档案信息化提高档案管理能力

姜娜

【摘 要】众所周知，档案管理在我国各单位工作开展中都占据着一个重要地位，档案记录着相关单位自创建至今所经历过的重大事件，是相关单位发展成就的“最好见证者”，更是相关单位管理人员以及工作人员今后各项工作开展的“指导者”与“参考者”。因此，档案管理工作质量与效率的提升有着十分积极的现实意义。信息化背景下，传统陈旧的管理方式已不能满足新时代的实际发展需求，因此，各档案管理人员需要针对自身工作现状进行一定的创新与优化。

【关键词】信息时代;档案管理工作;实践;创新

引言

新时期随着社会经济的快速发展，国家深入推进现代化建设进程。企业运营管理中，档案工作非常重要，必须要重视档案信息化管理，其直接影响企业档案管理工作效率。为了促使企业有效开展档案管理工作，从根本上提高档案工作质量，另外为了保障用户服务质量，档案工作也要顺应时代发展潮流，有效融合信息技术与实际发展情况。信息化背景下，日常档案管理工作中企业只有加强档案管理及服务创新，从而更好地满足社会发展需求，这是企业档案管理现代化建设的必然趋势，也是档案信息化服务水平提高的重要举措。基于此，针对档案信息化建设与服务创新思考相关知识，进行了简单地论述。

1信息時代档案管理

信息时代档案管理与传统模式下所开展的档案管理工作存在着较大的差异，前者主要是将现代化的信息技术作为立足点，通过互联网来管理档案资料。一般情况下，较为常见的档案管理措施是制作电子版档案、信息进行搜集、查找等。这一管理措施使原本纸质档案转变成了电子存储档案，并且可以运用现代化技术来对档案进行分类，缩短了查找档案花费的时间，可以更好地展现档案资源的价值。

2信息化档案管理建设执行的近况

2.1针对档案信息化管理建设重视性不够。

单位领导层重视档案信息化建设的认知程度不够，信息化技术创新管理档案是单位经济效益和社会效益发展规划的重要组成部分，单位缺少信息技术档案管理，直接导致单位经济效益和社会效益之间产生分歧及矛盾。利用老式档案管理模式调整不足势必影响企业在市场竞争中的地位，因此，信息技术档案管理建设替代陈旧单一模式决定企业经营发展方向及战略成果的转型。单位领导层轻视档案信息化建设，对档案工作不重视，直接导致企业档案管理发展方向及建设管理能力滞后，影响企业经济效益和社会效益的并肩进步发展。

2.2信息化管理档案建设系统缺少专业知识水平管理能力的人才

企事业单位的档案信息化管理工作需要科技创新人才的加入，具备科学先进专业技术知识水平及道德水平素质的人才能力，促使企事业单位的创新发展战略方针完善，提高经济增长速度的整体实力，有效的改善管理质量控制系统及信息技术档案应用程序的全面顺利的实施具有重要意义。目前许多单位管理档案建设工作上存在严重滞后的现象，单位领导层轻视档案管理发展方向及缺乏自身理论意识，目前许多企业单位重视经营管理发展，轻视信息技术化档案管理发展，无法融入创新发展模式，领导层采取微观角度分析及看待档案管理，不重视科技现代信息服务领域建设，直接影响企业经济发展规模受损及档案管理发展严重滞后。

3信息化背景下优化档案管理工作的具体实施措施

3.1形成档案管理信息化意识

随着时代的快速发展，以往传统的档案管理方式已无法满足新时代的发展需求以及新时代背景下档案管理工作的实际需求。因此，在当前的档案管理工作中，必须要注重数字信息化技术与设备的应用，并在此基础上进行档案管理信息化工作意识的形成。作为一项基础服务工作，档案管理工作的良好开展对各单位或机构自身的发展有着重要意义。基于信息化背景下，档案管理工作的开展在借助信息化技术的同时还应将其进行充分体现。首先，相关领导人员应对档案管理人员进行信息化档案管理意识的培养;其次，领导人员应注重档案管理机制的制定与完善，从而为后续档案管理信息化建设提供帮助;最后，提升档案管理人员专业技能与综合素质。不仅要让档案管理人员牢固掌握该怎样开展档案管理工作，明确档案管理工作的重要性，还应组织档案管理人员通过参加培训或自主学习等方式来进行信息技术的学习。还有一点更为重要，那就是做好人才入门关，在人员选聘的过程中，尽量寻找既具有专业档案管理知识又具有一定专业技术与信息技术的人才，这样一来不仅能够充实档案管理队伍，还能够有效提升档案管理工作效率与质量。

3.2完善档案信息化管理法规

⑴严谨制定工作制度，以防泄露与肆意传播档案信息。现阶段，信息一体化时代，信息违法应用情况比较多，所以企业档案信息工作中忽略了保密与安全制度，极易损害到员工利益。⑵保障档案信息数据的安全性。企业数字化档案信息储存中要做好多重备份，采用严格而系统化权限管理，保障档案信息管理的安全与隐秘性。⑶合理制定法律规范。档案信息化建设中，明确针对性法律条文以此约束各类违法行为，有效惩罚各类恶意、肆意损坏等保密制度人员。

3.3保障档案信息化建设专业性

⑴对基础设施资源投入进行优化。信息化建设与服务创新离不开基础设施的支撑，实际工作中不用更新高配置硬件设备，但也要注意以防设备落后影响工作效率。所以，企业档案信息化建设中要结合实际情况投入硬件资源，加强基本计算机与互联网技术投入，还要注意数据储存器、相关系统软件、扫描仪与数字摄像机。其中档案数据的存储与应用，要充分体现信息技术软硬件的功能与实际价值。⑵做好软硬件设备建设，同时配置专业与高素质信息技术人员。构建专业管理队伍时，要对内部工作人员做好技术技能培训，及时引入外部专业人员，全面保障档案信息化建设效率与效果。

3.4提升档案管理人员素养

信息时代，开展档案管理工作的方式出现了较大的转变，对档案管理人员提出了更高的要求，档案管理人员应该与时俱进，提升自身档案管理工作的能力。第一，档案管理信息化应该具有专门的负责人，并加大力度组织档案管理人员参与到学习之中，确保其能够熟练应用信息化技术，高效开展档案管理工作。第二，应该吸引一些综合能力较强的专业档案管理人才加入档案管理工作之中，提升档案管理工作团队的整体实力。

3.5确保档案处在安全状态下

在信息时代下，开展档案管理工作，必须要确保其安全性，可以从以下几点开展工作：第一，要从档案的内容出发，划分等级，对一些机密程度较高的档案进行特殊管理，并做好备份。第二，在日常档案管理过程中，确保数据库处在安全状态下，并及时对其进行更新。第三，邀请专业的工作人员保证档案处在安全状态下，降低对档案造成威胁的概率。第四，应该和档案管理人员签订合同，确保其可以保守秘密，自觉约束自身言行。第五，档案管理人员要加大宣传力度进行宣传，确保其能够掌握更多和档案管理相关的法律知识，在法律的约束下，规范开展工作。第六，做好数据库备份工作，如果由于意外导致数据库出现故障，可以第一时间进行重启。

结语

总而言之，信息化时代背景下，档案管理工作的信息化的发展与建设是必然趋势，也是时代发展的必然结果。因此，在日常工作中，各档案管理单位或机构都应该结合自身档案管理实际情况，积极采取有效解决措施，注重信息化技术与设备的引进与应用，从而才能够促进档案管理信息化建设的良好发展。

参考文献：

[1]杨银霞.信息化背景下档案管理工作现状与优化策略[J].商品与质量，2019（30）：41.

[2]施颖.信息化背景下文书档案管理工作的对策[J].青春岁月，2019（32）：465.