新兴信息技术赋能新形势下的会展行业转型升级

摘要：在本世纪过去的20年里，信息技术已经日益广泛地应用到了会展行业之中，为规模不断庞大的会展活动提供了技术支持，在极大提高工作效率的同时，也节省了大量的组织成本。而以5G和VR为代表的新兴信息技术的日臻成熟，也为举办在线会展活动提供了基础，并促使传统会展活动在诸多方面发生变革。在新冠肺炎导致整个会展行业停摆的大背景下，会展行业更应与时俱进，主动学习、消化、吸收和应用新兴信息技术，为行业的健康发展赋能。

关键词：线上;线下;5G;VR;云;平台

过去三十年来，伴随着改革开放的总体步伐，我国的会展行业快速发展，特别是在加入世界贸易组织之后，会展行业步入了黄金十年。据不完全统计，2019年，我国在境内共举办3500多个规模以上的经贸类展览，展出面积在1.3亿平方米以上，我国企业组团到73个国家参加1700多个展览，展出面积67万平方米。会展业的发展，不仅为技术交流和经贸合作提供了良好的平台，而且还带动了酒店、餐饮、旅游等行业的发展，如果把展品运输和展台搭建等综合服务包括在内，会展行业在解决就业方面的溢出效应也十分可观。

今年1月份爆发的新型冠状肺炎疫情，让高歌猛进的会展行业按下了暂停键，国内外知名的会展活动全部延期或取消，全行业的发展和生存问题突然变得令人深思。在这种特殊背景下，我国政府迅速做出决定举办网上广交会，由腾讯公司提供全面的技术支持。我们有理由相信，依托我国比较完备的信息化基础设施建设，借鉴电子商务和网络教育积累的成功应用经验，会展行业完全可以利用疫情促成的契机真正踏上早就应该践行的转型升级历程。

一.线上还是线下？

早在本世纪之初，当互联网刚刚向民众展示初级应用，会展界大有先行者开始尝试在网上举办展览展示活动，热情讴歌摆脱时空局限的线上会展。然而，那时窄窄的带宽和孤立的数据云无法支撑较大的访问量，简陋的用户终端更无法满足基本的多媒体互动需求，线上展览很快就偃旗息鼓了。

然而信息技术在会展行業开展应用的种子就此埋下，传统的线下展览开始逐步尝试利用信息化的手段为会展活动提供有力支持。相关应用主要表现在以下几个方面：一是活动前期筹备阶段。活动组织者和主办单位普遍率先制作一个专门的网站和客户端，提供活动的相关资讯，包括背景、本届亮点、展位图、日程、上届活动综述等等，让潜在的参展商对活动有个基本的梗概了解，并可以据此进行参展和观展相关事宜的沟通交流。网站上的相关信息不断更新，让参展企业和参会听众第一时间了解到活动的动态。此外，很多活动的新闻发布会也采用网上举办的形式，并利用微信等社交媒体进行广而告之，迅速在相关产业界传播。二是活动后期筹备阶段，也是目前信息技术在会展行业应用最有效的阶段。在这里，主办单位可以迅速收集展品信息和演讲资料，各种服务商可以务实地与参展商、听众和观众互动，了解他们在活动现场的各种需求并提前进行在线预定，比如活动主场运输商可以便捷确定大型展品的运输路径和吊托进场方案，主场搭建商可以认真审核展台设计图纸，确保合乎消防规定和其他安全要求，主场综合服务商提供的酒店、餐饮和车辆预定的网站，可以让参加活动的国内外嘉宾轻松安排好吃住行计划。普通观众和听众可以在活动官网上进行注册和付费，确保顺利进入展馆和会场，媒体人员可以在网上通过互动的方式预定拟采访的企业和演讲嘉宾，让现场的采访活动相关活动更有针对性。三是活动举行阶段。在这个阶段最常见的形式就是现场的展览导图，观众只需要在屏幕上点击，就能看到各家参展企业的位置，确定好自己的参观路线，避免在众多的展览馆中来回奔走。另一个常见的设施就是观众和听众匝机，这道匝机风景线不仅仅是自动刷码出入的屏障，而且更是活动组织者日后进行观众和听众统计分析的依据。除此之外，组委会还在重要的参展商展区以及重要会议的门口另外提供扫码设备，根据这些总体和单独的数据，了解到观众和听众的进场时间和频率，分析出他们的年龄、专业背景与会议日程和展览内容之间的关联信息，并据此总结活动安排的得与失，不断调整方案，为下一届活动提供借鉴。

必须承认，在本世纪过去的20年里，信息技术已经日益广泛地应用到了会展行业之中，为规模不断庞大的会展活动提供了技术支持，极大提高了组织者的工作效率，并节省了大量的组织成本。今天在疫情面前会展全行业的整体停顿，足以说明信息技术在会展行业的应用还处在初级阶段，远远没有跟上信息时代的步伐，这应该引发全行业的反思和警醒。如何运用新兴的信息化技术，一方面在线下会展领域拓展新应用，另一方面开展线上会展，加速会展行业的转型升级，这既是行业的选择，也是社会发展的必然。

二.有哪些新兴信息技术能够应用在会展行业之中？

首先是5G技术。5G不仅能提供更大的带宽，极大提高传输速度，而且还能兼容支撑以前适用的众多通信协议。线上会展涉及到不同的国家和地区，要完成跨地区的实时通信，要清晰呈现展品的性能，传输速度一定要快。而且由于国家和地区信息化基础设施不同，使用的通信协议也不完全一致，5G技术可以有效地支持多利益攸关方的交互通信。我国身处5G技术的引领者行列，也是5G通信技术设施建设的先行者，这为会展行业开展线上会展活动提供了难得的先发优势。

其次是云技术。“双十一”期间巨大的数据交换量，已经深度检阅了我国云计算的巨大能力。今天我们有阿里云、百度云、腾讯云、移动云和航天科工云等等遍布全国的云计算中心，正在为网上购物、网上教育、远程会诊和智能网联汽车提供可信可靠的支撑，毫无疑问也为开展线上会展活动铺平了道路。

然后就是平台技术。会展行业的属性就是提供一个平台，让全行业的供需方们在特定的时间内形成虚拟的产业集聚。我国是运行大型网络互动平台最成功的国家，积累了丰富的成功经验，可以为会展行业所借鉴。以腾讯会议系统为代表的各种线上会议活动解决方案正在疫情期间大显身手，而且正在向展览行业应用迁移。6月份召开的首届网上广交会将拉开线上会展活动的历史序幕。

此外，VR（虚拟现实）技术日臻完善，相关应用也日益成熟，配合5G的传送速度，我们可以佩戴上VR眼镜可以实时欣赏到远方的场景。可以说，5G+云+平台+VR的结合基本上就能保障任何在线会展活动的顺利进行。

当然，不断成熟的大数据技术、高清晰显示技术、识别认证技术、全息技术和动漫技术等，也都在推广出崭新的应用，也将为网上会展活动提供技术便利，为广大会展活动的组织者们提供了现成的解决方案。

三.开展线上会展活动的主要挑战在哪里？

首先要求会展活动政府审批机构解放思想，制定新的在线会展活动申办主体认定管理办法，同时对主办机构提出新的要求，更有效地对平台上的参展商、观众和展品进行质量遴选和资格审核，减少和杜绝技术侵权和伪劣产品等。

二是活动主办单位要加大在信息化应用方面的投资，引入信息技术的人才，保证上述新兴信息技术应用能有充分得到实施。此外主办单位要不断创新，在线上活动闭幕之后下功夫，不能像线下会展一样几天后万事大吉，而是要利用行业协会和专业委员会的力量，充分发挥网络平台不受时空局限的优势，为供需双方提供更多更有价值的增值服务。

三是參展商需要精心策划展区部署，提供吸引人的多媒体方案，有效安排适合远程参观的产品性能讲解和演示。像主办单位一样，参展商也要充分考虑网上展台的在闭幕后的可持续性。

四.传统会展应该如何转型？

毕竟在线会展只是刚刚起步，疫情之后大多数线下会展也会延期举行，线下会展活动还会延续很长时间的繁荣。但是把新兴信息技术应用到传统的会展活动的组织工作之中，是不能忽视的发展趋势。传统会展活动产业链中的重要参与方需要顺势而为，在组织工作中加速新兴信息技术的应用，共同推进会展行业的转型升级。

作为主办单位，需要思考的是在传统的展会现场之外提供一个真正的网上展览，而不是今天流行的现场直播形式，不在现场的观众只能被动地看到热闹的人头攒动场面，不能主动或交互地看到自己感兴趣的展台和展品。

作为参展单位，需要创新的是在传统展会的现场给到展台参观的观众提供一个能系统展示技术产品的电子文件，不再是简单地给他们送名片和纸质宣传资料。这个电子文件应该是动漫形式的，能吸引观众有兴趣地观看理解。进一步讲，应该在传统的展台上与本部厂区和生产车间在线互连，让观众获取更全面更真实的资讯。

作为会展活动服务商，需要完善的是打破传统的网上预定服务分工，比如展品运输、吃住行安排和展览搭建图纸申报目前都是各自为战，且并没有流程跟踪服务。不同服务商之间必须开展合作，为展商和观众提供一站式的在线预定，同时提供类似快递行业的在线服务进度跟踪查阅服务系统。

作为展览馆和会展中心，需要转换的是傲气的地主角色，应该利用大数据和物联网技术，与众多的主办单位通力合作，完善听众和观众数据库建设，更好了解他们的需求，在会后和展后实时提供个性化的信息推送服务。此外，特别要改变的是，不仅要在场地周围部署完善的5G网络设施，同时不能延续卖方市场下的恶习，让参展商们面对奇高的宽带租金望而生畏。

五.结束语

有理由相信，在政府的积极倡导下，依托我国比较完备的信息化基础设施建设，借鉴电子商务和网络教育积累的成功应用经验，传统的线下会展活动完全可以利用疫情促成的契机开始真正的转型升级，新兴的线上会展活动将快速发展。

作者简介：张暄（1963-）女，副研究员，研究方向：国际城市问题。