街道办事处档案管理信息化建设工作措施分析

余紫珊

摘 要：在机构改革和互联网浪潮的推动下，我国的档案日常管理步入信息化时代。自然而然的，档案管理信息化建设成为了机关企事业单位新的工作挑战。街道办事处作为政府的派出机关，与乡镇政府级别相当，这样不难看出其工作对接的人群，不光庞大而且事项繁杂。同时也显示出了街道办事处工作的重要性。档案管理信息化建设作为街道办事处一项重要的工作内容，在具体工作中能够了解到档案管理信息化建设的优势和不足，从而制定出切实可行的具体措施，有效地促进街道办事处档案管理信息化建设，这对于提升街道办事处的服务质量有着重要的现实意义。

关键词：街道办事处;档案管理;信息化;措施

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：2096-5079 （2020） 12-0-02

2014年3月16日，中共中央、国务院印发《国家新型城镇化规划（2014-2020）》，在规划中提到：当今中国，城镇化与工业化、信息化与农业现代化同步发展，是现代化建设的核心内容，彼此是相辅相成的。伴随着时间的推移，2020年如约而至，虽然其中免不了一些波折，但是整体发展面基本向好。新形势下，构建安全、便捷、共享、高效的档案信息化管理网络系统，有利于提升街道办事处的服务质量。因此，要坚持从实际出发，以业务应用为导向，逐步建立适应发展的信息化系统，不断提高街道办事处的档案管理工作水平。

一、街道办事处档案管理信息化建设的意义

绿色办公，降低成本。街道办事处虽然不是营利性的机构和组织，但是在工作中也要考虑成本的问题，传统的档案多为纸质，在具体工作中需要的人力和财力都是一笔可观的支出。分类繁雜的档案管理工作也催生出许多部门和新的职位，这也不符合当下精简机构的改革理念。当下，生态环境的保护已被放在突出地位，在生态环境保护上需要算大账、算整体账、算综合账，不能因小失大。“绿色办公”这种新的工作理念有效降低了工作成本，是档案管理信息化建设的一大优势[1]。

方便群众，易于管理。档案管理信息化降低了管理风险，传统的纸质档案管理存在丢失、易毁等风险，尽管保护措施得当，但是还是没有电子档案的安全性高。街道办事处很多档案是要存在很长时间的，信息化管理可以实现最好的保护，当然这是建立在信息系统安全的前提下，做好电脑档案数据备份和安全是信息化档案管理的一个重点。档案信息化管理可以实现信息共享，这在一定程度上可以方便群众，各个主体都可以通过网络共享平台及时掌握需要了解的信息。这种信息化的管理模式不仅方便了群众，更减少了街道办事处档案管理人员的工作量，减少档案的流通环节，对于确保档案信息的准确性，提高档案管理部门的工作效率有很大帮助。

二、街道办事处档案管理信息化建设技术要点分析

（一）把好档案“入口关”

档案管理信息化系统的建立，档案“入口关”是信息化档案系统的“地基”，基础不牢，地动山摇。在最初录入档案信息时一定要严格按照采集程序，准确地录入每一个档案信息，将现有的纸质档案转化为直观化的电子图片文档，确保档案的完整性。利用数字档案管理系统将档案收集、编目、检索、立卷和标引等工作逐步完成。档案管理工作的每一个工作人员不是一个独立的存在，他们的工作是衔接紧密，有牵一发而动全身的效果。数字档案管理系统可以实现自动检索，简化整理过程，利用档案关键词或特殊符号、标志进行自动检索。检索过程时间少、效率高，还可以减少人为失误。技术档案自动标引是实现自动检索的前提，通过将档案信息进行分析与切分，提取到关键词或类别的过程，对档案目录数据库的建设有很大帮助。以数据库作为管理工具，通过扫描纸质档案内容，将档案信息数据化。在信息进入数据库阶段，利用数据加密技术给数据加密，通过压缩储存技术实现数据联通。计算机在管理过程起到至关重要的作用，利用计算机与扫描仪将档案数据化，计算机完成档案接收进行数据加密，整个整理过程与计算机联系紧密[2]。

（二）信息化手段实现档案管理自动控制

街道办事处档案管理工作涉及面广，工作进行过程较为繁杂。实现自动管理，对简化工作流程，降低工作人员工作量，以及提高工作效率都有很大的帮助。在档案借出管理和统计工作中，通过数字管理系统对档案进行登记、调卷、情况统计等，信息化系统可以多用户借阅资格进行验证，阅览情况全面掌握，实时统计档案信息。街道办事处档案管理过程中，为了实现对管理的自动控制，首先需要实现档案排架自动化，利用计算机技术，结合数字化档案信息后台大数据和档案分配情况，实现架位自动化分配。这样可以对现有架位进行有序调整，提高架位的整体利用率[3]。

（三）数据档案真实性管理

数字档案信息系统的建立，数据真实异常重要。在整理电子文件时要遵循文件的使用规范，尽量使同类文件格式统一，选择与档案系统格式一致的文本模式，从而保证真实性。在档案信息记录时，关注计算机系统中的文件要素，保证信息流转时不发生改变。在选择存储介质时要客观选择，选择对档案系统工作有利的介质，做好档案数据备份工作。为了保证档案文件的兼容性，满足不同环境的使用要求，在保存文件时使用分离数字信息的语义来保存档案文件。为了实现档案的动态管理，不仅要对当前手头档案工作重视，还要对以往的档案进行“查漏补缺”，尽可能早的完善档案内容。档案犹如从古代穿越而来的文物，它所代表的是历史，只有真实的信息才有意义，这也是档案管理信息化建设工作的一个重要方面。对可能存在的隐患，要用法律法规、规章制度去弥补管理上的缺失，实行有效的档案管理原则，真实意义上实现信息化管理。

（四）电子档案安全管理

电子文件在保存与维护上与纸质档案不同，电子文件存于街道办事处档案信息管理系统的特定介质中，存储介质容易受外界因素影响，如果管理过程出现纰漏，很容易使介质受损，影响数据安全和质量，严重时还可能造成数据丢失。有磁场的地方要将存储介质存放在防磁柜中;置于外部的存储介质要满足其存放条件，控制好空气温度与湿度。电子档案查看过程中不能直接读取时，在归档时要连同相关支持软件及应用系统一并归档。同时应定期对电子档案进行检查，遇有问题及时采取补救措施，以防止信息流失。

（五）健全相关制度，提高管理水平

街道办事处档案管理信息化过程要有明确的规范约束工作人员，建立档案信息化管理标准，让相关人员有“规范”可依，有“标准”必依。有一定工作经验的人会发现，在管理过程中，即使是外界条件成熟，管理没有阻力的情况下，管理效果也往往会千差万别，这其实是取决于管理水平。信息化建设过程中既是机遇也是挑战，新的环境下所面临的管理方式是没有可参考的，出现“水土不服”往往是不可避免的，但是“水土不服”的情况如果没有得到改善，发展到最后必然会积重难返。提高管理水平必须先跳出原有的舒适区，突破原来传统管理模式的限制。档案信息化建设需要信息化手段进行管理，結合计算机网络技术对档案信息实行分类管理。建立健全内部管理模式，形成科学、完善的自身管理机制。为保证档案管理工作的安全性、高效性，应对档案的检阅与储存，实行相互牵制、分级授权签署模式进行管理。

（六）人员管理

对于相关人员的管理，要改变街道办事处领导和档案管理相关人员的工作理念，在档案管理信息化建设过程中，某些思想不合时宜，支配着他们的行为。适当改变原有单位内部的人才结构，为单位精准引进信息化人才。引进人才时要有客观的人才评判标准，简单以学历论，无疑有失偏颇。人才管理不仅要引进来，还要考虑留下来，不错失人才也不浪费人才。加大人员培训力度，加强信息化人才队伍建设。对于现有人员一定要及时展开业务培训，尤其是不能适应新形势的人员。培训是规范档案管理工作，提高档案管理水平的必要途径。培训可以通过邀请专业的讲授管理知识精英，分享出档案管理在形成、作用、分类原则以及档案的收集标准上的实际经验。

三、结束语

总之，街道办事处档案管理信息化建设的重要性不言而喻。档案信息化必然是未来的发展趋势，在具体的实际工作中，不仅要遵循客观规律办事，还要营造出良好的工作环境氛围，鼓励工作人员创新工作方式，不断地发挥每个人的主观能动性。街道办事处做好档案管理信息化建设工作不仅是自身职责所在，更是向人民展示政府服务能力的一面镜子。

参考文献：

[1]武立文.基层档案管理工作中存在的问题及解决对策简析[J].兰台内外，2019（20）：18-19.

[2]张青松.人事档案信息化管理与服务工作之探析[J].科技风，2018 （12）：221.

[3]刘爔元.新形势下事业单位档案管理的信息化建设[J].数字通信世界，2019（2）：257.