社交媒体文件归档及保障策略研究

刘爽

摘 要：互联网时代下，社交媒体软件在人与人沟通交流中发挥着重要作用，因此，社交媒体平台上积累了大量涉及人们工作、生活的信息。社交媒体文件归档是指在社交媒体平台中筛选出具有保存价值的文件，进行有序管理。但现阶段档案管理部门及公众对社交媒体文件归档不够重视，因此未能进行有效管理。本文立足这一背景，分析社交媒体文件归档的难点以及保障措施。

关键词：社交媒体;文件归档;社交媒体文件;档案管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：2096-5079 （2020） 16-0-02

一、引言

社交媒体软件在各类功能与形态的平台上被社会组织、机构、群体与个人应用于发布信息，处理日常事务等，成为开展工作的重要窗口，形成海量记录人类社会活动的证据和信息资源。微博平台中各用户间属于网状结构，不需要好友关系即可查看他人发布的信息，微博上信息传播速度极快，不一会可能就成为微博热搜、热门话题，引起热议。微信公众号更多注重功能性，是很多政府机构、企事业单位、团体等发布信息、处理工作的一个重要宣传窗口。微信号、QQ则是现今最广泛的沟通方式，好友间采用语音或视频随时随地的沟通，在朋友圈里可以发布个人状态，也是展示个人的窗口。微博、微信、QQ聊天记录等社交媒体文件具有记忆价值，从不同程度和角度反映了这个时代政治、历史、文化，是一个时代生活和意识形态的缩影。有些社交媒体文件还具有凭证价值，在处理争端和案件时发挥重要作用，法律中将这类电子数据等作为证据使用。只有科学管理社交媒体文件才能保证其发挥价值，保證人类记忆不缺失。

二、社交媒体文件归档管理的难点

国内外普遍认同社交媒体文件具有归档价值和必要性。相关专题的研究也取得了一定的进展，但社交媒体文件归档依旧处于探索阶段，深度和广度还远远不够，也未形成具有指导意义的标准化方案，对社交媒体文件归档管理存在难点。

（一）可信性

社交媒体文件归档是将有保存价值的社交媒体文件经过整理后从无序分散状态转化为有序，文件管理权交由档案管理部门后保存的过程。传统档案是一种权威、可信的信息资源，社交媒体档案也应具有绝对的可信度。但当下社交媒体参与门槛低，用户尚未完全实名制且言论自由，导致大量虚假信息在社交媒体平台传播。社交媒体平台上消息来源和渠道也不明确，作为档案保存时完整性和可信性存在问题，因此不是所有社交媒体文件都要归档，应先进行筛选再整理。对可信度和完整度十分明确的社交媒体文件如官方认证的政务微信和微博发布的信息，可初步筛选为可归档信息，再根据其价值等判断是否归档。对无法确定和判断可信性和完整度的，但可能具有保存价值的社交媒体文件，可先作为资料保存，之后如果可以确定真实性和可靠性，则再作为档案归档。对于无保存价值的社交媒体文件，如乱码等，直接删除。

（二）根据价值性判断归档范围

归档的本质是对归档对象价值选择的过程，归档的第一步就是明确归档对象和范围。判断社交媒体文件的归档范围要从发展的角度和历史的角度分析拟归档的社交媒体文件是否具有政治、经济、文化等价值，是否能够反映时代的典型或代表特征，具有一定的时代感和历史意义。对于政务社交媒体文件归档，可参照《机关文件材料归档和不归档范围》，将反映职能活动和基本历史风貌的、具有凭证意义的、具有参考价值的信息等进行归档，与本机关职能无关的社交媒体文件则不予以归档。对于非政务社交媒体文件的归档，主体更加多元，主题、形式更为多样，归档范围确定更为复杂。归档时强调拟归档文件的原创属性与价值属性，评断过程中要考虑文件内容与发布主体是否匹配，同时还要考虑文件所具有的价值，根据内容的不同而做出不同的评判。

（三）社交媒体文件收集方法

档案收集工作是开展各项归档工作的基础，只有收集档案才能开展后续工作。档案人员要对档案及时、全面的收取，才能保证馆藏资源。社交媒体文件收集可分为主动收集和被动获取两种方式，主动收集是指档案管理部门主动向社交媒体平台收集相关电子数据文件，被动获取是指定期接收运营商等保存的社交媒体文件信息。

主动采集又可分为人工采集和自动采集方式。人工采集通过人工筛选方式对待归档文件进行屏幕快照、网页另存为归档。之后将图片批量转换成PDF格式，对条目进行著录、添加元数据，客观上增加了工作量且著录时候存在一定的误差率。自动采集多为利用网络爬虫或API技术归档，制定好相应的规则后进行筛选和存档。人工方式筛选有价值的社交媒体文件时，比自动采集方式更灵活，能够及时调整筛选方式，遗漏有价值信息的概率会减少。自动采集与人工采集方式比较，工作量小，归档文件的元数据也可一起下载下来，但是如何确保归档信息的完整性和可用性是一个难点。自动采集方式也存在缺点，如社交媒体运营商对API进行次数限制，有些归档对象也存在信息保护，归档内容也存在语言不兼容等现象。

被动获取是运营商或社交媒体管理部门主动提供的数据，可能会存在数据冗余、无法从海量数据中心挑选出需要的内容和技术能力不足等问题。可在前期运营商或管理部门整理数据时，专业档案人员及时对其进行指导和监督，避免有价值信息的遗漏。

在选择归档方式时，可根据实际情况选择单一的归档方式，也可以对数据划分，采取多种收集方式组合方式进行归档，尽可能对有价值信息应收尽收。在收集社交媒体文件过程中，专业档案人员要及早参与，抽查数据是否达标等，发现问题及时调整。

三、实现社交媒体文件归档的保障措施

（一）完善相关法律法规

现在国内外对社交媒体文件归档相关的法律法规存在滞后与不协调的现象，国家档案管理部门应发挥主导作用，号召各级档案部门积极参与法律的制定与修改工作，同时政府、团体以及个人等不同社会角色也应从自身角度和工作方式对相关法律提出建议，完善《档案法》等法律法规，将法律中归档对象延伸至社交媒体文件，把社交媒体文件的归档管理纳入其中，保证社交媒体文件归档的必要性。

（二）出台文件归档政策

相关部门要加快出台全面指导社交媒体文件归档的政策，以此确保归档工作能够有序开展。政策制定者要有顶层设计，对社交媒体文件归档工作进行全局统筹谋划，保证政策的全面性，明确目标、原则。也要结合实际和基础，考虑到社交媒体文件的归档主体、归档范围、技术方法等具体的细节，保证政策的可执行性，还应充分考虑技术变化及时更新归档工具、技术人员指导培训等支持政策。

（三）建立协调机制，开展多方合作

由于社交媒体文件归档的多样性和数据量巨大，依靠单一的档案部门无法完成社交媒体文件归档工作，不仅档案部门建立完善的内部协调机制，也要建立多部门、多主体参与的广泛的合作机制，让社会和个人等都进行参与，培养专业的档案人员，充分共享技术和研究成果，尽可能全面地对社交媒体文件归档。

（四）扩大资金来源，控制项目成本

社交媒体文件归档是一项长期且系统的工程，保证充足的资金投入是保证社交媒体文件归档工作顺利开展的前提。构建一个充足、稳定且持续投入的经费保障体系，是实现社交媒体文件归档工作可持续发展的关键。社交媒体文件归档项目的公益性使政府资金投入应是主要来源，其次归档文件具有一定的学术价值，部分资金投入可寻求基金会、学术机构的赞助。另一方面也要控制项目的成本，保证经费合理地运用到归档工作中，避免资源的浪费。

四、结语

社交媒体软件代表的网络社交方式正在改变和影响着人们的生活，在改变生活方式的同时也对档案归档工作产生重大影响。社交媒体文件内容十分重要和珍贵，具有一定的时代特色。同时，社交媒体文件也存在遺失等特点，应对相关文件归档予以重视，及时归档。随着相关捕获工作、保存和安全保障技术的发展，以及国家档案管理部门和学者的重视和研究，相信不久的将来，一定会构建科学合理的归档流程，实现社交媒体文件的妥善处理和保管。

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