应对高校办公室繁杂事务的建议

摘要：笔者在高校办公室已工作了五个年头，深知办公室工作的繁杂性。高校办公室事务繁杂，主要体现在工作交际、工作内容和服务对象的繁杂，做好办公室工作，要从思想上高度重视，学做工作日志，学会总结反思，并在学校管理制度中有一定的容错纠错保障机制。

关键字：办公室 日志 总结 反思 容错纠错

一、高校办公室工作职责概述

高校办公室是学校党委和行政的综合办事机构。其主要职能是围绕学校中心工作，积极发挥学校领导班子的参谋助手、学校的信息枢纽、部门的综合协调、工作的督促落实等作用，服务领导，服務基层，服务师生，做好组织协调、督促检查、公文处理、信息沟通、信访接待、机要保密、对外联络、重要活动组织、综合管理服务和学校领导交办的其他工作。学校办公室是一个综合科室，不像业务科室那样工作性质和工作的对象相对明确，办公室工作涉及学校管理的方方面面，工作职责具有多样性，工作事务具有繁杂性。

二、办公室事务繁杂性的具体表现

根据笔者近几年在高职院校办公室工作的经历，总结了办公室事务的繁杂性的具体表现，主要有工作交际的繁杂性、工作内容的繁杂性、服务对象的繁杂性。

1.工作交际的繁杂性。高校办公室工作事务繁忙、琐碎、涉及面广，尤其作为学校工作的窗口，时时刻刻都在与校内校外不同的人因为各种不同的工作在打交道。在校内，办公室作为学校主要领导、业务处室、教职工和学生的服务机构，与不同的对象交际，应了解不同交际对象的特点，更好地做好服务工作。面对校外来访来电，更是要时刻注意自己在交际中的言行举止，为树立学校良好形象做出努力。

2.工作内容的繁杂性。笔者所在的高职院校党委办公室和院长办公室合二为一，一组工作人员担负党委和行政办公室所有工作事务。所谓工作内容的繁杂性一是体现在整个办公室职责范围内工作内容的繁杂性，二是体现在每个科室内部工作内容的繁杂性，三是在每个工作岗位上工作内容的繁杂性。以学校文件收发为例，看似单一的文件收发工作，据不完全统计，2020年一年的收文量有三千余件，把三千余件文件理清楚办明白也是需要花费不少精力和心血的。

3.服务对象的繁杂性。办公室是上传下达的核心枢纽，不仅要为学校领导服务，还有为全体教职工和学生服务。服务对象多且服务面广，任何方面出现工作疏漏都有可能造成不良的后果，甚至影响学校发展前景。这就需要办公室全体人员在工作中注意分析服务对象的特点，找到合适的工作方式方法，尽可能地为广大师生提供满意的服务。

三、应对办公室繁杂事务的意见

1.思想上高度重视。办公室工作事务的繁杂性，容易给人造成“每天没闲着，每天也没干什么大事”的错觉，久而久之，在这种错觉的影响下，容易忽视或者降低工作标准，从而影响工作质量。因此，在平时的工作中，办公室工作人员一定要从思想上重视自己的本职工作，坚定保质保量完成工作任务的信念，即使是在繁杂的事务中、在小事中，也要做到工作标准不降低、工作力度不减弱，展现办公室良好工作形象和工作作风。

2.学做工作日志。俗话说得好“好记性不如烂笔头”，这话尤其适用在办公室秘书工作中，如何才能在紧张繁杂的办公事务中做到面面俱到、密而不漏，仅凭个人记忆是很难做到的，不借助外物的帮助，难免出现百密一疏的情况。所以，要学会做工作日志，工作日志的作用就是帮助我们记住将要开展的工作，以及为我们已经干过的工作留下痕迹，也为我们今后总结反思工作留下过程性资料。

3.学会总结反思。有时候办公室工作容易给人造成“每天工作忙不停”却没有成就感、收获感的错觉就是因为我们没有及时地对我们做过工作进行总结反思。总结反思过去已经干过的工作，从我们留下的工作痕迹中发现自己工作中的闪光点、找出工作中的不足，从中吸取经验教训，为今后更好地开展工作提供宝贵的经验财富。

4.建立容错纠错机制。“容错纠错机制”是在2016年政府工作报告中出现的，意在给改革创新者撑腰鼓劲，让广大干部愿干事、敢干事、能干成事。笔者认为容错纠错机制同样适用在办公室工作中，办公室工作人员每天进行着大量繁杂的事务，难免会在工作中出现失误，如果没有容错纠错，干多干少一样，干与不干一个样，干好干坏一个样，工作积极性就会严重受挫，甚至会出现为避免犯错误直接不干的现象。因此，给愿干事、想干事的人一些容错纠错机会必要且必需。

参考文献：

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山东服装职业学院 刘田田