬件建设的同时，为高校档案管理工作提供更专业的服务。

参考文献：

[1]付建忠.大数据时代档案工作的机遇和挑战[J].机电兵船档案，2014 （4）：19-22

[2]王珠珠，吴凯媛.新形势下电子文件长期保存问题研究[J].黑龙江档案，2014（1）：46-47

[3]安丽君.高校档案如何在大数据时代进行管理创新[J].兰台内外，2020（26）：7-9.

作者简介：

苑伊彬 （1989.3-），女，汉族，河南郑州籍，硕士研究生学历，现任职于河南艺术职业学院，研究方向为档案管理。

作者单位：河南艺术职业学院