施工企业采购与付款环节内部控制的几点思考

袁润民

摘要：众所周知，如果将各项职能都交给某一个部门或某一个人去执行，而没有必要的授权批准和审核，在效率上可能会很高，但由此产生的风险也会急剧上升。因此，为了防止一些重大风险给企业带来灾难性损失，在一定程度的适当牺牲效率是控制重大风险所必须付出的成本。

施工企业内部控制细分为企业组织架构环节、招投标环节、分包管理、合同管理、生产成本管理、采购与付款环节、竣工验收环节、税务管理、财务报表报送等环节。

关键词：施工企业;采购;付款;内部控制

一、采购活动中的主要风险

1采购，是指购买物资、接受劳务及支付款项的相关活动。采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致生产停滞或资源浪费。

2.供应商选择不当，采购方式不合理，招标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。

3.采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。

二、付款环节的主要风险

1.付款审核不严格、付款方式不恰当、付款金额控制不严，可能导致企业资金损失或信用损失。

2.对退货行为不规范，导致企业产生财务损失。

三、施工企業在采购与付款环节管理上要做到以下几点

1.组建工程项目部，成立项目领导班子集体决策项目管理事项。配齐各职能部门及相关工作人员。

2.在公司企业管理制度下，制定公司《项目管理制度》。施工企业公司管理以项目管理为中心，项目管理以财务管理为中心，财务管理以资金管理为中心，资金管理以成本管理为中心，成本管理以合同管理为中心。

3.在《项目管理制度》下，制定《物资管理规定》和《项目财务管理制度》。上述二个制度必须做到无缝对接。

四、采购流程如下

1.项目开工前，工程管理部（或其他相关管理部门）制定《项目物资需求总汇表》。根据投标文件及承包合同列明开工至竣工所有主要材料、辅助材料、周转材料等。

2.开工后，工程管理部根据《项目物资需求总汇表》，依据生产进度编制《工程物资需求计划表》。列明具体物资，包括物资品名、规格和型号、计量单位、数量、施工部位、材料进场日期。《工程物资需求计划表》至少提前一周报送相关领导审批。

3.物资采购部收到《工程物资需求计划表》后，首先核实库存情况，在无库存、库存不足情况下，编制《物资采购计划表》。经批准后开始采购工作。

4.物资部门首先在公司合格供应商名录里挑选供应商。供应商名录满足不了需要再从外部寻找供应商，但无论如何询价过程是必经的。至少要货比三家。

5.寻找到中意的供应商后，要与供应商接触，根据物资金额大小分别按招标和议标处理。经过招投标选中供应商后，要有专人草拟物资采购合同。经过项目各职能部门会签后上报公司相关部门批准。

6.合同管理是采购与付款环节的重点。根据重要性原则，确定采购业务必须签订采购合同的量化标准。从单笔采购金额和物资采购次数上进行量化标准设定。如可设置物资采购金额50000元（注：金额可结合企业实际情况确定）以上必须签订采购合同。

五、物资部门做好物资收发

1.合理配置物资部管理人员，物资部负责人、材料员、收料员、库管员等，并且明确各岗位职责。并且，公司要对物资部负责人、材料员、收料员、库管员等进行专门技术培训。

2.供应商物资进入施工现场后，要安排专人进行物资收料。收料员要经过专业培训经考核合格后才能上岗。公司制定《物资验收指南》，收料员收料必须依据《物资验收指南》验收物资。收料时，必须有二名收料员共同收料，填写《收料单》。同时，关注供应商是否提供发货单、质量保证书、质量检测报告等。根据内部牵制原则，收料员不得办理物资付款业务。

3.收料方法分为过磅和理论换算等多种方法。收料环节需要主要的是不能只关注品种、规格型号、实收数量。还要拥有专业技术去检查物资质量是否合格。对供应商掺假行为识别后扣减实收数量。

4.材料码放必须整齐、标准。各种消耗材料、周转材料必须在堆放区附上“材料标识”，详细注明材料品名、规格型号、产地、使用部位、检验状态、报告编号等。各个类型材料码放区按“材料区”“加工区”“半成品区”划分。之所以这样细分是为了期末盘存。“加工区”“半成品区”的边角料、半成品均不参与盘存，成本含在会计人员账簿记录的工程成本里。

5.收料员每天及时将收料单送给库管员。库管员填写点收单。点收单一式三份。一联交给材料员、一联交给财务记账、一联留存。库管员每天必须及时登记物资采购明细账、材料收发存明细表。月底，物资部台账与财务部物资记载金额进行核对。

6.坚持物资消耗领料制度。杜绝以采购成本代替消耗成本。各班组领料时，必须在领料单上注明领料人、领料单位负责人、施工部位等。保证材料发出后的质量追溯性。

7.月末，库管员与供应商对账。对账相符后，供应商按照合同约定开具增值税发票。物资管理部将增值税发票、点收单等凭据交给财务入账。未取得发票的点收单属于预点收。预点收单交给财务部门做暂估处理。

六、财务付款环节

1.不允许预付货款，除非合同另有约定。

2.所有支付供应商的款项都必须取得发票。

3.特殊情况下，在没有取得发票情况下需要支付款项，经过领导批准可以支付，但是只能支付给供应商单位银行账户。并且，财务部在未取得发票情况下支付的款项计入项目部材料员个人其他应收款下，督促其尽快催促供应商提供增值税发票。时间限定在三个月内。

4.劳务分包为清包工时，领用发包方提供材料。对劳务分包方应实行限额领料。超标领用下，财务部根据项目部扣款通知书做相应账务处理。

5.按合同约定应由分包方提供的材料因故从发包方处领用，分包计量不做核减情况下，财务部根据项目部扣款通知书做相应账务处理。

6.每月期末，各个项目部将下月用款计划上报公司。资金计划与实际支付误差控制在20%以内。

7.付款时，材料员经办、物资管理部负责人签字、各职能部门负责人签字后、项目负责审批。实行资金集中管控的公司，需要公司各职能部门负责、总经理签字后方可支付。

综上所述，为了加强施工企业在新形势采购与付款环节的内部控制，要做到：1.管理制度化;2.制度流程化;3.流程岗位化;4.岗位职责化;5.职责表单化;6.表单信息化;7.信息权限化;8.权限在线化;9.在线智能化。