EXCEL函数在党内统计中的应用

郭灿杰

（泉州经贸职业技术学院，福建 泉州 362000）

一、前言

党内统计作为一项常规的党建工作，是掌握党员队伍结构、基层党组织基本状况，强化高校党组织和党员队伍建设，充分发挥基层党组织战斗堡垒作用，不断提升新时代党建工作科学化水平的一种重要举措。随着党员队伍的不断壮大，党内统计工作也变得更加的繁重、复杂，面对各基层党组织上报的像入党积极分子、党员发展对象、预备党员等诸多信息统计指标，党务工作者要花费了大量的时间、精力重复地进行数据查询、筛选、统计汇总等操作。如何进一步提高党内统计工作的效率，已成为亟待解决的问题[1]。

如果使用专业的统计软件，对于普通的用户而言较难操作，而Excel的函数操作简单，并且功能强大，简化了大量重复性的操作，自动、快速地实现数据的录入、校验、统计，这样就能够在保证党内统计数据准确的同时，也极大地提高了工作效率[2]。

二、Excel的数据处理和统计

作为微软办公软件Microsoft Office三大组件之一的Excel，可以进行各种数据录入、计算、分析、统计等操作，广泛应用于行政管理、财务统计等诸多领域。

Excel内置文本、数学和三角、统计、日期时间等多种函数，功能十分强大， 综合运用MID、DATEDIF、TEXT、TODAY、SUM、COUNTIF、SUMPRODUCT等函数，将使得数据的录入、统计更为快速、准确。在党内统计工作中，运用了Excel函数后，党务工作者只需要维护、管理好日常业务数据即可，等到年终做年报表时，统计数据能够根据日常业务数据的变化自动生成，极大的提高了工作效率[3]。

三、Excel在党内统计中的应用

通常，党内统计工作包括录入基础业务数据、数据统计等。以统计党员发展情况为例，在Excel工作薄中建立六张工作表，分别为：“入党积极分子基本情况表”、“发展对象基本情况表”、“预备党员基本情况表”、“入党积极分子情况统计表”、“发展对象情况统计表”、“预备党员情况统计表”。三张基本情况表利用Excel的“OFFSET函数、MID函数和DATEDIF函数”完成党员发展基本信息的快速录入，三张情况统计表则利用Excel的“SUMPRODUCT函数、COUNTIF函数和SUM函数”，自动完成党员发展信息的计数统计，为党的建设工作的决策，提供准确而有价值的参考意见。

（一） 基础业务数据的快速录入及计算

1. OFFSET函数的使用

党内统计工作中，有些数据的录入项是固定的，这时就可以在EXCEL的“数据有效性”中使用OFFSET函数，把数据添加到下拉列表项中，实现数据的准确、高效录入。

“数据有效性”限定单元格的格式，录入数据时只需单击选择单元格的下拉列表项即可[4]。OFFSET用于生成数据区域的动态引用，以指定的引用为基点，通过给定偏移量返回新的引用。语法格式为：=OFFSET(基准点，向下或向上偏移的行数，向右或左偏移的列数，引用区域的高度，引用区域的宽度)。基准点：可以为单元格或者相连的单元格区域。向下或向上偏移的行数：正数表示向下偏移，负数表示向上偏移。向右或左偏移的列数：正数表示向右偏移，负数表示向左偏移。引用区域的高度：所要返回的引用区域的行数；引用区域的宽度:所要返回的引用区域的列数。

下面将以“入党积极分子基本情况表”中实现数据动态列表为例，说明“数据有效性”和OFFSET 函数的使用。

在“入党积极分子基本情况表”中，“党组织名称、性别、是否少数民族、学历”等六个字段的值为固定的数据项。以字段“党组织名称”为例，设置步骤如下：

步骤一：在“党组织名称”工作表，录入“党组织名称”数据；

步骤二：选中“公式”菜单中的“名称管理器”菜单项中，新建名称“党组织”，在其“引用位置”输入=OFFSET(党组织名称!$A$1,1,0,COUNTA(党组织名称!$A:$A)-1)；

步骤三：“数据有效性”定义，在弹出的对话框中进行设置，有效性条件“允许”设置为“序列”，“来源”下方的文本框中输入：=党组织；

步骤四：点击“确定”完成设置，即可在下拉列表中选择录入的党组织名称。

设置如图1所示：

图1 OFFSET函数和“数据有效性”设置

如果数据源中的党组织名称数量增加，动态下拉列表中的选择项也会动态调整。实现效果如图2 所示。

图2 动态数据列表实现

2. 函数计算

在每张基本情况信息表中都包含身份证号这一信息项，它由18位数字组成，其中包含了出生日期等信息，从第7位至第14位数字表示公民的出生日期，通过MID函数，将出生日期等信息提取出来，进而使用有关时间日期等函数来计算党员的年龄[5]。

MID函数用于在指定的文本字符串，从中间任意位置开始，提取特定长度的字符串。语法格式为=MID(text,start_num,num_chars)，其中text是需要查找的字符串文本，Start_num表示要提取的字符的起始位置，num_chars表示所要提取的字符串长度。Text函数用于文本格式的设置。语法格式：=TEXT(数据,转换后的格式)。在K14单元格中插入函数“=TEXT(MID(J4，7，8),”0000-00-00”)”，将J4单元格中的身份证号码，从第7位字符开始截取8位字符，即提取出生日期，并转化成指定的文本格式。如图3所示。

图3 从身份证号提取出生日期

在计算党员的年龄时，先用TODAY()来获取当前系统时间，然后再用DATEDIF函数来计算K4单元格里的时间跟现在当前系统时间的年数差。TODAY()用来获取当前日期；DATEDIF函数用于计算两个日期之间间隔的天数、月数和年数。语法格式：=DATEDIF(起始时间,终止时间,间隔单位)，间隔单位为Y，计算年数差，从而计算出年龄。如图4所示。

图4 计算年龄

（二） 数据统计的实现

完成业务数据的录入工作后，在各情况统计表中，通过Excel函数实现自动生成统计相关数据。

SUMPRODUCT函数用于单条件或多条件的计数、求和。语法格式为：=SUMPRODUCT((条件区域=条件)*求和区域)。在F11单元格中插入函数“=SUMPRODUCT((入党积极分子基本情况表!F:F="女")*1)”，先设置条件，筛选F列中性别是”女”的记录，如果满足条件则返回“真”，不符合则返回“假”，并建立一个由逻辑值构成的内存数组，SUMPRODUCT将非数值型的数组元素当0处理，逻辑值属于非数值型的数组元素，使用*1可以把逻辑值转化为数值，“真”转化为1，“假”转化为0，最后求和统计算出满足条件的记录数。如图5所示。

图5 SUMPRODUCT函数计数统计

此外，还可以使用COUNTIF函数和SUM函数相结合完成计数统计。COUNTIF函数用于统计符合条件记录的数量。语法格式：COUNTIF(range，criteria)。 range：要查询的数据条件区域；criteria：要查找的具体内容，即条件，可以是数字、表达式或文本形式。SUM函数是用于计算数字的总和。语法格式：=SUM(number1,number2,…)。其中，number可以是数字、单元格、单元格区域。在J11单元格中插入函数”=SUM(COUNTIF(入党积极分子基本情况表!M:M,{"中专","中技","高中"})),先将满足条件的记录筛选出来，再进行求和统计出结果。如图6所示。

图6 COUNTIF函数和SUM函数计数统计

四、结语

Excel函数的使用，不仅能够帮助党务工作者快速录入入党积极分子的基本信息，降低错误率，而且可以自动生成入党积极分子情况的相关统计。发展对象、预备党员的数据录入和信息统计的应用也相类似。将Excel函数的数据处理、统计等功能应用于党内统计工作实践中，不但简化了工作过程，提高了工作效率，而且对提高党建业务的信息化水平也起到了很大地促进作用。