浅议如何提升办公室综合管理水平

王伟

摘 要：在企业发展中存在较多的事务管理工作和联系性工作，这些工作都是办公室工作人员完成的。办公室属于国企跟外界联系的重要场所，针对国企办公室跟工作加强精细化管理，能够在办公室中做到明确的工作分工，提升办公室员工的工作效率，为国企的稳定发展打下良好的基础。

关键词：办公室;综合管理;措施

一、办公室管理工作开展的重要性

办公室的工作具有复杂性特点，包含大量的事务管理工作内容和联系性工作内容，还需要负责不同部门的业务工作连接和调节，只有加强办公室管理工作，才能够确保各个工作部门之间的工作能够协调好。办公室代表了企业的形象，人们习惯性的会把办公室的工作情况看作是整个企业的发展情况，因此在工作中辦公室的工作状态不仅代表了个人和单位，更是代表了企业的发展形象，需要提升自身管理水平。办公室工作的开展需要传递各种信息数据，需要办公室人员能够了解自己的工作职责，帮助国有企业树立良好的形象，提升企业威信。

在国有企业的发展过程中加强办公室的精细化管理，能够确保办公室更加合理和有效的开展各项工作，把工作内容精细化处理，工作职责也能够准确的分配到个人的身上，确保每个人都有工作可做。在办公室工作开展过程中落实精细化管理模式，能够把工作人员的工作积极性充分调动起来，提升企业管理能力水平，促进企业的创新发展。

二、企业办公室综合管理现状

目前，企业办公室综合管理工作还普遍存在几点问题，总体来看，除旧革新、与时俱进等方面的改善进程较为缓慢，导致这种现状的原因有很多，比如信息传递工作效率低、管理理念陈旧、缺少高素养专业管理人员。

（一）信息传递工作效率低

在办公室综合管理工作中，信息传递为一项重要工作，具有较强的交互性，但由于纵向的层级复杂、横向的部门繁多导致信息传递出现重叠、不衔接等现象，造成信息传递效果逐层下降。

（二）管理工作理念陈旧

在工作开展中，综合管理制度为其重要的指导思想，具有不可或缺的作用。然而受现实情况影响，目前办公室管理规章制度不够完善，科学性、系统性还需进一步提升，这在一定程度上限制了办公室职能的有效发挥。

（三）缺少高素养专业管理人员

办公室综合管理工作内容繁杂，难度较大，要求管理人员具备较强的专业综合素养，例如办公室人员需要具备档案管理能力、写作能力、人员管理能力、一般性法务处理能力、沟通能力、政治能力、数据统计能力等。当前，诸多企业都欠缺全能型且有丰富经验的专业管理人才。

三、提升办公室管理水平的有效性对策

（一）强化信息传递效率

更新信息发送平台设置，促使信息接收对象的结构从垂直的“金字塔”形式向扁平形式转化，减少信息污染概率，压缩传递层次。加强针对一线员工的信息开放程度，可利用各种软件拓宽信息传播渠道，强化个性化、柔性化传递，减少行动与决策之间的延迟。除此之外，还需要建立行之有效的反向沟通体系，加强各层级之间信息回馈，以免在信息传递中出现错误而致使工作方向发生改变，给企业带来不必要的经济损失。

（二）科学提升办公室管理水平

对内，明确职责，细化流程，确保办公室人员岗位职责精细化。要求办公室员工按章办事，做到不越位，不缺位。建立调查研究、公文运转、新闻宣传、档案管理、督促检查和值班、财务、会议、信访等各方面管理工作的具体流程。办公室内部做好4个协调：与上级的协调，争取支持;与部门之问的协调，督办落实;与兄弟单位部门的协调，争取配合;与本单位员工之间的协调，争取理解。

（三）明确岗位职责

在国有企业的办公室工作开展过程中落实精细化管理工作，重要的工作内容就是明确不同工作岗位的工作指责，这样才能够真正提升工作效率和工作质量。首先把办公室的工作岗位相关信息进行整理和规划，确定出具体办公室工作岗位数量和工作岗位内容。针对不同的工作岗位，分配合适的工作人员，相应的确定好工作岗位的权利和责任，要确保工作人员能够了解自己的工作内容和工作职责，引导工作人员能够把自己的个人才能充分发挥出来，提升工作效率和工作质量。在办公室工作中落实好具体的岗位责任，还能够把工作人员的主观能动性充分发挥出来，有效提升工作效率。

（四）培养精细化管理意识

企业的正常运行和工作做开展都要依靠办公室人员，办公室的工作人员属于办公室的核心内容，因此需要从办公室人员入手培育昂爱岗敬业的工作意识，激发工作热情，落实好精细化管理制度。在办公室工作的开展过程中实施精细化管理，要培养办公室工作人员具备精细化管理意识，才能够积极主动的配合精细化管理工作能够准确开展。工作人员的综合素质水平，决定了办公室工作的贯彻落实质量，因此国有企业办公室工作人员要加强自主能力提升，不断自我学习提升工作能力。国有企业要针对办公室工作人员配合加强思想教育工作，引导办公室人员能够在实际的工作中不断的积累经验，掌握更优秀的工作技巧，时刻牢记自己的工作使命，把自己跟国有企业当成为一个整体，把促进国有企业的发展你作为自己的工作核心内容，不断提升工作效率和工作质量。

（五）应用先进办公技术

随着我国现代化科学技术的创新发展，越来越多的企业和单位都已经具备自动化办公理念，逐渐引进信息化管理模式，提升工作质量。国有企业办公室工作人员更加加强对自动化办公设施的学习和了解，掌握精细化管理中无纸化办公工作流程，结合先进办公技术的应用开展办公室工作，提升办公室的办公效率，减少办公成本的消耗。先进的办公技术能够减少人工失误问题的出现，把复杂和繁琐的文件形成信息化数据，提升了办公文件的共享性，办公工作的开展更加准确和高效。

结 论

综上所述，在国有企业的发展过程中，办公室工作起到了非常重要的协调和连接作用，需要在工作中做到分工明确，落实精细化管理制度，培养精细化管理意识，每个工作人员应该完成什么工作、承担什么责任都要落实到位，这样才能够有效提升办公人员的工作质量，在工作中保持认真负责的工作态度，全心全意的为国有企业的发展而服务。

参考文献

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[2] 胡品丽.浅谈“6S管理”模式下的办公室建设[J].办公室业务，2020（12）：13+15.