数字档案资源绿色管理探析

王淑平

摘要：档案管理实现数字化，在带来诸多便利的同时，也对档案管理的安全性提出了新的挑战。档案数字化管理必然依赖相关的计算机硬件与软件系统，同时离不开人为的操作，有可能发生档案丢失、损坏、涂改的情况，造成档案泄密、损毁等后果。因此，在推进档案数字化管理的过程中，采取有效的措施保证档案管理的安全性，不仅是广大档案工作人员必须面对的现实问题，也是新时期推进档案信息化建设过程中的重要课题。

关键词：数字化信息;档案管理;安全性

一、数字化档案管理安全性的重要意义

档案数字化工作，是指采用计算机、扫描仪、数码相机等信息设备，对纸张、磁带、胶片、实物等各类介质载体的档案内容进行数字信息转化，使其成为能被计算机识别的数字图像或数字文本的加工处理过程。在信息化建设飞速发展的今天，以通信、计算机、网络为代表的互联网技术日新月异，作为记载社会活动历史记录重要载体的档案，自然也跟随网络技术的发展和进步走上了数字化管理的快车道。然而，依赖网络技术的数字化档案管理，也不可避免地面临着档案信息的安全问题。

因此，提高数字档案安全性管理力度，对于保障档案管理安全是非常重要的。在具体的工作实践中，需要制定相关的管理制度，建立安全保障体系，完善相应的信息管理系统，确保数字化档案管理实现可靠运行、高效利用。

二、数字化档案管理中存在的安全问题

（一）数字化掃描过程中档案管理面临的安全问题

纸质档案要经过多个环节才能实现数字化，从档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库，到数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。由于档案扫描的过程，需要经历出库、整理、拆卷、扫描、录入、装订、入库等一系列工序，周期长、任务重、比较繁琐，必须有严格的安全保密管理机制来保证，如果其中有一个环节做不到严谨有序，就有可能发生实体档案丢失、篡改或破坏的行为，也可能发生重要档案信息泄密的后果。

（二）数字化档案信息存储设备管理的安全性问题

纸质化档案转化成数字化信息之后，只有依靠一定的数字化存储设备才能实现供人们查阅利用，因此，数字化档案信息存储设备的管理尤为重要，如果管理不严或者失当，就有可能造成档案信息丢失或泄密的后果。这主要有数字化存储设备本身损坏导致信息无法读取的安全性问题，也存在信息读取访问权限管理不严，致使无关人员能够浏览到相关内容造成泄密的问题等。

（三）数字化档案管理信息系统的安全问题

数字化档案管理要实现从档案扫描到成果运用，需要一个庞大的信息管理系统。这一系统包含机房的应用、设施的保养、网络系统的安全维护等方面，如果没有可靠的技术、严密的管理作保障，就无法实现数字化档案信息管理的安全有效。

（四）人员素质不适应数字化档案管理可能引发的安全隐患

即使再先进的技术、再完备的信息，也要依靠具体的工作人员来完成相关的操作及管理工作。实行了数字化档案管理，必然要适应计算机技术而采用一套新的工作程序和方法，如果从业人员没有较强的职业道德与较高的业务素质的话，难以保证数字化档案管理的安全性。

三、加强数字化档案管理提升数字化信息安全性的对策与建议

（一）加强安全监管，保证档案数字化扫描过程各环节档案信息安全

纸质档案实现数字化，最重要的一个环节就是将档案整理后进行扫描，再经过图像处理存储成数字化信息。我公司档案资料库依靠自身的力量完成20多万生产用图纸的扫描、上传，数字化档案的应用极大地方便了相关人员对档案的使用和查阅。

首先，在进行扫描作业时，不能图方便，要严格各环节的管理和监控，在档案出库前进行严格的检查，严格执行档案出入库登记制度，做好相关的登记工作，在档案扫描过程中加强监控，可通过安装监控摄像头实现实时监控，在扫描完毕后档案入库时进行认真清点，确保实体档案完璧归赵。

（二）注重存储设备管理，保证数字化档案信息不因存储设备发生丢失或泄密

数字化档案信息完全依靠现代化的电子存储设备，因而具备电子存储设备自身的缺陷，可能导致信息识别不出来等后果，因此在这方面要加强管理。要对档案信息的存储设备加强日常维护，做好备份工作，防止意外事故发生导致数据丢失，现在通常的做法是进行异地或异质进行存储备份，这是一种实践证明比较保险的做法。同时，对重要的档案信息可采用数据加密、权限认证读取技术等手段，防止数据明文泄密。对内部工作人员也要根据不同的工作环节设置相应的访问权限，在终端机上加设密码，防止数据非法访问。对数字化档案信息的管理系统要全程记录工作流程，使每一环节都处于可控状态，要杜绝有人冒用合法身份登录系统，浏览、复制、下载或拷贝档案数据，严格控制网外信息上传和网内信息下载，造成档案信息丢失。档案数字化成果的查阅要建立载体查询管理台帐，做到一切有据可查，能追根溯源。

（三）完善信息系统，保证数字化档案成果运用安全可靠

数字档案信息的安全性管理是一个复杂且庞大的系统工程，一方面需要建立健全相关的规章制度，另一方面需要采用现代的科学技术，共同构建可靠、完善的档案管理安全保障体系。

数字档案信息的安全性管理需要完备的制度保障来保证，要认真研究数字化档案的特点、性能，制定出适合档案部门信息管理的规章或制度，制度要涵盖日常管理的各个环节和方面，从而对内部工作人员与外部用户进行约束，使信息得到系统的管理，保证档案信息的安全与可靠。

现代科学技术的运用，在数字档案管理安全保障建设中发挥着重要的作用。不仅要重视技术的安全使用，还要重视体系的安全，及时采用入侵及时检测、防病毒以及防火墙等技术手段，保证数字档案信息处于真正的安全保障环境当中。

结束语

综上所述，数字化档案管理的安全性是非常重要的课题。只有提高对安全性的认识，建立科学合理的管理模式，提升从业人员职业素养与业务素质，才能为推进档案信息的数字化管理、安全性管理以及可靠性应用打下坚实的基础。

参考文献：

[1]徐彦，档案管理安全性思考[M].大连：东北财经大学出版社，2014.

[2]吴广平，档案工作信息化管理[M].北京：北京大学出版社，2017.

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