初中学校档案管理工作有效策略

王威娜

摘 要：在时代不断进步的当下，社会上的信息化水平不断增加，互联网的发展也为许多行业利用信息化手段来进行管理提供了核心科技。在教育领域内，学校为了能够更加适应社会的进步，并对学校自身进行全面的发展，对于各种信息的获取要求也是不断的提高。而在教育领域内，学校在对学生组织学习活动和教育管理时，档案管理是极为基础且重要的一个环节。基于此，笔者对我国初中学校在档案管理工作中的现状进行研究，深入分析初中学校档案管理工作的有效策略，为提高我国初中学校档案管理工作效率提供创新思路。

关键词：初中学校;档案管理;创新路径

在我国，档案是与每一个人息息相关的凭证，他涵盖了我们的学习和生活工作经历，对初中生来说，档案则是学生学习阶段的过度证明。大多数学校在招生时都会关注学生的档案情况，因为档案记录着学生们的学习经历，学校能够从档案中观察到学生的教育情况和学习表现，这是客观评价学生的依据。在目前初中学校的档案管理工作中，主要的内容是资料的收集和整理，学校通过收集资料进行汇总，最后将资料留存。由于我国的档案管理起步较晚，在最开始的阶段也没有专业的人才培养方案，所以就导致在档案管理发展的过程中会出现许多问题。而社会信息化的演变，也使得初中学校的档案管理工作也随之面临更高难度的挑战，初中学校应该勇敢的迎接挑战，通过不断的创新和改革，来摸索出适合社会发展的档案管理工作路径。

一、目前初中学校档案管理工作现状

1.档案管理制度有待完善

完善的档案管理制度不仅能够提升档案管理效率，并且能够从本质上解决档案管理过程中可能出现的环节不紧凑、信息传递不到位的问题，有些初中学校可能也制定了相对科学的规范制度，但是因为管理层的不重视，所以也没有真正的落到实处，这也强调了对管理层普及档案管理工作重要性的必要。

2.档案管理人员专业素养较低

在档案管理过程中，工作人员的素养是非常重要的。但是由于许多初中学校的档案管理工作人员不是专业的，他们的业务水平不够高，并且缺乏专业的职业素质，所以在实际的工作中经常会出现一些疏漏，影响学校的档案管理工作效率。由于我国初中学校档案管理工作起步是相对晚的，而一些学校，不愿意单独聘请专业的档案管理工作人员，所以就会选用一些任课教师来进行兼职，这些任课教师由于没有受过专业的档案管理工作培训，缺乏经验，在进行具体的档案管理工作时很容易出现一些专业性的错误，影响学校档案管理工作的进度。

3.档案管理的信息化程度有待加强

在互联网不断发展的今天，信息化是决定各行各业发展效果的最根本内在要求。我国目前许多初中学校依旧采用传统的纸质档案管理模式，这种模式在资料的收集和储存的过程中，不仅耗费大量的人力财力，并且对于留存的环境要求较高，很容易造成档案的遗失或者受损。对档案进行人工管理效率是非常低的，由于纸质化的档案管理模式，需要对环境进行严格的把控，所以在一定程度上也增加了工作人员的工作量，使工作效率大幅度减少。现在互联网技术的发展迅速，许多现代科技技术完全可以应用到档案管理工作中来，利用互联网技术来增强档案管理工作的信息化程度，不仅为为档案管理工作提供了便利，同时网络数据化档案管理也能够随时随地的查阅相关信息，不受时间和地点的约束，同时也可以减少储存成本。

二、如何创新性开展初中学校档案管理工作

1.强化档案管理人员的自身素质

目前我国初中校内的一些档案管理工作人员甚至都不会用办公软件，将传统纸质数据转化信息数据的工作效率特别低，在进行电脑录入时也会出现一些错误。学校根据工作人员的实际情况对他们进行培训，并在招聘时侧重选拔一些有专业知识和专业能力的工作人员，这样做不仅可以强化档案管理人员的自身素质，同时也能够组建一支强有力的档案管理工作队伍，使学校的档案管理工作更加的高效。学校除了要对现有工作人员进行培训之外，在招聘管理人员时，也要侧重对人才的专业能力和职业素养进行考察，在新员工进入学校之后，要及时组织培训。

2.建立科学有效的档案管理制度

学校档案管理工作的规范程度需要有效的档案管理制度来保障。学校组建档案管理小组，通过组内监督和组内评选的方式来，提升工作人员的工作状态，并对工作人员设立奖惩制度，有效的激发工作人员的积极性，同时也能够避免渎职行为的产生。在档案管理制度具体完善的过程中，学校应该保证将责任落实到每一个员工上，这种责任制不仅能够提高工作人员的工作积极性，从而也培养了管理人员的责任意识，避免在今后的管理工作中出现疏漏。除了责任制之外，学校也要建立奖惩制度，对于管理工作中，效率很高且失误率小的员工要进行表扬和奖励。在档案管理制度的规范中，最主要的是保证档案管理工作的经费不会超出预算，在制度中应该明确一些支出项目，避免工作人员进行不必要的开支，这样做也能够很好地提升初中学校的档案管理效率，提升学校的办案管理水平。

3.提升信息化档案管理应用水平

在学校内设立档案管理网点，为教师查看档案提供便利，以往教师进行档案查询时，不仅要在众多档案中翻找，而且很容易造成档案遗失的情况。利用网络科技来将学生的档案信息在网上备案，教师可以进行网上档案查询，这样不仅方便快捷，而且有效的保障了同学们的档案能够安全的保存。学校也要对工作人员处理档案信息的水平进行提高，提升学校档案管理信息化水平是非常有必要的，在学生的信息录入和修改完善等方面，都能够更加准确地利用计算机进行识别，从而进行进一步的转化。

总之，在当今的社会，初中学校对待档案管理工作一定要认真负责，追随时代的脚步，不停的摸索档案管理新思路，在社会的严峻考验下，不断提升学校档案管理信息化水平，提升学校工作人员的自身素质，建立更加高效便捷的档案管理工作模式。

参考文献

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