浅谈物业管理企业财务共享服务中心体系建设

摘要：在我国“一带一路”等国际倡议合作的时代背景下，随着经济全球化的不断扩大、深化以及“互联网+”“云计算”“财务云”等一系列互联网理念和信息技术的快速发展与广泛应用，国内企业的发展机遇和经营规模不断扩大，越来越多的企业都已经建立或筹备建立财务共享服务中心。物业管理企业由于自身业务发展的特点，需要不停地开拓市场来增加企业知名度和业务范围，通过快速接管项目让企业进行良性运转，进而拥有众多的分、子公司，且经营范围分布广、业务模式差异小。因此，创建财务共享服务模式可以有效地推动物业管理企业战略发展，保障企业发展的规范化，全面提升财务管控水平，促进业务和财务的有效融合，降低企业人力运营成本，加强财务梯队建设及岗位优化。本文在分析物业管理企业财务共享服务中心体系建设的重要性基础上，探讨了物业管理企业财务共享服务中心体系建设的重点和难点，并针对性地提出了加强物业管理企业财务共享服务中心体系建设的对策建议，以期为物业管理企业财务共享服务中心体系建设提供有价值的借鉴。

关键词：物业管理企业;财务共享服务中心;财务管控

自20世纪80年代初期，美国福特汽车公司创建了世界上第一家财务共享服务中心，历经了八九十年代的探索和发展阶段到如今的全面加速推广，财务共享服务这一模式在全球企业中已有近四十年的发展历程。据统计，世界500强企业中约有90%以上的企业都已经建立或筹备建立财务共享服务中心，2005年中兴通讯公司成立了我国第一家本土化的财务共享服务中心，正式拉开了财务共享服务模式在我国的发展帷幕。

在我国明确指出住房商品化的道路发展方向以来，物业管理行业在房地产的带动下迅速发展，并形成了一定的经济规模。可以说物业管理行业就是一个微缩型的房地产行业，有地、有路、有建筑的地方都可能存在物业管理，只是物业管理所管辖的内容更琐碎、持续时间更久。发展至今，物业管理企业发展迅速却不平衡、业务繁琐但相对简单、规范程度偏低且市场竞争无序、劳动密集度高但缺乏专业人才等一系列的内外部劣势问题也掣肘了企业的发展，同时物业管理费的定价相对偏低且后期调价存在一定的困難，因此结合物业管理企业的精细化管控、降本增效等运营方式，推出财务共享服务模式显得尤为适宜。

一、物业管理企业财务共享服务中心体系建设重点和难点

（一）对建设财务共享服务模式的认识问题

近年来，越来越多的物业管理企业纷纷提出了构建企业内部的财务共享服务模式，而该模式的建立对物业管理企业来讲将是一场巨大的组织变革。首先，从企业管理层角度看，只有真正了解到财务共享服务模式的含义，明确了创建财务共享服务中心的目标定位，掌握并了解自身企业的运行特点之后，有的放矢地进行模式搭建才更为稳妥;其次，从企业职工角度看，一旦财务共享服务模式建成，势必会对原有的财务组织架构进行调整，将资金、核算、报表等传统性事务工作进行集中化处理，也会影响到职工的原有工作职责，此时既有职工认为这是一场工作挑战，也有职工认为这将会是一次失业经历，针对于前者一定会配合企业完成此次变革，但对于后者，或许跳槽离职或许阻碍模式创建，当后者比例过大时将会给企业带来人员严重流失、人才储备不足、模式创建失败等后果，甚至会影响到企业的稳定性。

（二）财务传统业务与共享模式的平稳衔接问题

财务共享服务模式的建立将对原有的财务制度、组织架构、业务流程等方面产生最直接的影响，财务共享服务模式是对财务传统业务的再次缔造，而各个物业管理企业在不同的发展阶段及其自身业务特点上对财务共享服务的需求也是有所差异的，此时就需要企业结合自身业务需求通过制度再造、流程再造、系统再造等方式对原有业务进行梳理升华，在此过程中，势必会造成新旧制度一定程度的不适应和一段时期的磨合，此时该如何平稳过渡、顺利衔接就显得尤为关键。

（三）企业内部复合型财务专业人员的匮乏

财务共享服务模式是一个集合财务管理、企业管理、信息化、软件开发于一身的现代化智慧型科技产物，目前企业内大部分财务人员尚以软件公司开发的财务软件为基础，通过模仿手工做账的方式将传统业务进行机械化处理，最多也只是对财务管理和企业管理有所掌握，但是对于软件研发及信息化手段等专业技术方面还存在很大程度的欠缺，如果仅依靠传统财务人员是无法完全支撑起财务共享服务模式的构建与发展的，而市场中一个既了解软件研发又掌握财务专业的复合型财务人员的成本又相对高昂，这方面也与财务共享服务模式搭建的初衷有所违背，同时从前期研发到后期维护也需要企业投入大量的人力、财力、物力等。

（四）财务共享模式下存在的信息安全隐患

财务共享服务模式将原本分散的同类业务通过信息化技术进行集中处理，确实能有效地提升工作效率，同时将所有财务信息通过网络系统进行开放式共享，为内部人员在数据查找和运用方面提供了便利，也提升了信息流转的速度，然而在带来优势的同时也将带来一些安全隐患。首先网络安全一直就是个热点话题，企业所有的财务信息均处在网络云平台上，既要防止互联网黑客及病毒的攻击又要预防外部竞争对手的侵入窃取;其次由于物业管理企业的经济规模存在一定的局限性，高昂的软件开发成本势必会给企业带来一定的经济压力，故企业不会将所有的信息化系统都进行自行开发维护，此时第三方软件的安全性和保密性也显得尤为关键;最后就是对财务共享服务中心内部人员的监管方面，在预防外部信息安全的同时还应防止内部舞弊情况的发生，由于财务共享服务中心一般都处在企业中一个相对独立的位置，这样也会加大信息失真、粉饰数据、数据泄露等内部舞弊风险，企业在内部控制上也应加大管控力度。

（五）财务共享服务人员的考核及晋升机制

财务共享服务中心建成后，首先就是对企业现有的财务人员进行精简及分流，一部分财务人员留在现有机构中执行财务管理方面的工作职能，另一部分财务人员将划入财务共享服务中心，而划入财务共享服务中心的财务人员的工作内容虽然比原有工作更清晰、更统一，但也相对更单调、更传统，每天就是账务处理、资金支付、报表编制等重复性的机械工作。此时，财务人员难免会产生枯燥、单调、无趣等负面情绪，甚至对自身事业前途产生了质疑，久而久之将发展为跳槽离职等现象，而员工的离职不仅容易造成企业内部用人紧张，影响现有在职人员的稳定心态，更有甚者将会对企业声誉和企业发展造成无法弥补的影响。因此让每一个财务共享服务中心的财务人员都可以积极乐观地面对工作，为企业创造价值，发挥自身优势，关键问题就是要建立起一套良性的考评体系和晋升机制。

二、加强物业管理企业财务共享服务中心体系建设的对策建议

（一）明确企业内财务共享服务模式的目标定位并加强宣贯

财务共享服务模式的建设是一项周期长、技术性强、投入高的全面性系统化工程，需要公司管理层从企业总体战略角度出发，统一战略思想，明确市场定位，结合自身业务需求和经营特点开展建设，不可盲目追风急于求成。财务共享服务模式按其业务运作方式可以分为基础集中化模式、内部市场化模式以及完全市场化模式，上述三种模式企业可以根据自身战略逐一顺序进行，也可有针对性地进行单一模式搭建。同时，财务共享服务模式的建成也不是一蹴而就的，为避免模式尚未建立成功而企业财务人员大量流失等影响到企业稳定运转的现象出现，在模式规划期和创建初期时，就应不断对全体财务人员做好宣贯及安抚等相关工作，对积极者采取持续鼓励并培养其加速转型，对消极者采取不轻言放弃式的疏导等手段，同时在此过程中重新梳理企业各分支机构的财务组织架构并挖掘潜在的财务管理型人才，为财务共享服务模式奠定人才基础。

（二）优化组织结构、及时完成对业务流程的平稳再造融合

财务系统在企业的运行发展中体现了重要的职能作用，更是创建财务共享服务中心的重要基础系统，应高度重视财务机构的设置，科学有效地建立并优化财务组织结构。结合财务共享服务模式的特点和近年来提到的财务转型升级等需求，可以将企业财务系统分为三大组织类型。首当其冲的是共享型财务组织，主要负责财务基础类事务的集中化处理，如资金支付、会计核算、报表编制等;第二类为业务型财务组织，主要负责企业及其各分支机构的预算管理、经营分析、税务管理、内控管理等属地性较强的业务;第三类为战略型财务组织，主要负责企业全面预算管理、财务分析、绩效评价、资本运作、收购并购等以服务企业战略发展为主的财务管理类事务。明确了组织结构之后，应有针对性地设计相应的业务流程，随着企业规模的逐年扩大，相应的业务流程也会有所增加。对于财务共享服务中心而言，其业务流程应以建立规范财务制度、統一财务核算体系、提升财务内部服务、加快事务处理效率等为出发点，尽可能对原有业务流程进行再造优化、推陈出新，同时需重点关注新旧业务流程的平稳衔接，尽可能地避免出现运行不畅、管理断档等现象。

（三）重视财务共享服务人员的培养，锻造复合型财务人才

财务共享服务模式不同于传统意义上的企业财务系统，该模式的技术含量更高、综合操作更强、实施难度更大，而复合型的财务专业人才更是建设中的核心要素，此处的复合型不仅指业务财务相融合的财务人才，而是在此基础上还要了解信息化技术和财务共享等知识的复合型财务专业人员。人员招聘确实是实现目标的一种快捷方式，但招聘也会带来更大的成本和风险，新鲜的血液要逐渐适应企业和了解业务之后才可更好地发挥自身技术，以配合企业构建财务共享服务模式，而企业所付出时间成本或许更高于其薪酬成本，甚至还会出现自身技术并不适用于企业的需求等风险，此时企业培养内部人员则是一种更高效、更快捷的方法，内部人员不仅更熟悉公司的业务需求和流程，更重要的是进行内部培养有助于提升员工的忠诚度和最大程度地减少财务组织的变动所带来的人事动荡。而针对于信息化技术方面并不要求深入掌握，毕竟信息软件方面的开发和维护都是由专业的供应商来完成，企业人员仅需考虑在信息化技术和共享服务嵌入企业业务模式和财务系统时，如何可以让企业运转得更高效、更便捷、更安全等。

（四）加强网络信息安全建设，强化风险管控的意识和手段

网络信息化服务也是决定财务共享服务中心的正常运转是否成功的重要因素之一。首先，企业应针对于自身网络基础设施进行有效的改造升级，重点考虑设备机房、服务器、网络环境、应用软件等关键基础设备设施的适用性，同时还应建立起良好的网络信息安全系统，树立网络安全意识，定期进行系统维护、查杀木马、升级病毒库、清理垃圾文件等主动手段以防止黑客及病毒的入侵，也可考虑将企业内网及外网作分离化处理，切实做到专网专用。其次，建立健全企业数据保密机制，针对不同的操作人员给予相应的操作权限并严格控制数据信息的下载权限，增加操作日志用于随时抽取检查等辅助手段，最大化降低人为操作方面所带来的危险系数，但最重要的还是要全面提升员工网络安全及数据保密的意识。最后，应将企业内部控制纳入财务共享服务模式的建设中，建立健全财务风险评估机制，对数据的真实性、完整性、及时性加强管控，建立有效的内部监督机制，甚至可增加专业性较强的监督人员专门负责监督工作，以确保企业财务共享服务系统安全、高效、真实、有序地进行。

（五）建立健全财务共享服务人员的考评体系和晋升机制

财务共享服务中心作为企业内部一个相对独立运行的新型系统，受自身业务特点的影响，为减轻员工对千篇一律的业务产生枯燥乏味感，提升员工主动工作和创新的积极性，企业应建立并完善一套适用于此业务模式下的考评体系及晋升机制，以平衡计分卡为评价基础，结合财务共享服务中心的业务特点，建立KPI考核与激励机制。但是，也不能完全用考核去代替管理，不能设计过于复杂的考核机制，最终还是要以激励为主。比如，财务共享服务中心的工作人员在完成自身基础标准业务后，每新增接管一个财务账套时，或者根据物业管理行业的特点，每新增接管一定户数的项目时，给予一定的物质奖励，采用多劳多得、按劳分配、上不封顶等激励手段，实行浮动薪酬制。

三、结语

综上所述，在如今飞速发展的信息时代，物业管理企业应重点考虑如何跟上科技时代的发展，运用技术手段建立科学的管理模式，在提供优质服务的同时进行精细化管控，财务共享服务作为一种新型的财务管理模式，在创建、运行以及发展过程中也需要企业逐步地优化和完善，以将财务共享服务模式更好地融入企业运营管理中，全面提升企业的核心竞争力。

参考文献：

[1]邹志文.大数据背景下我国中小企业财务共享服务中心建设问题探究[J].企业科技与发展，2020（2）.

[2]鲁学生.企业财务共享服务中心建设的若干思考[J].现代商贸工业，2019（35）.

作者简介：张旭东（1987—），男，北京人，中级会计师，本科，主要从事与物业管理行业及其周边行业有关的财务管理领域研究。