档案信息化建设的实践与应用

张海军

【摘    要】随着近年来网络技术的进步和社会发展的要求，档案部门正紧跟时代步伐大力推进档案管理信息化建设。本文在分层次分析档案管理信息化的必要性后，进一步总结了这种管理方式的优缺点，在此基础上有针对性地提出关于优化加强档案信息化管理建设的措施，以期为档案信息化建设建言献策。

【关键词】档案信息化  社会信息化  档案管理

中图分类号：G4     文献标识码：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2020.17.082

档案管理信息化是社会发展的必然趋势，作为档案管理人员，应提高认识，不断学习，认真研究和规划;而档案管理部门更要适当加大管理投入，及时配备相应的人才与设施，促使档案管理水平走上一个新的高度。档案信息化就是以原纸质的档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息化，在企业内部，实现档案资源共享，方便企业人力资源部和各个层次的领导及时查阅动态的本企业人才的档案信息。

一、档案管理信息化建设是新时期档案事业不断发展的必然

（一）档案信息化是档案工作适应社会信息化发展的必然要求

近年来，档案部门大力推进档案管理信息化建设，力图使档案工作与社会发展同步。尤其现在计算机管理广泛应用于各类单位管理的方方面面，在各项管理活动中，电子文件以其快捷的办公速度和传递速度逐步取代了纸质文件，如何加强档案信息化建设是做好档案管理工作的关键。随着现代科技的迅猛发展，经济建设步伐迅速加快对人才的需求和利用日益扩大，人员的流动也不断增加，档案材料数量和种类也逐步增多，加强信息化管理，已经成为档案管理部门档案管理的一个主要趋势和途径。因此，档案信息化建设是时代发展的需要，是档案工作的主流，是档案管理改革的方向。

（二）檔案信息化是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择

面对全球信息化的浪潮，传统的档案管理正面临前所未有的挑战和机遇。档案信息化管理正是在这样一个时代背景下对传统档案管理模式的改革和创新。传统的档案管理都是以纸为载体，很容易就出现损坏或者遗失，不利于传递，也不利于携带。档案管理信息化建设之后，各种信息资源都是以数字信号和磁场信号的形式出现，而不再是过去的实物形式，这样一来，使得使用和传输的效率大大加快。信息技术的发展与广泛应用使档案信息化建设提上了议事日程，为档案工作取得了跨越式发展的历史性机遇。档案的信息化管理，也是档案工作发展的必然选择。

（三）档案信息化是人事制度改革和发展的关键步骤

档案材料是反映干部情况的基本凭证和重要依据，是干部工作、人才工作的重要信息，是记载干部一生个人经历、业务能力、工作业绩等内容的文字资料，是干部个人的信息存储库，是全面考察、了解和正确选拔任用干部的重要参考。随着经济体制改革和人事干部体制改革的不断深入，新时期如何推进干部档案信息化管理水平，如何开发档案本身所具有的潜在价值，使档案成为真正的信息资源，使之更好地为人事干部和社会主义现代化建设服务，成为一个崭新的课题。

二、档案信息化管理的优点和缺点

（一）方便快捷

传统的档案管理存在纸张容易受潮、查找不方便的缺点，但如果建立一个电子档案，不但查找方便，还能提高办事效率。因为计算机的运算速度极快，而人工操作很慢，容易出错，反复查阅还会使纸张受损，但电子档案却不会存在原件受损的情况。人们在建立电子档案的时候，按照档案的类型进行收集、统计和查阅，缩短了时间，方便快捷。

（二）能够实现资源的共享

传统的档案管理由于是手工操作，所以无法实现资源共享、交流，给各部门之间的工作造成一些不便，而电子档案利用网络通信工具来传输，瞬时间可以完成大量信息的传递，还可以重复传递，不存在资料被人占用了，另一人就无法占用的缺点。人们既可以交流和传递部门之间的信息，也可以随时查阅和分享不同时期的信息。

（三）容易被侵扰和盗取

虽然档案信息化管理存在方便快捷、资源共享的优点，但由于计算机网络的大环境存在一定的复杂性，如果计算机系统和网络本身就存在缺陷，或者是安全措施不够，就会给网络黑手可乘之机，使档案资源和数据资料被盗取或者被侵扰和毁坏。

（四）技术上不全面

在建立电子信息档案的时候，需要把纸质档案上的内容用扫描仪或者其他设备来输入到电脑中，形成电子档案，但目前我国很多单位和机构都采用价格便宜的平板扫描仪，这种扫描仪虽然经济实惠，但速度跟不上，无法在短期内将档案资料转化为电子档案。

三、如何加强档案信息化管理

（一）转变观念、加强领导是搞好档案信息化建设的关键

档案管理是一项系统工程，涉及多个部门和领域。需要组织、人事和各个部门齐抓共管，协调一致才能搞好。因此，需要加强领导，优化管理人手，构建干部档案管理框架，领导率先垂范，更新观念，带头学习信息技术知识，加快档案信息化管理进程，并把档案管理工作纳入领导议事日程，纳入法制管理轨道，从而为信息化建设打下坚实的基础。

（二）创建标准的档案管理体系

标准、规范是电子档案管理的重要原则，档案管理部门首先要建立完善的管理制度，加大投入的力度，配备齐全的设备。另外，还要多渠道、多层次地收集档案信息，实行一体化管理，形成档案信息管理网络，以保证档案的完整。

（三）有重点地抓好数据库建设

目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合;面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”;突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络连接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

（四）注重管理的效益

档案信息化管理是一项巨大的系统工程，需要单位和机构投入一定的物力、人力、财力，所以必须注重信息化管理的效益。根据自身的实际、需求、基础，将利用率较高的档案进行数字化，利用率不高的档案则无须数字化，否则会浪费大量的人力、物力、财力。

（五）设计科学高效的档案数据库管理系统

数据库是档案管理信息化建设最基础也是最重要的工作，数据库是系统数据的集合，其中既有档案本身的数据信息，也有档案管理过程中新生成的信息，所以数据库的设计应确保将档案管理中所涉及的环节全面体现，以使用便捷、管理严谨作为原则，防止信息化管理的漏洞出现。同时，建立档案信息网络化管理体系，按照管理权限，在领导和相关科室间建立档案信息管理局域网，实行档案的网络化管理，使信息得到共享。在使用权上，根据不同用户通过密码和身份确认后，及时提供所需信息，快速准确获取干部的基本情况等方面的综合信息。改变过去从纸面上静态了解干部人事情况的传统方式，实现从形式上变被动服务为主动服务。

四、结束语

总之，随着网络技术和社会经济不断发展的今天，档案管理部门应以社会信息化为依托，运用现代先进信息技术，不断解放思想、与时俱进、开拓创新、更新理念、整合资源，争取早日实现较完整意义上的档案工作信息化、现代化和资源共享，使档案工作更好地服务社会，从而推进档案管理机构档案工作的健康、顺利发展。

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