浅析办公室管理工作的优化路径

李雪梅

【摘要】高校办公室不仅是重要的综合协调部门，还是学校党委行政工作的“神经中枢”，有着承上启下、沟通内外、协调左右、联系八方的重要作用。就目前来看，高校办公室管理工作仍存在诸多弊端，制约着高校行政管理的改革与发展。本文就当前高校办公室行政管理工作中存在的缺陷及原因进行深入思考，并提出可行性的优化路径，以供同仁参考。

【关键词】高校办公室;行政管理;职能改革

全国教育大会的召开，标志着我国高等教育进入一个全新的时代。预示着中央对高等教育的管理、教育、科研等各个方面有了更细致、更高标准的要求。高校办公室作为高校重要的综合部门，其管理水平的高低直接影响着整个学校的管理水平、教育水平、科研水平以及各级政府政策和方针的落实程度。随着高等教育的不断深入，高校办公室管理工作需要不断创新和优化，从而让高校办公室真正发挥承上启下、沟通内外、协调左右、联系八方的最大作用。

一、优化高校办公室管理工作的必要性

高效、精细化的办公室管理是一流高校的必备属性，是当前众多高校办公室管理转型的重要方向。“细节决定成败”，做好高校办公室管理工作，不仅能影响整个学校的治学风气，还能提升办公室的服务水平和工作态度。

高效、精细化的办公室管理是新时期各级领导和学生的期待。高校办公室工作人员养成严谨、高效的工作作风，是实现高校向更高水平发展的重要基础。

二、高校办公室的职能定位

高校办公室作为学校的“行政中枢”，找准办公室的职能定位，是做好办公室工作的重要基础，是发挥办公室职能的关键。首先，高校办公室主要承担高校重大决策、重要会议、重要接访、协调内外等保障学校高效运转的重要任务。其次，高校办公室工作事务繁复、工作范围十分广泛，使其具有综合性定位。最后，具有服务型定位。高校是培养人才及科研重地，其目标是培养国家和社会需要的高素质人才。高校的服务对象是学生，因此服务育人是高校教育的核心。

（一）承上启下职能。高校办公室作为学校党政运转的职能中心，是保持学校上下信息通畅的重要部门。在各项工中，安排好、布置好各项任务，把握好工作节奏，是确保高校各项工作高效运转的基础。

（二）沟通内外职能。高校办公室是统筹协调、凝聚内外资源的重要部门，对理顺各种关系和资源起到关键作用。

（三）协调左右职能。高校办公室是辅助学校党委的重要部门，与各个部门之间联系密切。协调好各个部门，对学校领导层决策、政策落实具有重要意义。

（四）联系八方职能。高校办公室作为学校重要的形象窗口，建立与师生之间的广泛联系、倾听基层的呼声，为领导决策提供服务。

三、高校办公室管理工作应有的意识形态

高校办公室管理工作浓缩为两个要点，即质量、高效。要想落实质量并兼顾效率，需做到如下几点：首先，要构建完善的办公室管理组织体系。其次，要树立正确的意识形态，只有以正确的意识形态来指导工作，才能让办公室管理人员的工作思路更加清晰、协调。再次，高校办公室管理人员还要有大局观、服务意识、责任意识、规范意识及效率意识等等。最后，高校领导层还应鼓励办公室管理人员在长期的实践工作中不断总结经验，学习和消化先进的管理理念，从而不断完善办公室管理制度。

四、当前高校办公室管理工作普遍存在的问题

（一）全员重视程度不够，职能定位不清晰。高校办公室是高等院校的核心部门之一，在日常工作中不仅参与重大决策和发展规划，而且还处理大大小小的各类文件，衔接各个部门，起着桥梁的作用。办公室管理部门的实权不高，致使许多师生对办公室管理工作的重视程度不够，缺乏担当精神和责任感，存在行事拖沓、办事积极性不高等问题，直接导致学校行政效率低下，最终影响学校的发展步伐。由于办公室管理工作繁杂，每天都有大小事情需要处理，工作比较辛苦。有些办公室同事只是被动完成领导交办下来的任务，对自身职能定位不清晰，无法出色、优质地完成工作。

（二）管理理念和制度落后。在新形势下，高校之间的竞争逐步辐射到院校管理水平上来。高校办公室管理也必须跟上时代步伐。传统的办公室管理理念和制度在当前的高校发展中，明显处于滞后和偏离的状态。严重影响了学校的行政效率和工作质量。因此更新管理理念和完善办公室管理制度，并与时代接轨势在必行。

（三）办公室管理智能化、信息化程度不够。当前仍有许多高校的办公自动化、信息化程度不高，导致办公室管理虽然异常忙碌，但是工作效率十分低下。由此导致许多重要文件遗失或记录模糊等问题。

五、高校办公室管理工作的优化路径

（一）提高思想认识，做好职能定位。高等教育改革的主要问题来自于意识形态上，高校办公室管理工作水平上不去的主要原因是因为领导、管理者自身及师生对办公室管理工作的重要性认识不足所致。因此，高校办公室行政管理改革，首先要提升全体成员对办公室管理工作的重视程度。同时树立办公室改革创新的精神和求真务实的风气。让办公室行政管理人员立足局部，着眼全局。明晰办公室管理的重要地位和各项职能。并以此为出发点，处理好、协调好各项日常工作。

（二）完善规章管理制度。建立健全督查机制、激励机制、权责机制。对已有的规章制度进行梳理，做好制度的废改立工作，对不利于当前行政管理的制度要进行研究修订，对缺位的制度要进行补全。充分发挥制度的指导性作用。制度的建立要具有针对性、适用性、评价性、激励性，强化督查，落实责任。做到事事有人管、时时有人管、管理规范化、服务精细化。

（三）引进人才和技术，加强交流和学习。当前各大高校之间的竞争体现在学校管理水平上，提升全体办公室管理人员的素质是高等院校教育改革的必经之路。不论是引入先进的管理技术，还是先进的一体化设备或系统，都需要高素质的办公室管理人员高效运转起来。首先，高校需要引进一批专业的办公室行政管理人员。其次，加强交流和学习，培养一批优秀的办公室行政管理人员。例如通过系统授课、观摩学习、经验分享等手段，不断提升管理人员的业务技能。最后，鼓励办公室行政管理人员在实践工作中勇于探索和创新。不断提升办公室行政管理工作的效率和工作质量。

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