高职院校行政人员队伍建设研究

鄢彬

摘要：随着我国高等教育事业的不断发展壮大，行政秘书在高职院校的行政管理工作中发挥的作用也越来越重要，其素质以及工作效率直接影响着高校行政队伍的建设。本文结合对相关行政秘书人员的问卷调查，介绍了高职院校行政秘书工作的特殊性及现状，并针对普遍存在的一些问题提出对策性建议。

关键词：高职院校;行政秘书;调查分析;策略

高职院校是我国高等教育的重要组成部分，它既有高等教育的属性，又有高职教育的特色，随着科教兴国战略目标的逐渐明确以及我国高等教育事业的快速发展，高职教育已占据了我国高等教育的半壁江山。5月21日，教育部在其官方网站发布《2015年具有普通高等学歷教育招生资格的高等学校名单》，全国普通高等学校共2553所，其中高职院校1364所，占53.4%。

一所好的高校不仅要有高质量的教师队伍，也要有一个高素质的行政管理队伍。而行政秘书队伍是高校行政管理队伍中的一支特殊群体，在高校的行政管理工作中发挥着举足轻重的作用。本文通过对高职院校行政秘书岗位现状的分析，拟从高职院校及行政秘书自身等多方位考察高职院校行政秘书队伍建设状况。

一、高职院校行政秘书岗位现状的调查与分析

如何完善高职院校行政队伍建设，更好的发展院校？这是很多高职院校在面临学校改革发展时所迫切需要解决的问题。为了充分了解高职院校行政秘书的职业能力发展意识和需求、职业能力发展的阻碍以及他们对自身岗位的评价等问题，我们对义乌工商职业技术学院的行政秘书队伍进行了调研，并以此为出发点，对加强和改进高职院校行政队伍建设工作作粗浅思考与研究。

义乌工商职业技术学院现有正式在编老师449人，高级职称90人，博士17人，硕士335人，其中担任行政秘书职务的15人。总体来说，他们在学院管理中较好地发挥了其特有的职能和作用，当然也存在着一些制约行政秘书队伍建设的矛盾，概括起来，主要包括以 下几个方面：

1.学历专业与岗位职责不符

高校在人才录用上往往要求学历层次较高，尤其是近几年，进入高校至少要具备硕士及以上学历，这就决定了高校行政秘书人员的学历与其他企事业单位的秘书相比，学历层次普遍较高。我们在对义乌工商职业技术学院的15位行政秘书进行调查中发现，具有本科及以上学历的15人，硕士及以上学历13人，由此可见高职院校行政秘书队伍的学历优势。随后我们在对这15人的专业背景调查中发现，仅有5人所学的专业与秘书岗位工作有关，它们主要是语言学、社会工作、新闻传播、行政管理、汉语言。由此可见，很多行政秘书所学专业与所从事工作性质不符，这也导致部分行政秘书的职业能力发展受限。

2.身兼数职

近年来，随着学院办学条件的日渐成熟，为了完善学校体制，健全学院行政队伍建设，义乌工商学院特设岗引进一批专任行政秘书岗位人员。然而由于师资紧缺，这些专任行政秘书入职后往往不得不兼任其他教学或行政工作。秘书人员身兼数职在一定程度上导致部分行政秘书不能专心学习提高自己的秘书职业技能，而要花费一定精力备课上课。加上院校等方面对秘书队伍发展建设的忽视，也在一定程度上导致相当一部分秘书人员转而把更对的精力放在教学上，反而将秘书工作放在次要位置，以期今后转岗至专任教师。因而这在某种意义上也导致院校秘书队伍人员的不稳定，形成一种不良循环，不利于院校行政队伍的建设发展。

3.行政秘书对工作的满意度，对职业前景的规划

我们在对这15位行政秘书的调查中发现，由于这些行政秘书文化素质较高，且年龄普遍年轻化，他们对自己的职业发展寄予很高的期望，很注重自我价值的实现。由于院校领导的忽视、相关制度的缺乏，导致很多行政秘书对自己的职业发展前景表示担忧，因而他们都很大程度上表示如果有机会会选择转岗，去做专任教师。也有的表示他们不会在行政秘书岗位上任职太久，如果长期得不到重视与发展甚至会选择离职。

对于职业发展前景，他们表示希望学院等相关领导能够重视秘书队伍建设，能够提供更多学习培训的机会，以提高自身的专业素养。人事部门能够完善相关考核制度，在职称评审上力求公平公正，不偏不倚。

4.高校对秘书的重视程度与规划

虽然院校领导每天都需要与秘书人员打交道，但在很多领导看来，秘书工作是综合性、服务性、辅助性的工作，没有什么专业性、独立性可言，绝大多数人都可以胜任。恰恰由于高校领导对秘书工作认识上的偏误，他们更多的是关心招聘进来的秘书人员学历层次，而忽视了秘书队伍专业性以及进修培训等发面的问题。事实上，秘书人员与其他行政管理人员一样，也需要经常参加秘书专业知识的学习培训与交流，只有秘书人员的学历层次、专业培训与时俱进了，工作效率才能得以提高，对学校整体工作的展开也有积极促进作用。

当然，除了主管领导对秘书队伍建设的忽视之外，院校的相关部门在对秘书的考核评定以及职务晋升方面也没有给予相应的关注与重视。在学期学年考核上，关于专任秘书的考核，各个分院部门往往会参照该秘书的学历与资历直接评定等级，一方面是因为一个分院往往只有一名专任秘书，或者是一名秘书身兼数职，与其他专任老师一起考核评判标准不同，因而只能直接给定考核结果。另一方面还因为院校缺乏对行政秘书队伍的统一管理，各个秘书分属不同院系部门，考核标准也难以划一。在职称评定上，由于部分行政秘书是专任教师编制入校的，也有部分行政秘书是行政管理岗入校，因而他们在职称评定上也不统一且参差不齐。

二、加强行政秘书队伍建设的若干思考

1.充分发挥高职院校的主导功能

（1）人事部门确立合适的选拔标准

高职院校行政秘书人员的选拔招聘是高职院校行政队伍建设的首要环节，坚持树立合适的选拔标准是把好行政队伍建设入口的前提。合适的选拔标准，首先除一定的学历要求外，要专业对口，对秘书的相关专业知识有所接触;其次要求热爱秘书工作岗位，有一颗服务他人的热心;再次要在人员年龄性别上做好调控，优化行政秘书队伍;最后要把握好行政秘书人员考评机制，完善考评细则，力求公平公正的对待每位行政秘书。

（2）注重对行政人员的相关培训

主要包括岗前培训和在职培训。岗前培训要对专任教师和行政人员分开培训，要让新入职的行政人员明确自己入校的岗位职责，培育他们的职业认同感，使他们树立爱岗敬业的精神。只有认同了自己的职业，才能更有信心、更加积极的投入到行政工作中，从而促进院校的健康发展。此外，学校还要提供行政人员不断地学习培训的机会，不断更新他们的知识，只有督促他们不断学习，才能让他们将所学知识转化为工作能力，不断提高工作积极性。

（3）校企合作培养

高职院校的发展尤其是地方院校的发展有赖于当地经济的发展，目前很多高职院校都开展了校企合作培养“双师”型教师队伍，高校教师下企业，一方面用专业知识指导企业发展，另一方面也积累实践经验，以便更好的指导教育学生。然而很多校企合作多是让教师下企业培养锻炼，而鲜有行政人员去企业，在调研中我们发现，很多高职院校行政人员表示愿意也期待去企业锻炼学习的。我们知道，高校工作相对稳定，行政工作也相对固定，这也容易让行政人员产生倦怠心理，为了激发高校行政人员工作积极性，我们认为适当提供机会让高校行政人员去企业锻炼，不失为一剂良策。

（4）领导的重视

相关部门领导要树立正确的秘书观，所谓秘书观，就是一定社会的人们认识、评价秘书这一社会职业和职务的总观点和总看法。[1]只有相关部门领导充分认识到行政秘书工作在院校管理中的作用，只有他们了解了行政秘书的心理发展需求，他们才会在行动上关心在乎并支持行政秘书队伍建设，从而在宏观上推动行政秘书工作的顺利开展。

1.行政秘书人员的自我培养

高职院校行政秘书的综合素质直接关系到高职院校行政队伍建设的总体水平及工作质量。如何做好高职院校行政秘书工作，不僅需要院校等外部力量的努力，更是需要我们行政秘书自身调节提升。我们在《浅谈如何做好高职院校行政秘书工作》一文中提到，高职院校行政秘书不仅要具备一定的基本素质，还必须树立三种意识即学习意识、规则意识以及服务意识，推崇一丝不苟、团结协作以及锲而不舍的三种精神，达到四个维度高度、热度、力度和速度，具备四种能力沟通能力、动手能力、策划能力、管理能力。高职院校行政秘书人员一定要正确处理好行政、科研与教学三者之间的关系，明确自己的发展方向与目标，切忌抱怨及消极怠工。

清代朱用纯在他的《治家格言》中说道：“宜未雨而绸缪，毋临渴而掘井。”只有我们行政秘书自身能够认识到当前所处的环境，努力将自己的状态调整到最佳，利用各种机会学习提升相关职业知识技能，处理好科研与行政管理工作关系，定会得到实现自身价值的机会。

三、结语

随着我国高校管理体制改革的不断深入，高职院校行政秘书队伍将面临着巨大机遇和挑战。行政秘书工作繁杂，但工作之中却蕴含很多管理上的知识。我们只有在实际的行政管理工作中不断总结经验，不断分析存在的问题与矛盾，才能使行政秘书队伍乃至整个院校的行政队伍建设走上更加科学、更加规范的轨道。

参考文献：

[1]章葵.高校秘书队伍建设研究[D]华中师范大学.2002

[2]许诺.高职院校青年教师创新培养模式研究—以秦皇岛职业技术学院为例[D].华北电力大学.2010

[3]薛庆文《浅谈高校行政秘书工作意识和素质》，职业时空（综合版）[J].2006年7期

[4]吴燕妮.对教学秘书工作的理解与思考.青春岁月[J].2011年9月

[5]陈晓瑜.浅谈高校行政管理人员的职业生涯管理.大学教育[J].2014年7月

基金项目：本课题源自义乌工商职业技术学院院级课题，课题项目名称《职院校行政人员队伍建设研究—以行政秘书为例》课题编号2015028。