基于电商直采的高校采购系统平台设计

程翔

摘要：基于电商直采的采购模式是当前高校财资管理的一个研究热点，对提高高校零星采购资金使用效益、促进采购信息公开具有重要作用。研究从网络信息管理技术方向出发，以符合当前服务体验为设计基础，设计了电商直采应用的业务流程，并探索分析了应用系统功能架构及数据交互模板，实现电商直采的从计划、采购、入固、报销的互联互通，提高了高校零星采购全生命周期的数据一致性和业务便捷性，使基于电商直采的采购成为高校采购工作中一种全新有效的管理模式。

关键词：电商;高校采购;平台设计

在国家“互联网+”“放管服”等政策引领下，通过电商平台的建设推进工作方式的转变成为政府采购改革的突破口[1]。与传统模式采购相比，电商平台作为一个公开的环境，不仅能实时跟踪监控采购流程，还能高效快速地传递交易价格等相关信息，同时随着近年电商在社会经济活动中扮演着愈来愈重要的角色，电商采购平台在公共采购范围的推广呈现出不可阻挡之势[2]。

由于高校零星采购的多样性和管理成本的增加[3]，基于电商直采的采购系统在高校政府采购管理的建设实施有了现实意义。一方面，基于电商直采的采购平台使高校采购更加透明化，有效降低采购成本，同时借助大数据与云平台等数字化技术不断应用，简化采购流程，提升采购效率，助力高校实现资产、采购、财务全生命周期采购管理;另一方面，用户对电商采购理念认知的普及和对电商采购服务体验的适应，为基于电商直采的高校采购平台提供了业务应用基础，随着高校信息化发展的不断完善[4-5]，基于电商直采的采购方式将成为高校政府采购工作的有效补充。

一、平台设计总体思路

（一）平台建设的核心目标

设计基于电商直采的高校采购系统平台的主要目的是以用户为中心，将高效、便捷的使用体验放在第一位，在依法合规的前提下简化高校采购流程，提高采购效率，降低采购风险，建成集网上服务、网上交易、网上监督为一体的采资财全周期不见面式采购服务和管理平台，逐步实现节支防腐、效率导向、物有所值的价值目标。

（二）平台设计的思路分析

基于电商直采的采购平台总体设计架构根据本系统角色定位、模块架构、功能应用等方面来制定。

角色定位：平台面向高校范围的服务对象包括经办人、经费负责人员、职能部门人员（包含财务计划部门、院系部处、设备管理部门等）;平台面向社会范围的使用对象包括平台客服人员、供应商人员。

模块架构：整体平台架构分为三大部分，即商城系统部分、资产管理部分和财务结算部分。商城系统是本平台核心建设部分，下设采购人模块、供应商模块、平台维护模块，资产管理与财务结算部分根据高校现有资产系统及财务系统与商城系统交互打造。

功能应用：面向高校满足采购人一站式服务需求，通过电商平台完成统一认证、采购下单、送货验收、智能建账、统一结算的全采购生命周期功能。面向供应商实现发票开具、自动结算、商品物流智能同步等功能。面向系统维护管理人员实现客服支持、商品目录维护、供应商维护、分析统计等功能。

二、电商平台的业务功能设计

（一）商城系统的审批业务流

作为平台的核心功能系统，面向高校业务的电子商城与传统电商相比，需从高校采购流程、固定资产管理及财务报销实际要求设计考虑。业务流程具体设计划分为认证登陆、提交订单、经费负责人审批、职能部门审批、经费冻结、到货验收确认等阶段。

认证登陆采取平台接入学校统一认证方式，确保用户个人信息安全性，同时保证平台内跨系统间的数据一致性。经办人选定商品后，选择付款方式，系统设计统一结算及一单一结两种方式，同时根据选填付款经费信息验证经费额度是否满足订单金额需求，校验通过后转至经费负责人审核，可设置经费负责人授权经办人办理的功能跳过此步骤。对有采购计划、立项审批要求的可增设职能部门的审批权限，完成后正式通过商城系统库下单，并同步向财务系统发起与订单等额的经费冻结操作，随后开展线下送货收货业务。

经办人验收完成后，商城系统自动推送采购信息至资产系统及财务系统并生成待建账设备信息及待结算信息，利用中间表技术完成数据传输。

（二）商城、资产、财务系统交互设计

商城系统与资产系统的交互，明确商城通过验收产品向资产系统的推送规则，比如按照产品单价或产品归类划分为入固建账类和材料耗材类两种信息推送。资产系统对从商城接收的信息设置筛选确认功能，对于满足建账金额（比如大于等于1 000元或1 500元）但无独立使用功能或耗损类产品可筛选划为材料耗材类。入固建账类信息应包括名称、数量、规格、产品图片等。其中属于统一结算情况的，资产系统根据入固建账类和材料耗材类资产定期（如每个月一次）反馈给商城系统，商城开具建账类和材料耗材类的大类发票并推送给资产系统。

资产系统与财务系统的交互，对于使用人已确认转固类别及材料耗材类资产，属于统一结算情况的每月将大票信息定期推送至财务系统进行统一结算，属于一单一结情况的实时信息推送至财务系统进行单独结算。

财务系统与商城系统的交互，采购下单前经费额度的冻结及报销完成后经费解冻功能，涉及经费信息的实时传输与获取，如果资产系统不承载材料耗材类记录功能，可由商城系统与财务系统直接建立中间库完成发票传送及结算功能。

三、平台应用及算法设计

（一）商城系统的应用构建

商城架构支持移动端及PC端接入，系统应用层面分为以下几个模块：

访问网站：基于学校采购归口职能部门门户打造，支持首页界面、信息列表、通知推送、产品展示专区、学校用户、供应商用户的注册登陆等。

产品库建设：产品的种类和数量的多样性是电商模式的核心，高校电商产品通常包括以下类别：行政办公类、五金劳保、科研仪器、实验室設备、化学试剂、办公家具、低值易耗品等，按层级区分产品目录。

采购功能：电商采购的主要业务操作区域，包括商品浏览界面、购物车、订单管理、用户地址发票管理、信用评价及价格监测等。

定制化接口：支持传统电商采购功能以外的模块开发，根据高校零星采购制度流程个性化差异进行独立开发，比如比价、竞价模块，支持需求报送、在线报价、结果成交公示、合同管理等功能。

数据分析：针对全平台的数据管理与统计分析，包括报表工作台、历史价格表、供应商业绩表、信用评价记录等。

基础数据及设施：建设平台基础数据库，包括项目库、产品库、供应商库、订单库、中间库等，基础设施包括服务器操作系统（Ubntu Server）、数据库服务器（Mysql）、应用服务器（Nginx）、网络环境、存储系统、安全系统、备份系统等。

（二）算法设计与分析

根据电商直采模式进行特点分析和算法设计，代替采购流程中需要人工审核的节点，同时根据不同高校零星采购制度规定及运行反馈情况调整参数或模型。具体算法包括：

1.计划管控算法：商城系统与计划数据对接，从采购经费类别、品目和数量、总额上进行多维校验，实时预警分拆采购行为，防止限定时间段内、同一品目商品的采购额度超过学校规定限额。

2.聚合比较算法：针对不同供应商、不同来源商品，统一标准，聚合归一，统一数据格式，对于同型号比价，同质比价，同价比性能，同质同价比服务，而对于不同来源、不同品牌、不同型号商品重要参数可比，聚合算法的数据表关联如图1所示。

3.报价加权算法：在保证商品覆盖率前提下，监测不同电商网站产品报价，建立科学算法公式按采购价、出厂价、综合电商、行业电商的不同加权计算市场均价，从而指导本平台商品价格上浮区间。

4.价格溢出算法：对于供应商报价进行实时动态监控，确保供应商自营价格不高于本平台电商报价，提供市场参考价，对于相同商品在本平台价格高于供应商自营价格时采取预警、终止下单或下架的处理模式。

5.账票审核算法：统一结算模式下拟报销的采购项目通过商品属性自动分类为建账类及耗损类，并进行后台校验智能协助设备管理人员及财会人员进行入固和结算。

四、结语

以高效便捷、一站式服务为根本建设目标，以零星采购个性化功能为需求基础，以智能程序辅助、大数据分析为先进技术手段，设计高校基于电商直采方式的业务流程、数据结构和系统功能，助力高校实现公开透明、增质提效的可持续采购。从电商模式的特有品控优势、快速响应机制、供应商自有能力等重点考虑，构建适合高校制度机制的竞争平台，从而满足高校一站式采购需求，持续改善高校教职工用户的采购体验。

参考文献：

[1]吴爱明.突破政府采购困境：行政改革与政府采购电子商城[J].中国行政管理，2015（7）.

[2]陈怡璇.国企采购电商化大势已成[J].上海国资，2016（9）.

[3]何磬，吴冠仪.高校小额零星采购合同全过程管理[J].实验技术与管理，2018，35（2）.

[4]张武威，曾天山，黄宇星.我国高校教育信息化重心转移：从硬技术向软技术创新[J].高等工程教育研究，2014（5）.

[5]蒋东兴，等.高校智慧校园技术参考模型设计[J].中国电化教育，2016（9）.

基金项目：北京市高等教育学会技术物资研究分会2019年学术研究重点课题“基于电商直采的高校采购模式研究”（JSWZ201906）。

作者简介：程 翔（1987—），男，重庆人，助理研究员，工学硕士，北京航空航天大学校园规划建设与资产管理处招标采购管理办公室主任，主要從事政府采购、合同管理研究。