新时期学校档案管理存在的问题与措施

单长莉

【摘  要】一般情况下，学校的档案是由教育教学活动完成后留下的原始资料构成的，在学校的档案中详细的记录了学生对于教师教学情况的认同度以及教师教学的成绩。同样学校档案管理工作在一定程度上代表着学校实际的管理水平。做好学校管理工作对于学校未来的发展具有很大的作用和意义。在日常经营和管理中，学校要不断优化和完善档案管理模式，充分利用档案资源，为学校发展提供动力。教育促进社会发展和进步的主要动力之一，在教育工作中，档案管理是重要的组成部分。做好学校档案管理工作有利于提升教育质量，提高教学品质，增强日常教学的正确性。目前，在我国学校档案管理工作中仍然存在的很多问题和不足，因此，相关部门和工作人员有必要采取一定的措施有效的解决。

【关键词】学校档案管理;问题;措施

引言

步入新时代以来，我国现代信息技术高速发展，对于我国居民的生活质量产生了关键性的影响，将现代信息技术在各个领域当中应用，都实现了行业内的发展变革，提高工作效率。在学校的档案管理工作中应用电子信息技术，能够生成电子档案，不仅能够实现学校的现代化管理，还能够减轻相关工作人员的工作负担。因此本文就学校档案管理工作中的电子档案应用展开了研究，主要描述了电子档案应用的必要性以及提高电子档案应用水平的措施，以供参考。

一、学校档案管理中存在的问题

1.档案管理人员综合素养较低

目前，有很多学校忽略了档案管理工作，致使档案的管理一直处于一个相对松散的状态。档案管理人员不仅要进行档案管理工作，同时要兼顾着其他工作，没有固定的时间和空间去整理档案，有的档案管理人员是学校直接招募的普通管理人员。如果没有专业的档案人员对档案进行科學的管理，那么档案管理工作将会一片混乱，很难有条不紊的进行。档案管理工作不是一项简单的信息收集工作，它涉及的内容较多，工作流程复杂，需要专业的档案人员进行管理。如果档案人员缺乏专业性，那么档案管理工作就会不断出现问题。

2.缺乏相关的硬件设施，档案管理工作不完善

档案管理工作不仅要求档案人员具有较高的专业化水平和素养，而且要求学校要配备相应的、先进的硬件设备。如果想做好档案管理工作，必须要有一个良好的外部环境的支持。现阶段，我国有一部分学校对于档案管理工作投入不足，库房建设不够完善，档案硬件设施投入不足。同时，学校领导人员对于档案管理工作没有一个正确的、科学的认识，致使档案管理工作相关的硬件设备过于陈旧和落后。档案管理工作是一个要求较高的工作，如果没有一个完善的管理工作环境，那么将会阻碍档案管理工作的发展。

3.领导人员的档案管理意识不足

长期以来，学校以教学为主体，缺乏对档案管理完整性和系统性的认识，甚至有的学校会错误的认为，档案管理工作仅仅是一个收集和整理资料的工作。学校的主要工作任务是做好教师教学和学生学习，严重忽视了在其它方面的管理工作。学校档案管理工作表面上与学生学习、教师教学无关，并且没有直接的联系，因此，得不到学校领导人员足够的重视。除此之外，学校领导人员的管理思想落后、工作过于保守、认识存在局限和不足、管理理念封闭也是档案管理工作没有得到应有重视的重要原因。

二、优化和调整学校档案管理工作的具体措施

1.有效提升档案管理工作人员的综合素养

建立一支专业化、高水平的档案管理人员队伍有利于从根本上做好档案管理工作。档案管理不是一门简单的学科，它对档案人员的专业性要求较高。如果档案人员缺乏专业知识和专业素养，那么档案管理工作一定会出现混乱。只有专业化水平高，专业基础知识较强的档案管理人员可以科学的、合理的、有效的归纳和整理学校相应的档案，促进学校档案管理工作的顺利开展。如果档案管理人员的专业素养较高、管理意识较强，那么他们将会更加深刻的认识到档案管理的重要意义和作用。所以为了加强学校档案管理和建设，必须提高档案管理人员的综合素养。

2.增强档案管理意识，强化档案管理工作的重视程度

为了有效促进学校档案管理工作的顺利进行，我国相关部门出台了《高等学校档案管理办法》，其中明确指出，学校领导必须亲自组织学校档案管理工作，并且在管理过程中负有一定的责任。除此之外，《高等学校档案管理办法》还明确规定要将学生的档案进行科学的归纳和分类。在学校的整体发展规划中，一定要加入檔案管理工作。学校在促进自身进步和发展的同时要增强档案管理意识，从根本上认识到档案管理在学校发展中的重要性，以及促进教育事业长远、稳定发展的重要意义。增强档案管理意识不仅是口头说说，而且要让相关工作人员从思想上认识到档案管理工作的必要性。

3.加大对于电子档案管理监督的力度

为了提高电子档案管理工作的质量，对于电子档案管理工作进行监督也是十分必要的。为此，学校首先就要采取不定期检查的方式，检查工作人员的工作情况，主要监督工作人员信息录入方面的及时性，同时检查工作人员对于电子档案的分类和规章的情况，并将这些内容同工作人员的绩效考核直接挂钩，提高工作人员在主观上的工作积极性，同时保障学校电子档案管理的准确性与真实性，充分发挥电子档案的作用。除此之外，学校还要针对电子档案管理工作制定相关的奖惩措施，对于能够及时准确完成工作的工作人员，学校要给予肯定并给予一定的物质奖励，树立起榜样，激发工作人员的积极性，同时对于工作拖拉，工作质量不高的工作人员，学校要进行严格的惩罚，杜绝工作态度不端正的情况，提高电子档案管理工作的质量。

结束语：

目前，在我国学校档案管理中存在着很多问题，在这种环境和背景下，学校领导人员要增强档案管理意识，提升档案人员的专业水平和综合素养，进一步完善相关的硬件设施，进而加快档案管理工作现代化进程，推动学校的全面发展。总而言之，学校档案管理工作是关乎到学校发展的重要工作，因此学校要给予充分的重视并采取多种手段提高电子档案管理工作的质量。电子档案是基于现代信息技术而提出的全新档案管理工作方法，能够有效提高档案管理工作质量，因此学校要重视电子档案管理的应用，保障学校的长远发展。

参考文献：

[1]田凌嫣.电子档案管理在高职学校档案管理中的应用探究[J].办公室业务，2019（4）：145.

[2]秦凤萍.学校档案管理工作中电子档案的应用探析[J].兰台世界，2016（24）：69-71.

[3]侯艳琼.浅析电子档案管理在中专学校档案管理中的应用[J].辦公室业务，2012（11）：91-92.